Zu den Aufgaben der Staatlichen Kurverwaltung gehören der Betrieb der Kuranlagen, Veranstaltungen, die Erhebung der Kurtaxe und das Immobilien-Management. Ob Verträge, Verordnungen oder Gesetzesblätter, Rechnungen und Belege für die Abwicklung von Veranstaltungen und Gastangeboten sowie der zugehörige Schriftverkehr – rund 5000 Dokumente mit zum Teil Hunderten von Seiten fallen monatlich zur Bearbeitung an.
Früher wurden die Belege in Ordnern gesammelt, am Arbeitsplatz der zuständigen Mitarbeiter aufbewahrt und später im Kursaalkeller zentral archiviert. Als Recherchen immer aufwändiger wurden und eine räumliche Erweiterung der Lagerfläche nicht mehr möglich war, entschied sich Kurdirektorin Andrea Schallenkammer für den Umstieg auf ein zentrales digitales Archiv. Heute wird beispielsweise die Eingangspost gescannt und die Dokumente erscheinen sofort in der Aufgabenliste der zuständigen Mitarbeiter.
Die Kurdirektorin hebt einen weiteren Workflow hervor: „Durch den DMS-Einsatz konnte die Rechnungsfreigabe auf nur drei Prüfstellen reduziert und sehr vereinfacht werden. Messbare Einsparungen bei den Druckkosten sowie bei Papier und Büromaterial entlasten den Haushalt.“ Auch die zentrale Ablage aller relevanten Dokumente und des gesamten Schriftverkehrs inklusive E-Mails schätzt Andrea Schallenkammer: „Jeder hat sofort Zugriff auf die Informationen, die er gerade braucht. Außerdem ist die gewonnene Transparenz im Unternehmen ein echter Mehrwert."
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