In Deutschland werden pro Jahr 29 Milliarden Rechnungen per Post verschickt – 30 Milliarden Euro kosten allein Druck, Papier und Versand. Wirtschaft und Verwaltung können durch effektivere Handhabung bis zu 500 Milliarden Euro sparen, denn elektronische Rechnungen lassen sich einfach erstellen, unkompliziert verschicken und schnell verbuchen. Doch viele Unternehmen wissen nicht genau, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen und nutzen sie nur deshalb noch nicht.
Vorschriften wie die Pflichtangaben, die Aufbewahrungsfrist oder die Echtheit der Herkunft müssen auch bei der digitalen Version eingehalten werden. Wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt der neue kostenlose Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ kurz und kompakt. Das Dokument beschreibt anhand von zehn einfachen Sätzen wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen.
Die zehn Merksätze für elektronische Rechnungen im Überblick:
■ Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
■ Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
■ Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
■ Signatur und EDI sind weiterhin möglich.
■ Jede Rechnung muss lesbar sein.
■ Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten.
■ Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
■ Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
■ Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
■ Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.
Wie der ZUGFeRD-Standard den Rechnungsaustausch vereinfacht, erläutert Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Ministerialrat im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, auf der Kundenveranstaltung eines ERP-Anbieters, der sein System an einen ZUGFeRD-konformen Rechnungsaustausch angepasst hat.
Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.
