Beim Automobilclub ADAC Nordbaden e.V. war der Verwaltungsaufwand für die jährlich 50.000 Eingangsrechnungen enorm. Jetzt reduziert ein Workflow zur Rechnungsprüfung die Bearbeitungszeiten auf ein Minimum. Skonti lassen sich besser nutzen. Im Aufbau ist eine digitale Personalakte, um alle Unterlagen der Mitarbeiter im zentralen Dokumenten-Pool sicher und vertraulich zu verwalten.
Der ADAC e.V. – mit 20 Millionen Mitgliedern Europas größter Mobilitätsclub – ist in 18 Regionalclubs untergliedert. Einer davon ist der ADAC Nordbaden e.V. mit seiner Hauptgeschäftsstelle und Verwaltung in Karlsruhe und Außenstellen in Mannheim, Heidelberg, Pforzheim und Bruchsal. Rund 600.000 Mitglieder werden hier betreut, verschiedenste Serviceleistungen und Aktivitäten angeboten. Beim ADAC Nordbaden setzt man auch in der Verwaltung auf aktuelle Standards. Neben der Finanzbuchhaltungssoftware MegaPlus ist seit fast fünf Jahren das Dokumentenmanagement-System DocuWare im Einsatz.
Belege auf Knopfdruck
Vor Einführung des DMS wurden die jährlich rund 50.000 Eingangsrechnungen ausschließlich in Papierform abgelegt, von Hand kontiert und zur Kontrolle und Freigabe per Hauspost in die verschiedenen Fachabteilungen und zur Geschäftsführung geschickt – ein aufwendiger und zeitraubender Prozess. „Früher mussten wir oft auf Belege warten, die tagelang im Haus oder in den Außenstellen unterwegs waren“, erinnert sich Sandra Kohm, Leiterin Rechnungswesen in der ADAC Hauptgeschäftsstelle in Karlsruhe. Wegen der vielen Aktenschränke wurde es in den Büroräumen und im Keller schon eng. Und weil bei der Suche nach Belegen viel Arbeitszeit verloren ging, entschied man sich für eine digitale Lösung. Die Papierflut einzudämmen war das eine Ziel, die Belege künftig schneller bearbeiten zu können das andere. Neben dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis gefiel bei DocuWare vor allem die intuitive Bedienung, betont Kohm: „Auch ohne Schulung kamen die Kollegen nach kurzer Einarbeitungszeit mit dem System sehr gut zurecht.“
Komfortables Arbeiten
Die Arbeitsabläufe haben sich durch die Einführung des DMS auch nur wenig verändert, sie wurden den bisher gewohnten Vorgängen angepasst. Nach dem Start des Systems am 1. April 2013 lief deshalb alles recht schnell nach Plan. Für ein komfortableres Arbeiten wurden alle zehn Arbeitsplätze in der Buchhaltung mit einem zweiten Bildschirm ausgestattet. Leistungsfähige Multifunktionsgeräte zum Scannen der Belege waren bereits vorhanden. DocuWare wurde in die Buchhaltungssoftware MegaPlus integriert, so dass die Mitarbeiter direkt von der gewohnten Oberfläche auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen können. Auch die Integration in iSL-RP, einer Software für Ressourcenplanung für die Fahrsicherheitszentren des ADAC, funktioniert problemlos. Gestartet wurde das DMS-Projekt jedoch mit der Archivierung sämtlicher Eingangsrechnungen. Alle Abteilungen, die am anschließenden Workflow zur Rechnungsprüfung beteiligt sind, haben nun Zugriff auf den Dokumenten-Pool. Das gilt auch für die Außenstellen. Heute arbeiten 70 Mitarbeiter in allen sechs nordbadischen Standorten mit DocuWare.
Welche weiteren Workflows beim ADAC effizienter geworden sind und welche Vorteile sich durch den DocuWare-Einsatz ergeben haben, lesen Sie im ausführlichen Bericht „Pannenfreie Verwaltung“ im IT- & Business-Magazin für Führungskräfte CHEFBÜRO.
