Enterprise Content Management gilt zu Recht als das mit Abstand beste Mittel, die Verarbeitung der Eingangsrechnungen effizienter und kostengünstiger zu gestalten. ECM, manchmal auch schlicht Dokumenten-Management genannt, gibt den Buchhaltern die nötigen Werkzeuge an die Hand, um den Rechnungseingang zu automatisieren und die Dokumente elektronisch zu bearbeiten, sicher zu archivieren und schnell wiederzufinden. Den größten Nutzen haben Unternehmen durch das automatisierte Weiterleiten der digitalen Rechnungen an die zuständigen Stellen und die daraus resultierende schnelle Rechnungsfreigabe. Skontofristen werden eingehalten, also zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme eingespart.
Mit Dokumenten-Workflows wird viel Zeit eingespart, da Rechnungen automatisch beispielsweise dem Besteller oder der Geschäftsführung zur Prüfung vorgelegt werden. Dabei können auch Vertreter involviert werden, so dass Urlaub, Krankheit oder Dienstreisen keine Verzögerungen mehr bedeuten.
Macht die Rechnung diesen Weg auf Papier, kann das schnell eine Woche oder länger dauern. Mit den digitalen Workflows des ECM-Systems lassen sich darüber hinaus auch alle Hürden bei der Rechnungsprüfung entdecken und beseitigen, etwa durch automatisch generierte Erinnerungsmails an den zuständigen Mitarbeiter oder die Benachrichtigung seines Vorgesetzten nach Ablauf definierter Fristen.
Bei der Rechnungsfreigabe lassen sich Fehler vermeiden, die heute noch entstehen, wenn überlastete Mitarbeiter Rechnungen einfach durchwinken. Liegen Bestellungen und Preislisten nur auf Papier vor, ist es manchmal zu zeitraubend, sie mit der gebotenen Sorgfalt zu prüfen. Dann verlässt man sich darauf, dass die Lieferanten ehrlich und akkurat arbeiten – mit dem Risiko zu viel zu bezahlen.
In einem ECM-System dagegen sind alle für die Rechnungsbearbeitung relevanten Dokumente zentral abgespeichert und auf Knopfdruck genau dann verfügbar, wenn sie gebraucht werden. Der Prüfer gewinnt mehr Sicherheit bei der Genehmigung der Rechnung, weil sich jede offene Frage sehr einfach und schnell durch einen Blick auf Bestellung, Auftragsbestätigung oder Lieferschein beantworten lässt. So verbessert das ECM-System die Rechnungsprüfung, in dem es mehr Akkuratesse in den Prozess bringt und die Entscheidungsfindung erleichtert.
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