Ob Straßen-, Kanal- oder Tiefbau: Bei jedem Großprojekt des Siegener Bauunternehmens Heinrich Weber fallen Hunderte von Dokumenten an. Diese stehen allen Abteilungen heute in Form von elektronischen Bauakten zur Verfügung – ein schneller Zugriff ist dadurch gewährleistet. Ein digitaler Workflow sorgt außerdem für eine fristgerechte Prüfung der Eingangsrechnungen.
Als handwerklicher Pflasterbetrieb vor über 80 Jahren gegründet, hat sich die Heinrich Weber Straßen- und Tiefbau GmbH & Co. KG in Siegen heute zu einem erfolgreichen mittelständischen Bauunternehmen entwickelt. Öffentliche und private Auftraggeber in der Region schätzen Qualität und Leistungsfähigkeit des Unternehmens ebenso wie seine Zuverlässigkeit. Dafür setzt der Mittelständler auf qualifizierte Mitarbeiter und modernste Geräte für die Bauausführung, aber auch auf eine effiziente Organisation und Verwaltung.
Bauprojekte umfassten bis zu 25 Aktenordner
Das Leistungsspektrum der Baufirma ist vielfältig. Sei es die Runderneuerung einer Bundesstraße, der Bau eines Abwasserkanals oder eine Platzbefestigung im Zuge einer Altstadtsanierung: Für jedes größere Projekt von Heinrich Weber sammeln sich von der Ausschreibung bis zur letzten Abnahme über einen Zeitraum von mehreren Jahren Hunderte von Dokumenten an. Das sind Ausschreibungsunterlagen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Leistungsverzeichnisse, Pläne, Zeichnungen, Baustellendokumentationen, Lieferscheine, Rechnungen, allgemeiner Schriftverkehr, E-Mails, aber auch kleine Memos, Aktennotizen oder Besprechungsprotokolle. Das alles wurde früher ausgedruckt und in Papierordnern im Büro des Bauleiters gesammelt. Nicht selten waren nach Abschluss eines Bauprojekts bis zu 25 Ordner mit rund 10.000 Seiten zu archivieren. Die Suche nach bestimmten Unterlagen, auf die von der Angebotserstellung über die Bauausführung bis zur Abrechnung verschiedene Abteilungen zugreifen müssen, war oft schwierig und äußerst zeitraubend, berichtet Stefan Brückner, Prokurist bei Heinrich Weber. Vor allem, wenn etwa am Ende des fünfjährigen Gewährleistungszeitraumes noch Arbeiten zu erledigen und die Akten bereits im Archiv verstaut waren. „Wir wollten den Informationsaustausch im Unternehmen insgesamt verbessern und beschleunigen“, betont Brückner. Das galt ebenso für den Freigabeprozess von Eingangsrechnungen. Früher kostete es viel Zeit, bis die Belege in der Buchhaltung kopiert, an die zuständigen Bauleiter verteilt und dann deren Freigabe erteilt war. „Dabei die Übersicht zu behalten und Skontofristen einzuhalten, war nicht leicht“, erinnert sich der Prokurist. Im Sommer 2013 fiel deshalb die Entscheidung, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen. Nach einem Vergleich mehrerer Systeme fiel die Wahl auf DocuWare, auch auf Empfehlung des IT-Partners. Ausschlaggebend war unter anderem die gute Integrationsmöglichkeit in das kaufmännische System Addison.
DMS-Einführung ohne Betriebsunterbrechung
Zum Jahresbeginn 2014 wurde das DMS-Projekt gestartet, ohne dass der laufende Betrieb beim Bauunternehmen gestört wurde. Die Zielsetzung mehr als erfüllt hat das DMS vor allem bei Rechnungsprüfung, betont Stefan Brückner. Denn durch den schnellen und effizienten Ablauf können nicht nur Skonti besser genutzt werden. Die Bauleiter haben jetzt auch einen Überblick über alle Eingangsrechnungen, auf die sie bisher keinen Zugriff hatten. Die anfallenden Kosten bei einem Projekt werden so schon während der Bauausführung transparent.
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Mit diesem Wissen können Bauleiter viel kostenbewusster handeln“, sagt Brückner. Die Vorteile des DMS beschränken sich jedoch nicht nur auf die Rechnungsprüfung. Die Mitarbeiter aller Abteilungen schätzen den zentralen Dokumenten-Pool heute als schnelle und zuverlässige Informationsquelle für ihre Arbeit. Früher war die Bauakte mit allen Belegen während eines laufenden Projekts beim Bauleiter. Wer Unterlagen etwa für Abrechnungen brauchte, musste sie sich dort aus den verschiedenen Papierordnern heraussuchen. Jetzt hat jeder die für ihn wichtigen Dokumente dank der komfortablen Suchfunktion mit wenigen Mausklicks am Bildschirm zur Verfügung. Der Informationsaustausch zwischen den Abteilungen hat sich dadurch sehr verbessert, meint Brückner. Auch die Geschäftsleitung könne sich jetzt jederzeit über den aktuellen Stand der Dinge informieren.
Mehr Kostenbewusstsein durch transparente Projekte
Besonders gefällt Stefan Brückner, dass sich durch den reibungslosen Informationsfluss die Effizienz der Arbeit erhöht. Der zentrale Dokumenten-Pool wird dabei immer häufiger auch bei Planung und Kalkulation neuer Projekte genutzt, vor allem, wenn spezielle Leistungen gefragt sind: Wie lief die Bauausführung in einem ähnlichen Fall, welche Händler, Lieferanten und Preise sind relevant? All diese Informationen sind jetzt mit wenigen Mausklicks zu recherchieren. „Dieses komfortable Arbeiten schätzen die Mitarbeiter sehr“, sagt Stefan Brückner. „Die notwendige Umstellung von Gewohnheiten, die ein DMS mit sich bringt, wird so schneller akzeptiert.“
Wie die DMS-Implementierung vonstatten ging und welche weiteren Vorteile der DocuWare-Einsatz dem Bauunternehmen bietet, lesen Sie im ausführlichen Bericht, den das Fachmagazin DER BAUUNTERNEHMER im August 2017 veröffentlicht hat.
