Beim Verband der Chemischen Industrie (VCI) sollten bestehende Papierberge deutlich reduziert und Bearbeitungsprozesse effizienter sowie die Auskunftsfähigkeit kundenfreundlicher gestaltet werden. Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems war somit unumgänglich. Gefordert wurde neben einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis ein hohes Maß an Flexibilität; das DMS sollte sich nahtlos in die vorhandene IT-Umgebung integrieren lassen und zudem über eine moderne Web-Oberfläche verfügen, um Einarbeitungszeiten auf ein Minimum zu reduzieren.
Mitausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten DocuWare war eine ROI-Kalkulation. Sie zeigte auf, dass sich die DMS-Investition allein durch zu erwartende Einsparungen bei Aktenschränken und Büroflächen mittelfristig amortisieren würde.
Die Implementierung des DMS-Projekts erfolgte in 2014. Heute werden beim VCI nicht nur Geschäftsprozesse mit der Lösung optimiert, sondern auch detaillierte Verfahrensdokumentationen realisiert.
Peter Oberländer, Leiter Bereich IT beim Verband der Chemischen Industrie e.V., ist zufrieden mit dem DMS-Einsatz: „Die steigende Zahl von Anfragen und Vorschlägen seitens unserer Mitarbeiter, bestimmte Prozesse in ihrem persönlichen Arbeitsumfeld zu digitalisieren, zeigt die hohe Akzeptanz, die DocuWare in unserem Unternehmen genießt."
Die Fachzeitschrift IT-Mittelstand hat in der Ausgabe 1-2/2016 ausführlich darüber berichtet. Hier geht es zum vollständigen Bericht „Hauptsache, die Chemie stimmt“.
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