60 Aktenordner weniger Papier pro Jahr

Mit der vollständigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen zeigt die Optiflex-Unternehmensgruppe, wie man mit hohem Wettbewerbs- und Termindruck souverän umgeht. Lange Suchvorgänge gehören beim Siegener Mittelständler der Vergangenheit an.

Durch Zusammenschlüsse und Übernahmen entwickelte sich die Optiflex-Gruppe zu einem der führenden Anbieter von industriellen Hydraulik- und Druckluftlösungen. Eine Stellung, die das Unternehmen neben dem rund 120.000 Komponenten fassenden Produktspektrum auch seinem hochspezialisierten Dienstleistungs- und Beratungsangebot verdankt. Eine aus sieben Kleintransportern bestehende Fahrzeugflotte wurde europaweit zu einer mobilen Wartungswerkstatt umgerüstet. Diese kommt immer dann zum Einsatz, wenn teure Produktionsunterbrechungen durch defekte Anlagen drohen – ein Service, auf den Kunden rund um die Uhr und 365 Tage im Jahr zurückgreifen können.

Einheitliche Prozesse

Im Mai 2017 wurde die neue Optiflex-Firmenzentrale in Siegen eingeweiht, in der zwei bislang getrennte Standorte zentralisiert wurden. Die erfolgreiche Unternehmensentwicklung erforderte neben den baulichen Veränderungen auch die Migration bislang getrennter Geschäftsprozesse und die Neustrukturierung der Dokumentenverwaltung. Ziel war die Einführung eines zentralen digitalen Dokumenten-Managements, das Bearbeitungseffizienz und Kundenorientierung steigert, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Rahmen der GoBD sicherstellt, sowie darüber hinaus die Arbeit der mobilen Einsatzteams aktiv unterstützt.

Lösungssuche

Zur Suche einer adäquaten Lösung wurde eine Arbeitsgruppe aus Mitgliedern der Geschäftsführung und späteren DMS-Anwendern aus den Bereichen Rechnungs- und Auftragswesen gebildet. Ausschlaggebende Kriterien für DocuWare waren die intuitive Benutzerführung, die DocuWare Mobile-App sowie die nahtlose Integration in das unternehmensweit eingesetzte ERP-Systems MiCLAS.

Parallel zum Firmenumzug, der im Mai 2017 abgeschlossen war, wurden ‒ entsprechend ihrer Relevanz ‒ Geschäftsprozesse in den Unternehmensbereichen Rechnungswesen, Auftragsbearbeitung und Bestellwesen durch digitale Workflows sukzessive optimiert. Eine Besonderheit im Bereich der Auftragsbearbeitung stellt der Umgang mit Handlieferscheinen dar, die von den Servicetechnikern beim Kunden erstellt und von diesen abgezeichnet werden. 

Letztendlich profitieren auch externe Dienstleister von der durchgehenden Digitalisierung der Optiflex-Geschäftsprozesse. Externe Steuerexperten, die die Buchhaltung des Unternehmens verantworten, können über ihr an das digitale Archiv angekoppelte DATEV-System ebenfalls auf Knopfdruck steuerrelevante Belege einsehen und prüfen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob sie im Unternehmen oder eigenen Büro sitzen. 

Papierberge digialisiert

Optiplex_Philipp_MuellerSeit Januar 2018 werden eintreffende Papierbelege bei Optiflex nahezu komplett digitalisiert und anschließend vernichtet. „Das auf diese Weise eingesparte Papiervolumen ist immens. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist können wir aktuell jährlich etwa 60 Ordner mit Altdokumenten, die nicht digitalisiert wurden, entsorgen.

Parallel dazu ist unser digitaler Dokumenten-Pool bereits innerhalb von nur 18 Monaten auf mehr als 90.000, meist mehrseitige Dokumente angewachsen“, resümiert Philipp Müller. Der Gesellschafter und Prokurist bei der Optiflex GmbH lobt den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Informationen: „Dank DocuWare konnten wir unsere Produktivität deutlich erhöhen. Davon profitieren wir nicht nur wir selbst, sondern auch unsere Kunden und Lieferanten.“ Gemeinsam mit DocuWare-Partner ikt Gromnitza plant Philipp Müller, den DMS-Einsatz konsequent weiter auszubauen.

Den kompletten Beitrag „Dokumente und Prozesse digital verwalten – 60 Aktenordner weniger Papier pro Jahr“ finden Sie in der Mai-Ausgabe der Zeitschrift für erfolgreiche Produktion IT & Production

  
Topics: Papierlos, Datev, Rechnungswesen

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