Expedientes de Empleados

¿Qué son los expedientes de empleados?

Los expedientes de empleo, son los registros que mantiene una empresa para hacer un seguimiento de la relación con un empleado. Estos registros pueden incluir información básica recogida durante el proceso de entrevista, como por ejemplo:

• Nombre
• Información de contacto
• Historial laboral
• Formación académica
• Certificaciones
• Notas de la entrevista
• Referencias

Los registros de empleo también pueden contener información recopilada durante el proceso de contratación, algunos de los cuales los empleadores están obligados a verificar y mantener en archivo por las normativas legales de empleo estatales y federales, tales como:

• Nacionalidad
• Número de la Seguridad Social
• Normativa que rige sus impuestos para las nóminas
• Retenciones
• Tarjeta de identificación (DNI)
• Fecha de inicio del empleo
• Puesto de trabajo
• Salario
• Pruebas de autorizaciones y credenciales relacionadas con el trabajo

Los registros generados a lo largo del tiempo también pueden formar parte del expediente de personal o del expediente de un empleado, incluyendo:

• Hojas de asistencia
• Evaluaciones de rendimiento
• Documentación disciplinaria
• Historial de nóminas
• Información sobre las prestaciones
• Foto oficial

¿Por qué son importantes los registros básicos de empleo?

Mantener un registro básico para cada empleado es una responsabilidad legal fundamental para dirigir una empresa. Por ejemplo, conocer el nombre legal completo de una persona, su nacionalidad y su número de la Seguridad Social permite a un empleador verificar que un empleado potencial tiene permiso para trabajar en un país determinado y retener los impuestos estatales correspondientes de la nómina. Si se lleva a cabo una auditoría en la empresa, la dirección puede presentar un expediente de cada empleado que demuestre que esta información fue recopilada y verificada por la empresa antes de empezar a trabajar.

Del mismo modo, los registros de empleo que incluyen hojas de trabajo, ayudan a justificar que un empleado fue pagado por todo el trabajo realizado a la tasa de pago adecuada y recibió cualquier beneficio vinculado a esas horas trabajadas. Si un empleado presenta una reclamación por horas extra no pagadas o por falta de prestaciones, el registro de empleo que contiene las hojas de asistencia puede formar parte del expediente que la empresa puede utilizar para defenderse de la reclamación.

¿Cuáles son las ventajas de los expedientes de empleados detallados?

Unos registros de empleados detallados, ayudan a las empresas a prepararse para cualquier tipo de contingencia. También apoyan un proceso de recursos humanos más estandarizado y sistemático, que suele ser el objetivo de las empresas con plantillas grandes y diversas.

Por ejemplo, los expedientes que incluyen certificaciones y formación de un empleado pueden ayudar a una empresa a demostrar que la persona contratada estaba cualificada para el trabajo en caso de un incidente que exponga la responsabilidad de la empresa. Imagínese una escuela que no tuviera pruebas de que un conductor de autobús tuviera permiso de conducir adecuada para el trabajo o que un profesor contratado por la escuela tuviera antecedentes penales.

Las grandes empresas pueden enfrentarse a reclamaciones por prácticas de empleo discriminatorias, como en los ascensos o los despidos, y un registro de empleo que muestre el historial de las evaluaciones de rendimiento y las medidas disciplinarias puede ser la mejor manera de que la dirección pueda demostrar su imparcialidad o que siguió la política estándar de la empresa.

Mejores prácticas para mantener al día los registros de los empleados

La forma en que una empresa desarrolla y mantiene los registros de empleo no está estandarizada en todas las industrias, aunque algunas de las mejores prácticas son comunes para las empresas bien gestionadas. En el nivel básico, una empresa debe mantener registros que contengan suficiente información para cumplir con las leyes de empleo estatales de cada industria. Algunas leyes laborales también aumentan los requisitos de mantenimiento de registros de una empresa en función del número de personas que emplea.

Más allá del cumplimiento básico de la ley, las mejores prácticas para desarrollar un sistema de expedientes de empleados, que cubra la mayoría de las bases son:

• Definir qué se considera un registro. No todos los documentos pueden clasificarse como registros de empleado. Desde el principio se debe determinar qué documentos deben ir a un archivo para cumplir con las obligaciones legales y proteger a la empresa de la responsabilidad.
• Crear un calendario de conservación. Es imposible conservar para siempre los expedientes laborales de todos los empleados pasados y presentes. Las leyes establecen directrices sobre el tiempo que una empresa debe conservar determinados registros laborales después de que un empleado deje la empresa. Sobre la base de estos requisitos legales, una empresa debe establecer un calendario de retención de documentos que elimine la información obsoleta o que ya no haga falta guardar y conserve todo el material relevante.
• Limitar el acceso. Sólo el personal autorizado debe tener acceso a los expedientes laborales. El establecimiento de protocolos de acceso protege tanto a la empresa como al empleado del mal uso de la información.
• Determinar el formato y el almacenamiento. Los expedientes de empleo pueden mantenerse en el formato tradicional de papel en un sistema de archivadores; en formato digital, donde los documentos originales se escanean con un sistema informático; o en una combinación de ambos. Determinar dónde se almacenarán los expedientes de empleados y cómo se accederá a ellos es clave en el desarrollo de un sistema que funcione. Por ejemplo, muchos programas de contabilidad informatizados pueden ordenar la información de los empleados a efectos de nóminas, lo que satisface muchos requisitos de la normativa laboral.
• Mantener la seguridad y la privacidad. Un aspecto importante de la recogida de información es el mantenimiento de la seguridad y la privacidad de esos datos. Ya sea asegurándose de que losa rchivadores que guardan los registros de empleo permanezca cerrada con llave, o que la base de datos informática que almacena la información cuente con la última encriptación para que los hackers no puedan acceder al sistema. La empresa debe tomar precauciones para garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a la información de un empleado.

¿Qué registros laborales deben mantenerse por separado?

Existen ciertos registros que requieren una protección especial debido a que contiene datos sensibles de los trabajadores, y la privacidad que está garantizada por la ley que lo rige. Estos registros de empleo deben mantenerse separados del expediente personal básico y deben tener un mayor nivel de seguridad con un acceso limitado para aislar a los empleadores de la responsabilidad. En estos registros se incluyen:

• Registros médicos. Los empleadores deben mantener la confidencialidad de la información médica de un empleado manteniendo los documentos relacionados con la medicina separados de los registros generales. Esto incluye los resultados de las pruebas de drogas/alcohol, las reclamaciones de compensación de los trabajadores, la inscripción en el seguro de salud, las condiciones médicas o discapacidades y los resultados de aptitud laboral.
• Información crediticia. Las empresas deben mantener la confidencialidad de la información crediticia relacionada con el consumidor, los informes crediticios y los datos financieros personales. Por lo tanto, si un empleador obtiene un informe crediticio para determinar la idoneidad de una posible contratación o lo hace periódicamente para garantizar la responsabilidad financiera continua de un empleado, los registros deben estar separados del archivo principal del empleado y mantenerlos de manera confidencial.
• Reclamaciones y demandas. Los documentos relacionados con cualquier reclamación laboral realizada en virtud de la política interna de la empresa a través de un organismo gubernamental, o a través de una demanda judicial, deben agregarse y conservarse hasta que la reclamación o la demanda se resuelva por completo.