Im IT-Bereich werden immer wieder Technologien eingesetzt, die schnell veraltet sind und mehr Probleme bereiten als Nutzen stiften – Geld wird zum Fenster hinaus geworfen. Doch angesichts der zahlreichen am Markt verfügbaren Systeme für Enterprise Content Management (ECM) ist es schwierig, das richtige Produkt auszuwählen. Worauf sollte ein Unternehmen im Vorfeld einer ECM-Einführung achten?
Die Antwort ist einfach: Die Wahl sollte auf das Produkt und den Hersteller fallen, der die besonderen Herausforderungen des Unternehmens am besten meistern kann. Es ist zwar verlockend, sich für das günstigste System zu entscheiden. Doch das kann am Ende viel kostspieliger als erwartet sein, wenn mit dem falschen Produkt nicht alle Ziele des ECM-Projektes erreicht werden; im schlimmsten Fall sogar das Scheitern droht.
Versucht ein Hersteller während der Ausschreibung vor allem mit Funktionen und Features Eindruck zu schinden, hat er vielleicht die Besonderheiten des Geschäftsmodells seines Interessenten und dessen spezifischen Anforderungen an das Dokumenten-Management nicht verstanden. Deshalb sollten vor einer Software-Anschaffung alle Hersteller in der engeren Auswahl konkret aufzeigen, wie sie mit ihrer Lösung die spezifischen Anforderungen der Fachabteilungen umsetzen wollen.
Zuvor lassen sich bereits mit fünf einfachen Fragen sehr schnell all diejenigen ECM-Systeme aussortieren, die für das geplante Projekt nur unterdurchschnittlich geeignet sind:
1. Wie groß ist die installierte Basis? Hat der Anbieter viele Kunden aufzuweisen, dürfte es sich um ein ausgereiftes und intensiv genutztes ECM handeln, das am Markt etabliert ist. Je mehr Unternehmen das ECM nutzen, desto größer ist das Interesse des Herstellers an der Weiterentwicklung seiner Software und an der Wahrung der Produktqualität. Je größer die installierte Basis, desto höher sind auch die Einnahmen aus der Software-Wartung und dem Verkauf zusätzlicher Lizenzen, so dass auch die Finanzierung der Weiterentwicklung gesichert ist. Das macht es unwahrscheinlich, dass dieses ECM in absehbarer Zukunft veralten könnte.
2. Ist die Software-Architektur zukunftssicher? Indizien dafür sind zum Beispiel die Verfügbarkeit mobiler Apps, ein moderner Browser-Client oder eine mandantenfähige Cloud-Lösung. Nur ECM-Produkte mit zukunftssicherer Architektur lassen sich langfristig produktiv nutzen.
3. Ist das ECM flexibel genug für die Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur? Es gibt im Unternehmen ja bereits diverse IT-Lösungen, die Dokumente verarbeiten oder erstellen, wie etwa E-Mail- und Office-Systeme oder ERP- und CRM-Anwendungen. Das richtige ECM-Produkt sollte sich nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren lassen.
Weil Dokumente aus unterschiedlichen Quellen häufig in einem Zusammenhang stehen, sollten sie in ein digitales Archiv überführt und dort strukturiert verwaltet werden. Genauso wichtig ist der unkomplizierte Zugriff auf alle Informationen in diesem zentralen Dokumenten-Pool – und zwar aus sämtlichen IT-Anwendungssystemen des Unternehmens heraus. So sollten zum Beispiel die E-Mails aus Outlook mit einem Befehl ebenso einfach dort archiviert werden wie Dokumente aus dem CRM- oder ERP-System. Auf diese Weise können dann die Buchhalter bei der Rechnungsprüfung per Mausklick alle relevanten Unterlagen zu Rate ziehen – inklusive der gesamten Korrespondenz.
4. Ist das ECM skalierbar? Zum Start des ECM-Projektes sind vielleicht nur zehn Anwender vorgesehen. Doch was geschieht, wenn das Unternehmen wächst oder der ECM-Einsatz auf andere Abteilungen ausgeweitet wird? Funktioniert das ECM auch mit 20, 200 oder 2.000 Anwendern einwandfrei? Nur wenn die Lösung skalierbar ist, lässt sich vermeiden, dass mehrere ECM-Installationen im Unternehmen nötig werden – oder das Produkt gegen ein leistungsfähigeres ausgetauscht werden muss.
5. Gibt es eine Cloud-Option? Diese Frage ist auch dann relevant, wenn aktuell eine klassische Inhouse-Lösung geplant ist. Denn es könnte sein, dass das Dokumenten-Management – allein schon aus Kostengründen – irgendwann in die Public Cloud verlagert werden soll. Somit sollte bereits im Vorfeld geklärt werden, ob der Hersteller ein Cloud-System anbietet, das mindestens 95 Prozent der Inhouse-Features unterstützt.
Prüft man die Antworten auf diese fünf einfachen Fragen sorgsam, lassen sich Fehler bei der Auswahl des passenden ECM-Systems vermeiden. Dann investiert das Unternehmen auch nicht in ein ECM-Produkt, das schon in wenigen Jahren wieder ausgemustert werden muss, weil es veraltet ist oder wichtigen Anforderungen beim Dokumenten-Management nicht genügt.
Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.
