SUISSIMAGE, die Verwertungsgesellschaft der Film- und Audiobranche in der deutschen und italienischen Schweiz, nimmt die Urheberrechte Filmschaffenden weltweit wahr. Um die anvertrauten Rechte der rund 3500 Schweizer Mitglieder kosteneffizient und nachvollziehbar verwerten zu können, setzt die Genossenschaft auf effiziente Strukturen und moderne Informationssysteme. Ein Dokumentenmanagement-System sorgt heute für Transparenz und Schnelligkeit in der Verwaltung.
„Früher war es aufwendig und problematisch, Dokumente für eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen“, sagt Martin Hettich, IT-Leiter und Mitglied der Geschäftsleitung bei SUISSIMAGE in Bern. Zwar gab es eine digitale Ablage auf File-Ebene, jedoch wurden viele Belege in den einzelnen Abteilungen auch in Papierordnern archiviert und waren damit schwer für andere zugänglich. Wichtigstes Ziel war deshalb eine revisionssichere Archivierung aller Belege in einem zentralen Dokumenten-Pool, so dass jeder berechtigte Mitarbeiter jederzeit und auch von unterschiedlichen Standorten aus auf alle notwendigen Unterlagen zugreifen kann. „Das Dokumentenmanagement-System DocuWare hat uns vor allem wegen seines Leistungsumfangs überzeugt. Aber auch das Renommee des Software-Herstellers war ein wichtiges Kriterium“, sagt IT-Experte Martin Hettich. Weitere wichtige Argumente waren die vorhandene Schnittstelle zur Buchungssoftware Sage sowie die mögliche Integration in die eigenentwickelte Datenbank RaC, auf der alle Film- und Urheberdaten gespeichert sind.
Gewohnte Arbeitsabläufe blieben bestehen
Bei SUISSIMAGE wurde die Planungs- und Umsetzungsphase des DMS-Projekts mit dem erfahrenen DocuWare-Partner Alos Solution aus Obfelden gründlich vorbereitet, der Start verlief reibungslos. Besonderer Wert wurde auf die Entwicklung einer sinnvollen und einheitlichen Ablagestruktur für den ganzen Betrieb gelegt. Das hat sich gelohnt. Heute sind sowohl Buchhaltung als auch Personalabteilung, Mitgliederverwaltung, Verbände, Dokumentation und Rechtsdienst an den zentralen Dokumenten-Pool angebunden und neue sowie bessere Abläufe und Formen der Zusammenarbeit möglich geworden. Die moderaten Um- und Eingewöhnungshürden durch die DMS-Einführung ließen sich ohne größere Überraschungen meistern. 
Martin Hettich sieht den DMS-Einsatz als zeitgemäßen und wichtigen Schritt in die Digitalisierung: „Die Papierablage ist von vorgestern. Die elektronische Ablage in Netzwerkordnern ist von gestern. Durch die bequeme Volltextsuche kann ich auf Knopfdruck alle Dokumente aufrufen, die über ein Mitglied in unserem zentralen Dokumenten-Pool gespeichert sind – für das Mitglieder- und Rechtemanagement ist das ein großer Vorteil.“
Was den IT-Spezialisten am DMS-Einsatz besonders gefällt, ist die Flexibilität und Offenheit des Systems: „DocuWare bietet die Möglichkeit, sich seine Struktur selbst zu schaffen, so dass sie unserer Kultur und unseren Bedürfnissen entspricht.“ Auch schätzt Martin Hettich, dass sich das DMS besonders während der Coronakrise bewährt und den problemlosen Homeoffice-Betrieb mit ermöglicht hat.
Welche Abläufe bei SUISSIMAGE optimiert wurden und was als nächstes auf der Agenda steht, lesen Sie in der aktuellen Ausgabe der Zeitung ERFOLG, dem offiziellen Organ des Schweizerischen KMU Verbandes.
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