Eine leistungsstarke Zentrale

Sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen aller Standorte der GHOTEL hotel & living Gruppe werden in der Bonner Verwaltungszentrale in im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Ein integrierter Workflow beschleunigt die Rechnungsprüfung. Lohnabrechnungen und die Personalakten aller 200 Mitarbeiter, Schriftverkehr und sogar Verträge werden elektronisch archiviert – wobei jedes Archiv passwortgeschützt ist und nur Berechtigten Zugriff gewährt. Papier gibt es in Bonn so gut wie keins mehr; Aktenschränke gehören der Vergangenheit an.

Schon in den 1990er Jahren hatte Wolfgang Zurner, Geschäftsführer der GHOTEL GmbH, in einem anderen Unternehmen mit DocuWare gearbeitet und kannte aus dieser Zeit den Bonner IT-Dienstleister, der das Dokumentenmanagement-System in 2011 innerhalb von zwei Monaten implementierte. DocuWare überzeugte gegenüber Mitbewerbern als optimales System für die Bedürfnisse der GHOTEL und gleichzeitig als die kostengünstigste Lösung.

DocuWare wurde in die Hotelsoftware Protel sowie die Sage-Finanzbuchhaltungssoftware integriert und in der Bonner Verwaltung ein Fujitsu-Scanner vom Typ 6230 neu angeschafft. Eingangsrechnungen aller Zulieferer und Dienstleister sämtlicher Hotels und Häuser der GHOTEL erreichen die Verwaltungszentral auf dem Postweg. Dort werden die Papierbelege digitalisiert und ein Dokumenten-Workflow zur Freigabe startet. Ist die Rechnung freigegeben, wird sie automatisch an die Finanzbuchhaltung zur Zahlung übergeben.

„Wir haben keinen Zahlungsverzug mehr, wir bekommen keine Mahnungen mehr – eine Win-Win-Situation für uns und unsere Lieferanten“, schätzt Geschäftsführer Zurner die zügige Rechnungsabwicklung. Die Ausgangsrechnungen der acht Hotels werden für den Gast ausgedruckt und als digitale Kopien im DocuWare-Archiv abgelegt.

Was die Bonner GHOTEL-Zentrale noch alles elektronisch archiviert, lesen Sie im vollständigen Bericht im CHEFBÜRO, dem IT- & Businessmagazin für Führungskräfte.

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