Um in Zeiten des Baubooms Projekte effizienter steuern und verwalten zu können, hat sich der Dach- und Fassadenspezialist Klemens Ott für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) entschieden. Bei der Entscheidung für DocuWare war sehr wichtig, dass sowohl der Anbieter als auch die Software zum Unternehmen passt. Relevant waren auch Punkte wie die Zukunftsfähigkeit des Systems und die Skalierbarkeit.
Die Klemens Ott GmbH blickt auf eine lange Familientradition zurück. Im Jahr 1960 gründete Klemens Ott den heutigen Dachdeckerbetrieb. Er legte damit den Grundstein für ein erfolgreiches Unternehmen, das sein Sohn Peter Josef Ott seit 1985 leitet und dessen geschäftsführender Gesellschafter er seit 1990 ist. Dabei hält die Begeisterung für Dächer in der Familie sogar schon viel länger vor: Bereits Großvater und Urgroßvater von Peter J. Ott waren in der Region rund um Miltenberg in luftiger Höhe im Einsatz.
Anders als der durchschnittliche Handwerksbetrieb mit wenigen Angestellten beschäftigen die Unterfranken rund 50 Mitarbeiter. Während der Mittelständler noch vor wenigen Jahren hauptsächlich mit einem Papierarchiv und einer Vielzahl von Aktenordnern arbeitete, stieß er mit der DocuWare-Einführung im Jahr 2017 die Digitalisierung unternehmenskritischer Prozesse an. Neben der elektronischen Rechnungsverarbeitung punktet bei den Mitarbeitern und der Geschäftsführung vor allem die digitale Projektakte, die einen schnellen und unkomplizierten Überblick überlaufende oder abgeschlossene Bauvorhaben bietet. Im Interview mit IT-MITTELSTAND erläutern Peter Josef Ott und Sandra Schüßler, bei der Klemens Ott GmbH verantwortlich für das Prozess- und Qualitätsmanagement, die Details der DMS-Einführung und wie sie die interne Kommunikation künftig weiter verbessern möchten.
Hier geht es zum Artikel in der Print-Ausgabe IT-MITTELSTAND 11/2019.
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