Formularios electrónicos - eForms

¿Qué son los formularios electrónicos?

Un formulario electrónico o eForm, sustituye a los formularios manuales en papel por un documento sencillo basado que combina una plantilla estática con numerosos campos de entrada para el usuario. Los formularios electrónicos se utilizan ampliamente como parte de los esfuerzos de transformación digital en una serie de industrias, incluyendo la salud, las finanzas, bienes raíces y el comercio minorista.

La información introducida en los formularios electrónicos puede verificarse, almacenarse y procesarse fácilmente en una fracción del tiempo que se tarda en gestionar formularios de papel similares. Los formularios electrónicos también reducen drásticamente los costes relacionados con la impresión, distribución, recopilación y difusión de datos de los formularios tradicionales, y los datos pueden archivarse fácilmente en un archivador digital centralizado. Cuando los formularios electrónicos se integran con un flujo de trabajo digital o un gestor de tareas, el procesamiento de datos es transparente, accesible y eficiente.

Las primeras versiones de los formularios electrónicos se diseñaron para sustituir simplemente los formularios en papel existentes por versiones digitales del mismo documento. Aunque éste sigue siendo un objetivo común en muchas aplicaciones, la funcionalidad de los eforms se ha ampliado para capturar información que se utiliza como parte de un proceso específicos y que conforman una estrategia global de gestión digital de documentos.

¿Cuándo se usan los formularios electrónicos?

Los formularios electrónicos se utilizan en gran medida en aplicaciones que anteriormente dependían de formularios en papel para recopilar datos de clientes, consumidores y otros usuarios. En general, los eforms se implementan como parte de una iniciativa de digitalización más amplia, o transformación digital, por parte de organizaciones, instituciones educativas, gobiernos, centros de salud y empresas.

Entre las aplicaciones más comunes de los eforms se encuentran el software de preparación de impuestos que permite a los usuarios preparar y presentar sus propios impuestos sobre la renta, los documentos de información de los pacientes y las encuestas de satisfacción. Los eforms también se utilizan para:

• Generar y modificar órdenes de compra, informes de gastos y solicitudes de empleo.
• Documentar y hacer un seguimiento de la formación de empleados, las inspecciones de seguridad y las certificaciones.
• Solicitar reparaciones en garantía, realizar órdenes de trabajo y documentar los comentarios de los clientes.
• Generar revisiones de rendimiento de los empleados, hojas de asistencia e informes de kilometraje.
• Recopilar información sobre los pacientes en un entorno sanitario.
• Crear informes digitales sobre el progreso de los estudiantes.
• Completar las reservas de billetes y reservar habitaciones de hotel.
• Procesar inscripciones a eventos.
• Suscribirse a boletines y actualizaciones.

Los formularios electrónicos también pueden permitir firmas electrónicas para crear una transacción válida digitalmente y sin papel cuando se procesan documentos que son legalmente vinculantes, como los contratos de alquiler, las ofertas de compra de inmuebles y los formularios de consentimiento.

¿Cómo funcionan?

En la mayoría de las aplicaciones que utilizan formularios electrónicos, los usuarios son dirigidos a una URL específica a través de un hipervínculo o de un enlace incrustado en un correo electrónico. Este enlace muestra el formulario electrónico, que los usuarios completan y envían utilizando cualquier dispositivo compatible con conexión a Internet.

Los datos del formulario electrónico se descargan en el servidor, junto con los archivos adjuntos que puedan ser necesarios, como documentos PDF o imágenes JPEG. A continuación, se pueden desencadenar una serie de acciones específicas, como aprobaciones, programación de citas o procesamiento de pedidos.

Si el formulario electrónico se integra con otros sistemas digitales, los datos del mismo pueden transponerse automáticamente a diversos informes para generar patrones de usuarios, identificar tendencias y mejorar la productividad.

Mejores prácticas en el desarrollo de los formularios electrónicos

A la hora de desarrollar formularios electrónicos, es importante centrarse en la recopilación de la información necesaria al tiempo que se crea una experiencia de usuario fluida e intuitiva.

Uso de la estructura de columna simple 

Los formularios electrónicos que utilizan un diseño estándar alineado a la izquierda son más intuitivos para los usuarios que los diseños alineados al centro, lo que conduce a mayores tasas de finalización y a una mejor experiencia general del usuario. Evita los diseños de formularios electrónicos que incluyan múltiples campos en paralelo u otras incoherencias.

Agrupar por información relacionada

Al igual que los formularios en papel, los formularios electrónicos deben estar estructurados de forma que combinen información relacionada. Esto no sólo resulta familiar para los usuarios, sino que ayuda a mejorar la calidad general de los datos recogidos al centrar al usuario en un tema específico cada vez.

Uso de los campos autorrellenables

Los formularios electrónicos pueden estructurarse de forma que se elimine la duplicidad de datos del usuario con el uso de campos autocompletados basados en respuestas anteriores. Esta característica mejora la precisión de los datos al tiempo que elimina cualquier redundancia, lo que a su vez mejora la experiencia general del usuario.

Uso de listados desplegables

Siempre que sea posible, utilice listas desplegables que ofrezcan a los usuarios un número limitado de respuestas a una consulta concreta. Las listas desplegables no sólo son fáciles de usar, ya que reducen la cantidad de texto necesario para completar un formulario, sino que pueden ayudar a eliminar los errores y omisiones causados por errores de ortografía.

Crear una barra de progreso

Los formularios electrónicos largos que abarcan varias páginas pueden abrumar rápidamente a los usuarios, lo que provoca problemas de cumplimiento. Este problema puede mitigarse con la adición de una barra de progreso que ofrezca a los usuarios una clara indicación visual de lo que han avanzado, lo que aumenta las tasas de finalización de los formularios electrónicos.

Incluir la opción de guardar

Los usuarios deben tener la posibilidad de guardar su formulario electrónico en curso, sobre todo si el documento incluye varios campos de entrada de parte del usuario o información compleja, como en el caso de una solicitud de hipoteca.

Uso de autorrellenar, todas las veces posibles

Los formularios electrónicos pueden aprovechar el autocompletado, para elementos como el número de teléfono del usuario, la dirección de correo electrónico y la información de la tarjeta de crédito. El uso de esta opción puede acelerar el proceso de rellenado de los formularios y reducir los errores de entrada del usuario.

¿Cómo encajan los formularios electrónicos en una estrategia de gestión de documentos digitales?

Los sistemas de gestión digital de documentos bien ejecutados implican la captura y el almacenamiento eficientes de datos de forma segura, fácil de controlar e integrada con otros sistemas relacionados.

La digitalización de los formularios en papel suele ser uno de los primeros pasos en la transición a una estrategia de gestión de documentos digitales, en gran medida porque los formularios electrónicos suelen ofrecer un retorno de inversión positivo casi de inmediato. La integración de formularios electrónicos bien diseñados en una estrategia de gestión documental puede mejorar instantáneamente la calidad de los datos recopilados, reducir drásticamente los costes de procesamiento y proporcionar a una organización una gran cantidad de datos accesibles y relevantes.