Gestión digital de documentos
La gestión digital de documentos es el componente principal de la gestión de contenidos empresariales. Se define como la representación digital y el almacenamiento seguro de documentos para que las empresas puedan alcanzar nuevos niveles de velocidad, precisión y transparencia, al tiempo que crean una infraestructura de información intuitiva, fiable y repetible. En resumen, la gestión digital de documentos permite a su organización modernizar los procesos internos y externos.
Una solución de gestión digital de documentos suele constar de cuatro componentes clave:
- Capturar y organizar sus documentos - Capturar desde cualquier fuente y organizar la información con clasificación, metadatos e indexación inteligente para que los documentos se integren con otros sistemas y se puedan encontrar mediante las búsquedas.
- Controle el acceso y aumente la transparencia - Las reglas inteligentes le permiten conceder acceso a los documentos sólo a quienes tienen la autoridad para verlos. Como todos los documentos se guardan en un repositorio digital, toda su organización puede acceder a la información empresarial en cualquier momento.
- Agilice la colaboración - Como todos los documentos se almacenan digitalmente, los equipos pueden anotar, enrutar y tomar decisiones basadas en el mismo documento. Esto elimina la posibilidad de tener múltiples versiones de documentos, reduciendo los errores y agilizando la colaboración.
- Cree una infraestructura documental coherente - Las soluciones de gestión digital de documentos pueden integrarse con los sistemas empresariales que su equipo ya está utilizando, como su ERP o CRM. Reduzca los errores inherentes al trabajo con varios sistemas integrando los sistemas principales.
