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Los servicios de contenido capturan la información de forma inteligente y eficaz y la envían a la persona, el departamento o el proceso adecuados mediante canales digitales, normalmente a través de la nube. Dado que los servicios de contenido se basan en la nube, garantizan que su empresa cumpla con las cambiantes normativas de cumplimiento, sin dejar de ser rentable y escalable. Proporcionan un amplio conjunto de capacidades para la gestión de contenidos con el fin de satisfacer necesidades empresariales específicas, caracterizadas por un enfoque modular y orientado a los resultados. La empresa líder en investigación y análisis Gartner adoptó el término en 2017, definiéndolo como "un paquete de servicios y microservicios, plasmados como un conjunto de productos integrados o como aplicaciones separadas con APIs [interfaces de programación automatizadas] comunes y repositorios compartidos, para explotar diversos tipos de contenido y servir a múltiples áreas y numerosos casos de uso en toda una organización."
El término sustituye a la gestión de contenidos empresariales (ECM),que los líderes del sector consideraron inadecuada para describir la dinámica del mercado en desarrollo y las necesidades de las organizaciones. Los servicios de contenido aumentan la ideología de la gestión de contenidos empresariales, ampliando el enfoque para abarcar el acceso, la colaboración y el intercambio de información.
Los procesos empresariales no existen de forma aislada, sino que contribuyen a una compleja cadena de valor. Su rendimiento puede medirse en función de la eficacia con la que el contenido se mueve a través de los procesos, los departamentos y las organizaciones. La recepción e incorporación eficaz de los datos en las aplicaciones empresariales es un obstáculo importante en la carrera hacia la automatización inteligente. Las soluciones tradicionales de gestión de contenido, que hacen hincapié en los procesos basados en documentos, no pueden dar cabida a los nuevos y apremiantes retos de la utilización de datos. Los servicios de contenidos pretenden mitigar la amenaza del caos informativo y satisfacer las demandas en constante evolución de la gestión de contenidos.
Con un cambio creciente de soluciones basadas en la nube, los servicios de contenido desempeñan un papel cada vez más importante en la empresa y el lugar de trabajo remoto. Sin embargo, esto no exige una reorganización total de los sistemas de contenido. Los servicios de contenidos son un enfoque más estratégico que los adapta a los objetivos empresariales. Con esta perspectiva, las necesidades y los objetivos de la organización impulsan la gestión de contenidos.
Los servicios de contenido engloban un conjunto de plataformas, aplicaciones y componentes que gestionan los contenidos.
Las plataformas de servicios de contenido amplían las soluciones de la gestión de contenido empresarial. Mientras que un gestor de contenido empresarial consta de un único repositorio, estas plataformas tienen un repositorio primario y se conectan con otros para facilitar el acceso a la información en toda la empresa, y la gestión de procesos.
Las aplicaciones de servicios de contenido proporcionan soluciones para usos específicos en toda la empresa. También incluyen aplicaciones de enfoque vertical, como las de ingeniería, contabilidad o recursos humanos, a la vez que poseen una agrupación más centrada en los servicios relacionados con los contenidos que las plataformas de gestión. Algunos ejemplos son:
Los componentes de servicios de contenido son servicios basados en utilidades que amplían la funcionalidad de las aplicaciones existentes. Suelen ser utilizados por las API y no por el usuario final. Algunos ejemplos son:
El término gestión de contenido empresarial sigue utilizándose, pero el concepto ha evolucionado hasta convertirse en servicios de contenido que permiten a las empresas integrar nuevas capacidades en sus soluciones actuales para mejorar la automatización, el intercambio de información y otras funciones vitales. La tecnología de servicios de contenido permite a las organizaciones aprovechar los inmensos conocimientos y la inversión de capital ya disponibles. Simplemente ofrece un enfoque diferente del manejo de la información.
Los servicios de contenido permiten a las empresas optimizar el valor de los datos y contenidos de que disponen. En lugar de separar los contenidos en diferentes repositorios separados y de dificil acceso, los servicios de contenido hacen más por conectar a las personas, los contenidos y los procesos en todas las organizaciones y con los clientes, socios comerciales y proveedores.
Las principales ventajas son:
Las aplicaciones de servicios de contenido permiten a los usuarios obtener y trabajar con los contenidos que necesitan. Las plataformas permiten el desarrollo de plugins con poco o nada de código. Esto permite mejorar la experiencia del usuario sin necesidad de modificar el repositorio principal de contenidos. Los usuarios tienen acceso a contenidos dinámicos en el contexto de las aplicaciones que utilizan. Equipados con información personalizada, los empleados pueden trabajar con más eficacia y centrarse en las tareas que generan beneficios.
Los servicios de contenido están basados en la nube, por lo que son fácilmente desplegables y escalables. Los usuarios pueden acceder a ellos en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Las plataformas de servicios de contenido permiten a los usuarios combinar los nuevos servicios con los sistemas existentes para crear servicios de contenido híbridos y únicos.
El potencial de indexación y categorización automatizado e inteligente permite a los usuarios gestionar mejor cualquier contenido desde su creación hasta su eliminación. Donde quiera que se aloje el contenido, puede buscarse y recuperarse rápidamente. Las plataformas de servicios de contenido le ayudan a automatizar y controlar el flujo de contenidos dentro y entre los departamentos, los socios externos y los clientes para satisfacer sus necesidades empresariales particulares.
Las plataformas de servicios de contenido pueden proporcionar una fuente única y fiable de gestión integrada de registros, control de versiones y opciones de búsqueda sobre los datos empresariales, tanto si están almacenados dentro de la plataforma como en otros repositorios como ERPs, sistemas de contabilidad, SharePoint o Salesforce. La creación de un único origen para cualquier dato ayuda a garantizar que toda la actividad de contenido se adhiere a los procedimientos y políticas internas, externas y gubernamentales.
Las organizaciones suelen tener información almacenada en varios archivadores diferentes. Mientras que el gestor de contenido empresarial requeriría identificar, capturar y centralizar los datos, una plataforma de servicios de contenido mantiene el contenido en su lugar de origen, al tiempo que permite un acceso fácil y de acuerdo a las leyes. Una plataforma agnóstica a la nube puede admitir el almacenamiento en nubes privadas, públicas e híbridas. Con un mayor control de todos los contenidos repartidos por la organización, los trabajadores y los líderes pueden aplicar análisis avanzados para agudizar la toma de decisiones.
El mercado de los servicios de contenido sigue dando cada vez más importancia a la nube, la inteligencia artificial, la experiencia del usuario y la configurabilidad. Es importante investigar más en profundidad y fijarse en los aspectos diferenciadores. Algunas de las principales distinciones tienen que ver con las condiciones comerciales, las estructuras subyacentes, las características soportadas y los ciclos de lanzamiento. Gartner aconseja a los líderes responsables de la adquisición de tecnologías de servicios de contenido que:
Esencialmente, la ECM ofrece una metodología centralizada para alcanzar los objetivos operativos. Los servicios de contenido se basan en múltiples herramientas y estrategias para mejorar la eficiencia. Por ejemplo, un ECM se centra en cómo convertir los documentos en papel en información digital para su difusión. Los servicios de contenido se centran más en quién necesita esa información, diseccionando los datos para que los usuarios finales obtengan exactamente y sólo lo que necesitan para ejecutar tareas y cumplir objetivos.
Las necesidades de las empresas han crecido y cambiado drásticamente desde los tiempos de los repositorios de gestión de contenidos empresariales. Las expectativas de los trabajadores y los empleadores, la cadena de suministro, los clientes y las autoridades exigen una mayor flexibilidad en el acceso y entrega de la información. Los fundamentos del ECM en cuanto a acceso, inclusión y legalidad siguen siendo la base del éxito de la gestión de la información, pero los servicios de contenido ofrecen soluciones cada vez más eficientes y eficaces para los usuarios finales.