Seit das Autohaus Schmitz und Zinke in Erftstadt Anfang 2020 ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System eingeführt hat, befindet es sich auf Effizienzkurs. Täglich anfallende Dokumente des Madza-Händlers werden digitalisiert und revisionssicher archiviert. So wird das Potenzial des vom Hersteller bereitgestellten Dealer-Management-Systems Macs sowie der Buchhaltungssoftware DATEV erst richtig ausgeschöpft. Alle Belege können jederzeit direkt eingesehen werden – sogar mobil.
Die Abläufe bei einem Autokauf sind komplex und das Aufkommen der notwendigen Belege ist entsprechend groß. Nach einem ersten Beratungsgespräch erhält der Kunde ein unverbindliches schriftliches Angebot. Es folgt eine Probefahrt mit einer erforderlichen Vereinbarung. Soll das alte Auto in Zahlung gegeben oder das neue finanziert bzw. geleast werden, muss auch das dokumentiert werden. Kommt es zum Kaufabschluss, werden eine verbindliche Bestellung und ein Ankaufsschein für das Gebrauchtfahrzeug, ein Kfz-Brief, Datenschutzerklärungen, etc. erstellt. Andreas Watermann, Geschäftsführer des Autohauses Schmitz + Zinke, und IT-Leiter Reinhard Oborski haben sich bewusst von den anfallenden „Papierbergen“ verabschiedet und tägliche Routinen sowie Prozesse hinterfragt. Im Interview mit dem Fachmagazin IT-MITTELSTAND erklären sie, wie das genau ablief. Lesen Sie selbst „Optimierung durch DMS – Freie Fahrt für die Geschäftsprozesse“. Realisiert wurde das Projekt vom autorisierten DocuWare Partner docuscan.
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