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Los programas de RRHH son soluciones digitales que ayudan a las empresas a priorizar, asignar y completar las tareas de recursos humanos. Su objetivo suele ser automatizar las tareas que antes se realizaban manualmente, para que los empleados puedan terminar su trabajo de forma rápida, eficiente y sencilla. El software de RRHH maximiza el rendimiento durante la jornada laboral del Director de RRHH, pero también ayuda a otros directores y empleados a mejorar su propia productividad.
Existen varios tipos de software de RRHH, como el de gestión del capital humano, el de sistema de información de recursos humanos y el de sistema de gestión de recursos humanos. A algunas empresas les resulta conveniente confiar en un solo programa, mientras que otras incorporan varias soluciones de software empresarial diferentes. En situaciones como ésta, algunos miembros del personal pueden confiar en un software especializado, como los programas de contabilidad o de marketing. El software para gestores de RRHH puede incluir características que simplifiquen el proceso de nóminas, pero no es un software de nóminas.
El software de RRHH suele estar diseñado para su uso en PC o portátil, pero cada vez hay más programas que también son compatibles con smartphones o tablets. Esto ayuda a los empleados a acceder a los datos esenciales cuando trabajan a distancia, para que tengan cierta flexibilidad con sus horarios. Dar a los empleados la opción de trabajar desde casa puede mejorar la moral en el lugar de trabajo al reforzar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal de su equipo.
El software de RRHH puede ayudar a su equipo a tomar decisiones basadas en datos, permitiéndole comparar los análisis sobre los empleados o los clientes. Digamos que el empleado nº 1 y el empleado nº 2 quieren un nuevo puesto que se va a abrir en su empresa. Después de comparar los datos en el software de RRHH, puede descubrir que mientras el empleado nº 1 tiene una asistencia perfecta y lleva más tiempo en la empresa, el empleado nº 2 tiene unas revisiones de rendimiento más altas y menos informes de incidencias. También puede observar que el empleado nº 2 vende más bienes o servicios al año, lo que refuerza aún más su decisión de ofrecer a este trabajador el ascenso.
El software orientado a los responsables de RRHH también ayuda a simplificar el proceso de contratación para los candidatos que no son empleados actuales. Puede programar entrevistas y crear un archivo digital para los solicitantes, y luego revisar las tendencias de ventas para asegurarse de que realiza las entrevistas durante las horas en que su negocio no está excesivamente ocupado. También puede notificar a otros miembros del equipo sobre las entrevistas, como por ejemplo a un director de marketing que quiera conocer a los solicitantes para el equipo de ventas. Esto le ayuda a asegurarse de que contrata a los empleados que encajan bien en el puesto que desean, en lugar de limitarse a contratar a los solicitantes que superan el proceso de la entrevista.
El software de RRHH también puede ayudar a mantener a los clientes contentos e impulsar la productividad. Por ejemplo, su software puede sugerir la programación de 30 empleados en lugar de 25 para la hora punta de la cena de su restaurante. Aunque en un principio pueda parecer que programar a tantos trabajadores podría costar dinero extra a su empresa, los informes de ventas de su software de RRHH pueden indicar lo contrario. Es posible que descubra que, cuando los pedidos se llenan rápidamente, su negocio puede atender a más clientes durante la hora punta de la cena, anulando así el coste de programar personal adicional.
Los empleados dedican un número determinado de horas a la semana, aunque a algunas empresas no les importe pagar horas extras. Esto significa que las tareas o proyectos importantes pueden quedar sin terminar, por mucho que el personal trabaje. El software de RRHH simplifica las tareas que consumen más tiempo, para que los empleados puedan hacer más tareas en menos tiempo. Esto ayuda a mantener los gastos de nómina bajos al reducir la necesidad de contratar trabajadores adicionales u ofrecer a los empleados existentes el pago de horas extras.
El software de RRHH ayuda a agilizar las operaciones, como la programación o el control del rendimiento. Estas son algunas de las cosas que puede hacer con esta solución:
¿Ha trabajado alguna vez en una empresa que controle la asistencia con un calendario o una libreta? El seguimiento de las solicitudes de vacaciones, los permisos y los retardos puede resultar rápidamente confuso cuando se utiliza este método, y resulta incómodo tanto para los supervisores como para el personal que dirigen. El software de RRHH mantiene un registro digital de la asistencia de los empleados, y los trabajadores pueden incluso presentar solicitudes de tiempo libre directamente a través del sistema en lugar de reunirse primero con RRHH.
Los archivos escritos a mano no son un método de organización ideal ya que pueden perderse o destruirse fácilmente. Si su empresa sufre un robo o daños durante un incendio o una inundación, puede perder toda esta información importante.
El software de RRHH ayuda a las pequeñas y grandes empresas a establecer procedimientos rápidos y coherentes para las tareas esenciales. Debería considerar esta solución si quiere agilizar las operaciones de cualquiera de estas áreas:
Casi todas las empresas pueden beneficiarse del software de RRHH, incluso las nuevas empresas con muy pocos empleados. El software ayuda a su empresa a establecer y mantener los procesos desde el primer día, de modo que no haya confusión sobre cómo deben realizarse las tareas. También libera a los gerentes para que se centren en otras cuestiones, como reducir el número de lesiones en el lugar de trabajo o mejorar las tasas de asistencia en los diferentes turnos.
El software de RRHH no es sólo para los trabajadores de oficina. Puede utilizar este tipo de software si dirige un restaurante, gestiona una boutique o presta servicios médicos en un gran hospital. Hay programas para una gran variedad de profesiones, desde gerentes de empresas hasta médicos.
Independientemente de su sector, la gestión de las nóminas puede ser estresante, incluso para las pequeñas empresas. El software de RRHH puede hacer un seguimiento de las horas que trabaja cada empleado y, a continuación, enviar estos datos a un proveedor de nóminas para el depósito directo o la transferencia. Cuando los empleados fichan a la entrada y salida mediante un sistema de RRHH, se evitan los desacuerdos sobre el número de horas trabajadas frente a las horas realmente programadas. También puede controlar las ausencias y los retrasos, lo que es importante si su empresa despide a los empleados que faltan con frecuencia.
Piense en todas las tareas que realiza a lo largo de su jornada laboral y luego pregúntese cuántos elementos siguen en su lista de tareas pendientes cuando se va a casa. El software de RRHH ayuda a eliminar las tareas manuales, lo que facilita que usted y el resto de su equipo puedan terminar otros proyectos a tiempo.