Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System unterstützt GastroHero dabei, schnell auf sich verändernde Marktbedingungen und Kundenwünsche zu reagieren. Der Online-Anbieter von professionellem Gastronomiebedarf sieht sich damit bestens gerüstet, seine Wettbewerbsfähigkeit langfristig auszubauen.„Wir möchten Europas führender Anbieter für Gastronomiebedarf werden“, lautete die ambitionierte Zielsetzung der GastroHero-Gründer, als das Unternehmen im Sommer 2013 an den Start ging. Das Geschäftsmodell basiert auf der Idee, den Betreibern von Profi-Küchen ein ausgewähltes Sortiment qualitativ hochwertiger Gastronomiegeräte über eine Online-Plattform zu attraktiven Preisen anzubieten.
Im August 2015 entschlossen sich die Unternehmensverantwortlichen, neben dem Shop-System Magento und dem Warenwirtschaftssystem JTL-Wawi ein zentrales digitales Archiv zu implementieren. Dokumente, die aufgrund des Geschäftsmodells bereits zum größten Teil in elektronischer Form vorlagen, waren bis dahin verteilt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt worden. Da die Anzahl der Dokumente analog zum Unternehmenswachstum stark anstieg, war eine strukturierte, zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Auf der Suche nach einem flexibel skalierbaren und einfach zu bedienenden Dokumentenmanagement-System fiel die Entscheidung auf DocuWare Cloud.
Das Motto: Cloud First
„Angesichts der Dynamik des E-Commerce-Segments ist uns Agilität extrem wichtig. Das Cloud-Konzept von DocuWare passt perfekt zu unserer Unternehmensphilosophie“, erklärt IT-Systemadministrator Simon Haacks. Die DMS-Einführung in allen Abteilungen erfolgte ohne Beeinträchtigung der Betriebsabläufe. Der Startschuss fiel in der Verwaltung, wo beispielsweise eintreffender Schriftverkehr eingescannt und verteilt wurde. Nachdem entsprechende Dokumententypen und -strukturen für das digitale Archiv definiert waren, legte man in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Abteilungsleitern Workflows für Geschäftsprozesse wie Auftragsbearbeitung oder Rechnungsprüfung fest. Anschließend wurden Mitarbeiter der Fachabteilungen Vertrieb und Auftragsabwicklung sukzessive eingebunden.
Der Zugriff erfolgt orts- und zeitunabhängig
Auf rund 400 Belege täglich schätzt IT-Administrator Simon Haacks das Aufkommen der intern produzierten und extern eintreffenden Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Entsprechend den vorgegebenen Bearbeitungsschritten durchlaufen die digitalen Dokumente das Unternehmen und werden verschlagwortet – zum Teil vollautomatisch – archiviert. Nicht nur die Mitarbeiter in der Firmenzentrale und den Niederlassungen sind in Workflows eingebunden; auch Unternehmensvertreter auf Geschäftsreisen können über die auf ihren Apple Smartphones installierte App DocuWare Mobile orts- und zeitunabhängig Genehmigungen wie Rechnungsfreigaben erteilen.
Höhere Produktivität bei sinkenden Kosten
Unnütze Papierkopien gehören heute der Vergangenheit an. Durch reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten konnte die Produktivität deutlich gesteigert und durch den Wegfall hunderter Aktenordnern konnte viel Bürofläche eingespart werden.
Mit der cloudbasierten Dokumentenmanagement-Lösung sieht Haacks sein Unternehmen auch für die Zukunft gut gerüstet. „Das klare Bekenntnis von GastroHero zur Nutzung von Cloud-Technologien erspart uns den Aufbau und die Pflege aufwändiger IT-Infrastrukturen und ermöglicht eine Fokussierung auf unsere Kernkompetenzen. Die liegen in der Gestaltung und dem Betrieb einer attraktiven Online-Plattform für Gastronomieprodukte sowie einem Angebot an lösungs- und kundenorientierten Serviceleistungen."
Den ausführlichen Bericht „Heldenhaftes Dokumenten-Management" lesen Sie im IT- & Business-Magazin für Führungskräfte CHEFBÜRO.
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