Glosario de Términos

Una factura electrónica, es un documento que se almacena electrónicamente y se procesa a través del sistema de gestión documental. Una factura electrónica puede provenir de un documento en papel, un archivo adjunto de correo electrónico, un PDF o un formulario enviado.

La facturación es el proceso de pago de facturas de una empresa. Como paso inicial en las cuentas por pagar, dirige todas las facturas a una persona o equipo específico, estandariza los pasos para verificar la validez y la exactitud de las facturas, y asegura que las mismas se paguen a tiempo.

Está diseñado para digitalizar, automatizar, seguir e informar sobre cualquier proceso.

Agrupan la información personal, los documentos y los archivos de cada trabajador, así como el historial de la relación laboral empleado-empleador. Estos registros pueden incluir información recopilada durante el proceso de entrevista, como un currículum y una hoja de referencia, y documentos generados durante la trayectoria en la empresa, como evaluaciones de rendimiento y logro de objetivos.

Es un software empresarial que ayuda a mejorar la productividad en el lugar de trabajo y la satisfacción de los empleados mediante la automatización de tareas.

Incluye a todos los empleados que trabajan a distancia y están conectados a una única ubicación física a través de dispositivos y tecnología móviles.

La gestión de los flujos de trabajo en las empresas, analiza continuamente sus procesos, evalúa las ineficiencias y los mejora.

Se refieren a plataformas, aplicaciones y componentes integrados que capturan y comparten información con múltiples usuarios, ERP y soluciones de línea de negocio dentro y fuera de una empresa. Se trata de un cambio de paradigma que se aleja de la gestión de contenidos empresariales (ECM), que se centra más en el almacenamiento de datos, para facilitar el uso de los contenidos en toda la organización.

El archivado digital es el proceso de guardar información en un repositorio virtual para poder acceder a ella a largo plazo. Archivos, vídeos, fotos, presentaciones y otras formas de medios y datos pueden almacenarse aquí.

Es el componente principal de la gestión de contenidos empresariales. Se define como la representación digital y el almacenamiento seguro de documentos para que las empresas puedan alcanzar nuevos niveles de velocidad, precisión y transparencia, al tiempo que crean una infraestructura de información clara, fiable y repetible.

La seguridad documental consiste en resguardar los documentos vitales de la empresa desde su creación hasta su eliminación cuando ya no son necesarios. Si su empresa utiliza documentos en papel, digitales o una combinación de ambos, los datos confidenciales y el cumplimiento de la normativa gubernamental se mantendrán totalmente seguros.

Los formularios electrónicos o eForms, permiten a su empresa convertir los recurrentes procesos manuales de cumplimentación y archivado de formularios en un sencillo proceso digital. Los datos se capturan de forma instantánea y precisa en una web y se utilizan para iniciar, avanzar o completar procesos.

La gestión de contenido empresarial es el sistema de recopilación, seguridad, almacenamiento y difusión de documentos esenciales para la gestión y el funcionamiento de una organización. Elimina la necesidad de introducir y gestionar datos de forma intensiva, a la vez que proporciona un acceso rápido y fácil a cada documento por parte de clientes, ejecutivos, accionistas y empleados.

Es un sistema de procesamiento digital de documentos diseñado para capturar electrónicamente y archivar automáticamente los datos más importantes de cualquier documento. A través del aprendizaje automático, el sistema mejora con el tiempo para eliminar la necesidad de realizar la introducción manual de datos, la manipulación de documentos y el archivado duplicado.

La captura móvil es una tecnología que permite al personal y a los clientes utilizar sus dispositivos inteligentes para procesar, recopilar y enviar información de forma segura a distancia.

Es una solución integral basada en la nube que permite a las empresas agilizar sus operaciones mediante la gestión de documentos electrónicos y flujos de trabajo automatizados.

Es el estudio científico de los algoritmos y modelos estadísticos que utilizan los ordenadores para realizar una tarea específica.

La automatización de procesos, también conocida como automatización de procesos empresariales o BPA, convierte cualquier proceso manual o basado en papel dentro de una empresa en un proceso digital. Gracias a la automatización de procesos, las empresas pueden aumentar la eficiencia, el cumplimiento, la transparencia y la precisión en equipos operativos clave, como administración, recursos humanos y servicio al cliente.

La auditoría puede tener muchas aplicaciones en las empresas modernas. Lo más habitual es que el término se utilice para describir la revisión detallada de los documentos y procesos financieros internos para garantizar su exactitud y cumplimiento.

La CCPA (California Consumer Privacy Act) otorga a los residentes de California el derecho a ver los datos que una empresa recoge sobre ellos, recibir una copia de estos datos, saber si la información ha sido vendida o compartida con otra empresa o decidir no vender sus datos. Los californianos también pueden solicitar la eliminación de sus datos.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa de cumplimiento que la Unión Europea anunció en abril de 2016. La misma se propone regular, reforzar y estandarizar la protección de los datos de todas las personas en la Unión Europea.

HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) es un conjunto de mandatos federales concebidos para proteger la información sanitaria personal al tiempo que se fomenta el flujo eficiente y seguro de dicha información.

El POPI o PoPIA (Protection of Personal Information Act), es el equivalente sudafricano del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE.

Sarbanes-Oxley es una ley federal estadounidense que reforzó los requisitos de información financiera para las empresas y compañías públicas. La ley de 2002 también añadió más sanciones penales para los que no cumplan la normativa.