Bei der Synthax GmbH in Planegg, einem Großhändler für professionelle Audiotechnik, ist das Dokumentenmanagement-System DocuWare nahtlos in das ERP-System Steps Business Solution integriert. Die Mitarbeiter können damit direkt aus dem laufenden Arbeitsprozess heraus auf sämtliche dafür relevante Daten zugreifen. Sie sparen dadurch viel Zeit und Projekte lassen sich schneller abwickeln.
Das hohe Papieraufkommen und der große Zeitaufwand für die Ablage und Verwaltung der Buchhaltungsbelege war zwar ein entscheidendes, aber nicht das wichtigste Motiv für den Einsatz eines DMS bei Synthax. Es ging auch um Transparenz und Zuverlässigkeit. Nicht nur kaufmännische Belege sollten revisionssicher archiviert werden, sondern auch die unterschiedlichsten Dokumente für Produktmanagement und Marketing sollten in einem zentralen Dokumenten-Pool für alle Mitarbeiter verfügbar gemacht werden. Das sind heute zigtausende von Dateien – Bildmaterial, technische Dokumentationen und Daten sowie Werbematerial zu sämtlichen Produkten, die der Großhändler im Sortiment führt. Bis zur DMS-Einführung gab es dafür nur eine einfache Dokumentenablage im Netzlaufwerk, die Ordnerstruktur war nach Abteilungen gegliedert. Bei 5.000 Artikeln von 14 Lieferanten war die Suche nach den dazugehörigen Informationen sehr zeitaufwändig, die Ordner mussten mühevoll nach passenden Unterlagen durchforstet werden.
Seit dem Frühjahr 2014 unterstützt ein Dokumentenmanagement-System den Großhändler bei Verwaltung und Organisation. Bei der Entscheidung für DocuWare gab vor allem die geplante Schnittstelle zum ERP-System von Step Ahead den Ausschlag. Heute werden alle in Steps Business Solution erstellten kaufmännischen Belege wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen automatisch verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert. Die Übernahme der kompletten Artikelstammdaten aus dem Netzlaufwerk gestaltete sich etwas aufwändiger. Bei 5.000 Artikeln mussten allein circa 50.000 dazugehörige Bilder einzeln in das DMS übernommen werden, ebenso tausende Produktbeschreibungen oder technische Dokumentationen.
Die Mitarbeiter wissen es sehr zu schätzen, dass sie ohne die gewohnte Arbeitsoberfläche verlassen zu müssen sämtliche Daten aus dem ERP-System heraus recherchieren und – mit wenigen Mausklicks – per E-Mail verschicken können.
Geschäftsführer Christof Mallmann ist vom DMS-Einsatz überzeugt: „Heute können wir Kundenanfragen schneller abarbeiten. Diese Geschwindigkeit hilft uns, überproportional zu wachsen.“
C.ebra – Zeitschrift für effiziente Beschaffung rund um Büro und Arbeitsplatz – hat in ihrer April-Ausgabe ausführlich darüber berichtet. Gelungene Integration lautet die Headline.
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