Dokumentenverwaltung neu definiert: Der Schlüssel zur digitalen Transformation

Eine optimierte Digitalisierung von Unternehmen und einzelnen Arbeitsplätzen ist von vielen Faktoren abhängig – in hohem Maße auch von einer effizienten Dokumentenverwaltung. Dass die sogenannte digitale Transformation längst nicht mehr nur ein Mittel zum Zweck ist, um Wettbewerbsvorteile zu erreichen, sollte inzwischen jedem klar geworden sein. Digitale Geschäftsmodelle werden zu einem disruptiven Wandel der meisten Märkte führen. Wie Sie dank digitaler Dokumentenverwaltung Daten absichern, Dokumente zu jeder Zeit schnell auffinden, die Zusammenarbeit Ihrer Teams fördern und nicht zuletzt Unmengen an Zeit und Papier einsparen können, erläutern wir Ihnen in diesem Beitrag.

Übersicht: 

• Was versteht man unter Dokumentenverwaltung?
• Was sind die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung?
• Auswirkungen der digitalen Dokumentenverwaltung auf die Unternehmenskultur
• Digitalisierung: Aufklärung und Kommunikation ist wichtig
• Herausforderungen bei der Implementierung einer digitalen Dokumentenverwaltung
• Digitale Dokumentenverwaltung macht sich bezahlt
• Anpassungsvermögen eines Unternehmens als erfolgsentscheidender Faktor
• Digitale Transformation muss Priorität erhalten
• Fazit: Stillstand ist Rückschritt

Was versteht man unter Dokumentenverwaltung?

Trotz der in den allermeisten Unternehmen angekommenen Erkenntnis zur Notwendigkeit der Digitalisierung, zeigen zahlreiche Studien übereinstimmend, dass noch immer viele Unternehmer zögern, ihre Betriebe zu digitalisieren. Die entsprechenden Maßnahmen erscheinen oft zu kostspielig, zu riskant und zu zeitaufwendig. Doch der Schein trügt: Über den Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung, bei der alle vormals auf Papier vorhandenen Dokumente sowie natürlich auch künftige papierbasiert vorliegende Belege ihrer Digitalisierung zugeführt werden, kann das Unternehmen relativ schnell und einfach ein tragfähiges Fundament für die weitere Digitalisierung im Unternehmen legen – mit beherrschbaren Risiken und überschaubaren Kosten. Und diese Kosten machen sich durch Qualitäts- und Effizienzgewinne sehr schnell bezahlt.

Mit einer durchdachten Dokumentenverwaltung beenden Sie das Chaos papierbasierter Unterlagen wie analogen Rechnungen, Lieferscheinen, Belegen, Verträgen und vielen Unterlagen mehr. Aber auch unterschiedliche Datei-Formate finden durch die Implementierung und Nutzung der elektronischen Dokumentenverwaltung ein Ende. Sie sparen Zeit sowie Energie und reduzieren gleichzeitig potenzielle Fehlerquellen. Haptische Ablagesystem und Berge von Ordern in platzraubenden Aktenschränken können Sie getrost vergessen.

Was sind die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung?

• Sicherheit Ihrer Daten
  Eine digitale Dokumentenverwaltung speichert Ihre Dokumente (revisions)sicher ab und verhindert den Verlust wichtiger Daten. Diese Datensicherheit ist auch dank leistungsstarker Wiederherstellungsoptionen gewährleistet. Ebenso unverzichtbar für eine sichere Archivierung unternehmenskritischer Dokumente sind konfigurierbare Zugriffskontrollen. Von hoher Relevanz ist zudem, dass das System Ihre Daten auf Servern deutscher Standorte speichern sollte, damit neben einem Maximum an Sicherheit auch eine DSGVO-konforme Ablage gewährleistet ist.
• Einsparung von Zeit
  Sie kennen es sicher selber: Die Suche nach physischen Daten in Ordnern, Aktenschränken und anderen analogen Ablagesystemen kann sich ebenso zeitaufwendig gestalten wie die Recherche innerhalb unterschiedlichster Ordnersysteme und Strukturen auf PCs. Mit einer digitalen Dokumentenverwaltung hingegen können Sie von jedem Ort aus, zu jeder Zeit und über jedes Endgerät einfach und vor allem schnell auf die gewünschten Daten zugreifen. Eine Volltextsuche sowie individualisierbare Filteroptionen ermöglichen den schnellstmöglichen Zugriff auf jedes beliebige Dokument.
• Optimierung von Arbeitsbedingungen
  Die digitale Dokumentenverwaltung bringt Struktur und Effizienz in die Abstimmungsprozesse und Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeitenden, die alle Dateien, für die sie legitimiert sind, jederzeit abrufen, modifizieren und untereinander teilen können. Durch diese flexiblen und sicheren Zugriffsmöglichkeiten auf Daten werden auch Arbeitszeitmodelle wie Homeoffice oder hybrides Arbeiten deutlich vereinfacht und tragen somit zu einer optimierten Work-Life-Balance bei.
• Reduzierung papierbasierter Ressourcen
  Nicht unterschätzen sollten Sie auch die Vorteile, die bei einer Einführung der digitalen Dokumentenverwaltung mit der zwangsläufigen Verminderung des Papierverbrauchs einhergehen. Sie tun damit nicht nur der Umwelt etwas Gutes, sondern reduzieren oder vermeiden im Idealfall sogar komplett Druckkosten sowie Ausgaben für physische Archivierungsmaßnahmen. Nur durch entsprechende Digitalisierungsinitiativen gelingt eine nachhaltige Unternehmensführung.
• Skalierbarkeit                                                                                                    
  Digitale Dokumentenverwaltungssysteme sind in der Regel leicht skalierbar. Deswegen lassen sie sich flexibel an veränderte Anforderungen anpassen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Ob ein Unternehmen expandiert, zusätzliche Mitarbeiter einstellt oder größere Datenmengen zu bewältigen hat - moderne Dokumentenverwaltungssysteme lassen sich problemlos anpassen, ohne an Leistung oder Effizienz einzubüßen.
• Langfristige Kosteneinsparungen                                                       
  Wie jedes neue System erfordern digitale Dokumentenverwaltungssysteme zwar eine Anfangsinvestition, führen aber langfristig zu erheblichen Kosteneinsparungen. Dabei machen sich nicht nur die reduzierten Papier-, Druck- und Archivierungskosten bemerkbar. Auch die deutlich effizienteren Arbeitsprozesse und die optimierte Ressourcennutzung tragen dazu bei, den Return on Investment (ROI) über die Zeit zu maximieren.
• Verbesserung der Kundenbeziehungen    
  Ein oft übersehener Vorteil des digitalen Dokumentenmanagements ist die direkte Auswirkung auf die Kundenbeziehungen. Durch den direkten Zugriff auf relevante Informationen, den die digitale Dokumentenverwaltung ermöglicht, können Kundenanfragen deutlich besser und meist auch schneller beantwortet werden. Darüber hinaus verbessert die Möglichkeit, Verträge, Rechnungen und andere Dokumente elektronisch auszutauschen und zu unterzeichnen, die Servicequalität und stärkt das Vertrauen der Kunden in die Professionalität des Unternehmens.

Auswirkungen der digitalen Dokumentenverwaltung auf die Unternehmenskultur

Die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung geht über die reine Optimierung von Arbeitsprozessen hinaus. Sie hat auch tiefgreifende Auswirkungen auf die Unternehmenskultur. Da durch die digitale Dokumentenverwaltung eine transparente und effiziente Arbeitsumgebung geschaffen wird und durchgängig ein schneller und unkomplizierter Zugriff auf alle Informationen möglich ist, kann Ihr Team deutlich flexibler agieren - ganz unabhängig von geografischen Standorten. Dies fördert eine agile Teamdynamik und nahtlose digitale Zusammenarbeit. Es wirkt sich aber auch auf die Kommunikation aus. Kommentarfunktionen, Benachrichtigungen und Freigabeprozesse sorgen nämlich nicht nur für einen schnellen Informationsfluss, sondern auch dafür, dass Missverständnisse vermieden und eine offene Kommunikationskultur gelebt werden kann.

Auch langfristig gesehen, macht sich die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung in der Unternehmenskultur bemerkbar. Vor allem hinsichtlich des positiven Nebeneffekts, dass eine papierlose Büroumgebung geschaffen wird. Das spart nicht nur Platz und Geld, sondern animiert die Mitarbeiter auch dazu, durchgängig auf elektronische Dokumente zu setzen. Diese Umstellung auf nachhaltige Betriebsweisen signalisiert auch nach außen ein starkes Engagement für Umweltschutz und nachhaltiges Wirtschaften. Eine derartige strategische Ausrichtung kann das Image Ihres Unternehmens nachhaltig stärken und dazu beitragen, hochqualifizierte Mitarbeiter anzuziehen, die ebenfalls Wert auf eine umweltbewusste Arbeitsumgebung legen.

Digitalisierung: Aufklärung und Kommunikation ist wichtig

Trotz aller offensichtlichen Vorzüge einer digitalen Dokumentenverwaltung gilt auch hier: Aller Anfang ist schwer. Das weiß schon der Volksmund – und das gilt gerade auch bei der Digitalisierung. Die entsprechenden Umsetzungsmaßnahmen stellen das Management nicht nur vor technische und kaufmännische Probleme, sondern auch vor knifflige Führungsaufgaben, gilt Digitalisierung doch oft auch als Jobkiller und Überwachungswerkzeug. Wird hier nicht durch Aufklärung und offene Kommunikation frühzeitig gegengesteuert, hapert es in der Belegschaft an Akzeptanz für die neuen Technologien. Die logische Konsequenz: Digitale Werkzeuge bleiben ungenutzt, die Motivation sinkt, Frustration macht sich breit und die erhofften Effizienzgewinne bleiben aus.

Mittlerweile haben rund 83 Prozent der Unternehmen eine Digitalstrategie, wie die Bitkom-Studie  “Digital Office Index 2022” zeigt. Diese Entwicklung kommt nicht von ungefähr, sondern ist das Ergebnis der in den letzten Jahren gewonnenen Erfahrungen. Denn während der Pandemie wurde nicht nur die Digitalisierung der Geschäftsprozesse beschleunigt, es hat sich auch gezeigt, dass die Digitalisierung ein gutes Werkzeug ist, um Unternehmen krisenfest zu machen. Trotz möglicher Bedenken gegenüber der Digitalisierung zeigt sich, dass Unternehmen, die den Schritt hin zu einer digitalen Strategie gewagt haben, besser für die Herausforderungen der modernen Geschäftswelt gerüstet sind und damit auch langfristig ein stabiler Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter bleiben. Damit ist die Digitalisierung ein unverzichtbares Instrument - nicht nur zur Effizienzsteigerung, sondern auch zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit und Resilienz in Zeiten unvorhersehbarer Ereignisse.

Herausforderungen bei der Implementierung einer digitalen Dokumentenverwaltung

Die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung bringt neben zahlreichen Vorteilen auch Herausforderungen mit sich. Es reicht nicht aus, die Mitarbeitenden auf Ihre Seite zu ziehen und von der Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung zu überzeugen. Zwar sind Aufklärung und offene Kommunikation der erste Schritt, doch danach muss es auch entsprechend weitergehen. Ihre Mitarbeiter sollen das neue System nutzen und in ihren Arbeitsalltag integrieren - das geht nur, wenn sie genau wissen, wie es funktioniert. Ein umfassendes Schulungsprogramm ist daher unerlässlich. Denn die beste Software im motiviertesten Team nützt nichts, wenn sie nicht genutzt wird.

Mindestens ebenso wichtig wie die Akzeptanz und die Fähigkeit der Mitarbeiter, das neue System zu nutzen, ist die eingesetzte Technik. Dabei ist nicht nur die Auswahl der geeigneten Softwarelösung entscheidend. Auch die nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur ist wichtig, damit technische Herausforderungen wie Datensicherheit und die Migration der bereits vorhandenen Daten problemlos bewältigt werden können.

Die erfolgreiche Bewältigung dieser Herausforderungen ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang zur digitalen Dokumentenverwaltung. Unternehmen sollten sich sowohl auf die sozialen als auch auf die technischen Aspekte der Transformation konzentrieren, um das volle Potenzial der digitalen Revolution auszuschöpfen.

Digitale Dokumentenverwaltung macht sich bezahlt

Die bereits beschriebenen Vorteile der elektronischen Dokumentenverwaltung bringen deren Umsetzung trotz möglicher Herausforderungen bei der Implementierung in die Pole-Position beim Start der digitalen Transformation des Unternehmens. Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist daher der logische erste Schritt in Richtung Digitalisierung, weil die gesamte Belegschaft davon profitiert und sich Investitionen in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen nachweislich lohnen.

Dies bestätigten bereits 2016 die Unternehmen, die diesen Weg bereits beschritten haben. So gaben bereits im Jahr 2016 immerhin 74 Prozent der vom Bitkom-Verband befragten Unternehmer an, dass sich die Einführung neuer Softwarelösungen positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt hat. Davon profitieren auch die Kunden: Knapp zwei Drittel (63 Prozent) der Unternehmensleiter bestätigen, dass sie die Kundenzufriedenheit durch optimierte Prozessabläufe deutlich steigern konnten.

Diese Erfolge haben sich herumgesprochen und überzeugen offenbar weiterhin: Der Digital Office Index 2022, zeigt, dass digitale Bürolösungen weiter auf dem Vormarsch sind. Rund 76 Prozent der Unternehmen nutzen mindestens ein ECM. Im Vergleich dazu waren es 2020 nur 68 Prozent. Die Zufriedenheit gibt der Entwicklung recht, denn rund drei Viertel der Nutzer haben festgestellt, dass die Compliance-Richtlinien so besser eingehalten werden können. Ebenso wurden Verbesserungen bei der Performance, der Transparenz und der Automatisierung festgestellt. Rund 66 Prozent der Befragten gaben an, dass die Kundenzufriedenheit sich durch die Einführung einer digitalen Lösung merklich erhöht hat.

Insgesamt zeigt sich, dass die Einführung einer elektronischen Aktenführung und der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) nicht nur die internen Prozesse positiv beeinflusst, sondern auch zur Steigerung der Kundenzufriedenheit beiträgt. Die bereits seit 2016 dokumentierten Erfolge spiegeln sich auch im aktuellen Digital Office Index 2022 wider. Damit wird deutlich, dass die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen nicht nur eine Notwendigkeit ist, sondern nachweislich auch dauerhaft positive Effekte für Unternehmen und ihre Kunden mit sich bringt.

Anpassungsvermögen eines Unternehmens als erfolgsentscheidender Faktor

Durch die Umstellung von Papier auf elektronische Dokumentenverwaltung wappnet sich das Unternehmen ganz nebenbei für digitalen Darwinismus. Der besagt, dass in Zukunft das Überleben eines Unternehmens nicht mehr nur von seiner Finanzstärke oder der Intelligenz seiner Mitarbeiter abhängt, sondern auch von seiner Fähigkeit, sich rasch an Veränderungen anzupassen. Das wird immer wichtiger, denn in der heutigen Welt entwickeln sich Technologie und Gesellschaft sehr viel schneller als vor der digitalen Revolution.

Mit Hilfe elektronischer Dokumentenverwaltung lassen sich Workflows, Prozesse, Services und digitale Produkte wesentlich schneller bereitstellen – und vor allem auch ändern – als auf die traditionelle Art und Weise. Das ist natürlich leichter gesagt als getan. Deshalb hilft eine systematische, praxisbewährte Vorgehensweise bei der Einführung eines DMS, wie sie DocuWare im E-Book „Papierlos in 90 Tagen" zusammengestellt hat. Die darin skizzierten sieben Schritte können die digitale Transformation in einem Unternehmen jeder Größe oder Branche in Gang setzen – und zwar mit einem konkreten Konzept, auf dessen Basis sich alle Bemühungen besser gestalten lassen. Außerdem sorgt dieser Plan dafür, dass eine reibungslose Anpassung an eine neue digitale Umgebung gewährleistet ist.

Digitale Transformation muss Priorität erhalten

Bevor jedoch mit der Planung begonnen wird, ist es unerlässlich, im allerersten Schritt falsche Vorstellungen in der Belegschaft aus dem Weg zu räumen. Vermutlich gibt es bereits Gerüchte über die digitale Transformation des Unternehmens, gerne mit der Einführung neuer Technologien oder der Entwicklung neuer Apps garniert. Selbst wenn es sich dabei irgendwann einmal um Optionen handeln sollte, sind die technischen Details zunächst gar nicht notwendig. Zu Projektbeginn ist es vielmehr entscheidend zu bewerten und zu überdenken, wie das Unternehmen eigentlich funktioniert, sowohl in Bezug auf interne als auch externe Abläufe. So wird sichergestellt, dass der Ausgangspunkt des Unternehmens für seine digitale Transformation eindeutig definiert ist – und dass klar ist, in welche Richtung diese Transformation gehen soll.

Nachdem die Aspekte der Digitalisierung definiert sind, müssen sie Priorität erhalten. Projekte, die mit Zweifeln, Zögern oder unpräzisen Terminvorgaben starten, sind von vornherein zum Scheitern verurteilt. Damit die digitale Transformation die notwendige Priorität bekommt, braucht sie die Unterstützung und das Verständnis des Top-Managements.

Bei jedem Unternehmen besteht die erste Herausforderung nicht darin, wie die digitale Transformation erfolgreich abgeschlossen werden kann. Es geht vielmehr ganz praktisch darum, wo man am besten mit der digitalen Transformation beginnen sollte. Glücklicherweise gibt es ein bewährtes „Wo“ für den Anfang: Die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems und damit einer digitalen Dokumentenverwaltung kann die Grundlagen für die digitale Zukunft des Unternehmens schaffen. Sogar unstrukturierte Inhalte, die wichtige Informationen enthalten, können aus den bisherigen Speichersilos entfernt und im gesamten Unternehmen zugänglich gemacht werden. Die Fähigkeit zur effektiven und effizienten Zusammenarbeit wird dadurch sofort nachhaltig verbessert.

Fazit: Stillstand ist Rückschritt

All das heißt für die Digitalisierung: Abwarten wäre ein Fehler, denn Stillstand ist Rückschritt, wie es seinerzeit der deutsche Topmanager Rudolf von Bennigsen-Foerder so treffend formulierte. Wer die digitale Transformation will, den Sprung zur Digitalisierung der Dokumentenverwaltung aber noch nicht geschafft hat, für den ist jetzt der richtige Zeitpunkt für eine DMS-Einführung gekommen. Die effektive Datenerfassung von bislang papierbasierten Dokumenten und aus bestehenden Anwendungen ist kein Hexenwerk mehr, sondern gelebte Praxis in vielen Unternehmen. Es gibt keinen Grund für Unternehmen – gleich welcher Größe oder Branche – auf dem Weg zur Digitalisierung einen Umweg zu machen; dieser Weg beginnt bei der digitalen Dokumentenverwaltung.

Das Verständnis, dass alle im Dokumentenmanagement gespeicherten Contents Bestandteile eines unternehmensweiten Geschäftsprozesses und damit der Wertschöpfungskette des Unternehmens sind, wird zu einem echten Katalysator für die digitale Transformation, zu ihrem Kickstarter. Auch das macht die Bedeutung der digitalen Dokumentenverwaltung für die weitere Digitalisierung des Unternehmens deutlich.

Da das Wörtchen „digital“ im Management-Vokabular mittlerweile ubiquitär ist, lässt sich mit Sicherheit sagen: Die sogenannte digitale Transformation ist längst nicht mehr nur ein Mittel zu dem Zweck, Wettbewerbsvorteile zu erreichen. Digitalisierung ist ein absolutes Muss.

Fotoquelle Titelbild: © Blue Planet Studio, shutterstock.com