Mit Connect to Mail können Sie mit der Funktion „Automatische Dokumentverarbeitung” seit dem Januar-Update E-Rechnungen auslesen. Erhalten Sie traditionelle PDF-Rechnungen in dem gleichen von Connect to Mail überwachten Mail-Ordner, wurden sie seitdem immer im Standardbriefkorb gespeichert. Dank des jetzigen Mai-Updates werden PDF-Rechnungen mit Connect to Mail mit der gleichen Konfiguration archiviert wie elektronische Rechnungen.
PDFs wie E-Rechnungen archivieren
Wenn Sie per E-Mail neben E-Rechnungen weiterhin PDF-Rechnungen erhalten, legen Sie diese mit Connect to Mail jetzt mit der ein- und derselben Konfiguration wie E-Rechnungen ab. Dazu gibt es nun eine zusätzliche Einstellung unter „Automatische Dokumentenverarbeitung". Mit dieser können Sie definieren, dass Dokumente, die keine E-Rechnungen sind, mit den allgemeinen Einstellungen von Connect to Mail, wie Zielarchiv und Basisindexierung, abgelegt werden. E-Rechnungen werden weiterhin ausgelesen und entsprechend indexiert.
Alternativ haben Sie die Möglichkeit festzulegen, dass PDF-Rechnungen nicht archiviert, sondern im Standardbriefkorb gespeichert werden. Dort können Sie diese mit Intelligent Indexing oder auch manuell indexieren.
Mit einem zukünftigen Update wird es möglich sein, den Ablageort flexibler zu definieren. Dazu halten wir Sie auf dem Laufenden.
Verfügbarkeit des Updates von Connect to Mail
Bei DocuWare Cloud wurde das Update zur Ablage von PDFs im Archiv bereits bei allen Kundenorganisationen eingespielt.
Für On-Premises ist das Update ab Kalenderwoche 20 in den Hotfixes für die DocuWare Versionen 7.11 und 7.12 enthalten, wie gewohnt verfügbar im Support-Portal unter Setups, Updates & Hotfixes.