Die Qualität der Finanzplanung eines Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, wie die Buchhaltungsunterlagen verwaltet werden. Sind die nötigen Informationen schwer zugänglich, weil sie sich auf Papier in einem Aktenschrank stapeln, sind Probleme bei der Kosten-, Budget- oder Liquiditätsplanung ebenso vorprogrammiert wie Schwierigkeiten bei Audits oder Steuerprüfungen.
Jeder Gewerbetreibende in Deutschland ist gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Art der Dokumente betragen die Fristen sechs bzw. zehn Jahre. Dokumente länger als nötig aufzubewahren, ist aus zwei Gründen von Nachteil: Erstens fallen überflüssige Kosten für Speicherplatz und Dokumenten-Management an, zweitens erhalten die Prüfer unnötige Anhaltspunkte für etwaige Beanstandungen, da sie alle vorliegenden Unterlagen nutzen dürfen.
Auch wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, vernichten viele Unternehmen die Dokumente nicht. Oftmals erschwert die Art der Ablage bzw. Speicherung dieses, da es meistens ein mühsamer manueller Vorgang. Mit dem „Records Management“ eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) dagegen ist eine präzise Einhaltung der Aufbewahrungsfrist jedes Dokumentes automatisch möglich. Beispielsweise lassen sich die Metadaten eines Dokumentes bei der Aufnahme in das elektronische Archiv per Workflow um Erstellungs- oder Empfangsdatum sowie Dokumententyp, etwa Rechnung oder Bilanz, ergänzen.
Danach kümmert sich das DMS um das elektronische Dokument. Läuft seine Aufbewahrungsfrist ab, wird das alte Dokument automatisch gelöscht oder in ein separates historisches Archiv exportiert. Das erleichtert auch die Vorbereitung von Audits und Steuerprüfungen. Mit Papierdokumenten sind diese oft eine Tortur – sowohl für die Buchhalter als auch für die Prüfer. Sollen zum Beispiel alle Rechungen aus dem Jahr 2010 geprüft werden, erhalten die Prüfer die entsprechenden Aktenordner und arbeiten sich mühsam durch die Papierberge.
Mit einem DMS ist die Buchhaltung besser vorbereitet. Anfragen der Prüfer können damit so exakt beantwortet werden, dass keine unnötigen Belege mehr ausgehändigt werden müssen. Statt der Belege eines kompletten Jahrgangs im Ordner erhalten die Prüfer die gewünschten Informationen auf DVD – und ausschließlich nur diese Informationen; diese DVD wird einfach mit den Ergebnissen einer simplen Abfrage des DMS gebrannt. Das vereinfacht die Arbeit sowohl für die Buchhalter als auch für die Prüfer.
Außerdem verbessert ein DMS Datenschutz und Datensicherheit der vertraulichen Finanzdaten in der Buchhaltung. Damit lässt sich der Zugriff auf bestimmte Dokumente so einschränken, dass nur berechtige Personen damit arbeiten können. Einmal definierte Buchungskontrollen und Prüfpfade machen jederzeit transparent, wer welche Dokumente wann genutzt hat. Das ist wichtig in Bezug auf interne Kontrollsysteme (IKS) und Risikomanagementsysteme (RMS), die sowohl von KonTraG, GoBD, IFRS und HGB als auch vom amerikanischen Sarbanes-Oxley Act und seinen europäischen sowie japanischen Ablegern EuroSOX und J-SOX vorgeschrieben sind.
Kostenanalysen lassen sich mit dem DMS durch die Berücksichtigung von Informationen verbessern, die nicht im ERP-System vorliegen. Das können beispielsweise Details zu Zahlungen sein, die über Termin und Betrag hinausgehen, sich in den Rechnungsdokumenten oder im begleitenden Schriftwechsel befinden und im elektronischen Archiv abgelegt sind. Mit Hilfe des DMS lassen sich die Kostenstrukturen detaillierter analysieren, weil auch die Einflüsse anderer Faktoren – beispielsweise von Lieferverzögerungen oder Reklamationen – berücksichtigt werden können. Diese Zusatzinformationen helfen bei der Kostenplanung enorm; wer genau weiß, warum in der Vergangenheit mehr Geld ausgegeben wurde als vorgesehen wird auch bessere Entscheidungen über künftige Investitionen oder Einkäufe treffen.
Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.
