Beim erstmaligen Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems erstellen sicherlich einige Mittelständler im Vorfeld eine DMS-Strategie. Doch das ist nicht gängige Praxis.
Im Arbeitsalltag werden große Mengen an Informationen in den unterschiedlichsten Formaten und aus verschiedensten Quellen verwendet – darunter ganz klassisch Papierdokumente, elektronische Dateien und E-Mails. Normalerweise häufen sich diese Informationen an den verschiedenen Stellen an: E-Mail-Accounts, Aktenschränke und Netzwerk-Laufwerke werden zu riesigen Dateninseln.
Zeitverluste vermeiden
Das ist solange kein Problem, bis plötzlich Fragen zu klären sind. Jedes Mal, wenn Rückfragen von Kunden oder Lieferanten beantwortet werden müssen oder wenn es Schwierigkeiten mit einem Auftrag gibt, müssen die Mitarbeiter all diese Dokumentensilos durchsuchen, bis sie die nötigen Informationen zur Klärung des Sachverhaltes parat haben. Dieses ineffiziente Dokumenten-Management bremst die Mitarbeiter immer wieder bei der schnellen Reaktion auf Anfragen oder ungeplante Ereignisse – mit beträchtlichen Folgekosten für das Unternehmen. Um diesen Zeitverlust zu vermeiden und die Effizient deutlich zu verbessern, sind klare Ziele bei der DMS-Einführung gefragt. Ebenso wichtig ist die Überlegung, wie diese Ziele erreicht werden sollen.
Am besten beginnt ein Mittelständler damit, eine Strategie zur Behebung seiner Defizite im Dokumenten-Management zu entwickeln. Dazu sind zunächst die eklatantesten Schwachpunkte im Unternehmen und die Geschäftsprozesse mit dem größten Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Auf dieser Basis wird dann ein maßgeschneiderter Einsatzplan entwickelt.
Die Analyse-Paralyse
Manche Mittelständler sind damit überfordert, all die vielen Aspekte des Dokumenten-Managements in einer DMS-Strategie zu berücksichtigen. Die fatale Folge ist das, was wir „Analyse-Paralyse“ nennen. Diese Mittelständler bleiben in der Analyse-Phase des DMS-Projektes stecken, weil sie keine Fehler machen wollen – und nehmen die kostspieligen und zeitraubenden Ineffizienzen weiter in Kauf.
Dabei ist für das DMS-Projekt keinesfalls ein perfekter Masterplan nötig; viel wichtiger ist es, schnell zu starten und möglichst früh von den DMS-Vorteilen zu profitieren. Hier sind vier Tipps aus der Praxis, wie das am besten gelingt:
- Starten Sie in einer Abteilung oder verbessern Sie erst einmal einen Prozess: Wählen Sie einen Bereich mit viel Verbesserungspotenzial und arbeiten sie solange daran, bis das digitale Archiv hier gut funktioniert. Eliminieren Sie die Silos, vereinfachen Sie die Arbeitsschritte und automatisieren Sie die Prozesse. Dann übertragen Sie diesen Ansatz auf den nächsten DMS-Einsatzbereich.
- Stellen Sie sicher, dass die DMS-Lösung alle Arten von Dokumenten und Dateien verarbeiten kann, die im Unternehmen vorkommen. Das heißt auch: Der Import sollte möglichst einfach sein und auch E-Mails sollten sich automatisiert in die Software überführen lassen.
- Bauen Sie eine verteilte Erfassungsumgebung auf. Die Mitarbeiter sollten Dokumente von möglichst vielen Stellen in das DMS sofort einscannen können. Das ist besonders dann wichtig, wenn es mehrere Niederlassungen gibt. Scanner vor Ort oder mobile Apps sorgen dafür, dass es keine Engpässe und Warteschlangen gibt. So erfolgt die Digitalisierung wichtiger Papierdokumente prompt – und kann nicht vergessen werden.
- Seien Sie ehrgeizig und gehen Sie offensiv vor. Machen Sie weiter, sobald sie die DMS-Einführung für einen Prozess oder in einer Abteilung gemeistert haben. Widerstehen Sie der Versuchung, sich auf den Lorbeeren dieses Erfolges auszuruhen und schreiben Sie Ihre Erfolgstory fort, indem Sie das nächste DMS-Projekt starten.
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