¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos es el uso de la tecnología para automatizar los procesos manuales, especialmente los repetitivos. Esto suele aplicarse a los procedimientos empresariales basados en papel, como el procesamiento de facturas y la gestión de empleados. Con la automatización de procesos, cualquier tarea sencilla y repetitiva puede descargarse de un entorno de trabajo físico a un espacio de trabajo virtual que requiere muchos menos recursos humanos. La automatización de procesos produce resultados más rápidos y consistentes.
Considere, por ejemplo, un documento en papel que debe pasar de un representante de ventas a un gerente, luego a un vicepresidente y por último a un jefe de cumplimiento. Este documento podría tardar días en pasar por cada oficina y podría perderse en algún punto del camino. Mediante la automatización de los procesos, este documento podría digitalizarse y pasar por todos los departamentos sin problemas y con confirmación de recepción por parte de cada miembro de la cadena. Este uso de la gestión digital de documentos es sólo un ejemplo de cómo la automatización de procesos ayuda a aumentar la eficiencia en pequeños aspectos que, en última instancia, pueden suponer una mejora importante de la eficiencia.
Principales beneficios de la automatización de procesos
El objetivo general de la automatización de procesos en las empresas es aumentar la eficiencia, ofrecer un mejor servicio a los clientes y, en última instancia, aumentar los beneficios. Sin embargo, dentro de estos beneficios generales, hay otros más pequeños. A continuación se presentan algunas de las principales ventajas de la automatización de procesos que se suman a un mayor éxito a gran escala:
- Reducción del tiempo de trabajo manual: Las tareas sencillas, como la distribución de documentos en papel, la copia de informes, el envío de formularios por correo electrónico y la recopilación de datos, pueden requerir mucho tiempo. En muchos casos, estas tareas pueden incluso requerir toda la atención de los empleados. Mediante la automatización de procesos, las empresas pueden reducir drásticamente el tiempo que los empleados dedican a las tareas manuales y disponer de más tiempo para centrarse en las tareas estratégicas.
- Disminución de los errores humanos: Incluso los empleados más cuidadosos cometen errores, y usted sabe lo importante que puede ser una casilla marcada erróneamente o una firma olvidada en un documento importante. Con la automatización de los procesos, los errores humanos pueden marcarse y corregirse inmediatamente, lo que mejora en gran medida la precisión con la que se ejecutan las funciones críticas.
- Mejora de la seguridad: Un flujo de trabajo digital puede ofrecer un entorno seguro en el que los documentos están constantemente respaldados y disponibles solo al personal con credenciales.
- Mayor flexibilidad operativa: En el mundo empresarial actual, las necesidades de un cliente pueden cambiar en un instante. Con el software de automatización de procesos adecuado, esas necesidades cambiantes pueden adoptarse rápidamente en su proyecto.
- Menores costes: Todo el mundo sabe que el tiempo es oro, y la automatización de procesos puede ahorrar a su empresa un tiempo valioso. Al mantener a los empleados centrados en sus tareas principales en lugar de perseguir el papel, las empresas pueden sacar el máximo provecho de una mano de obra cualificada.
- Mejora de la satisfacción de los empleados y los clientes: Los trabajadores de hoy en día están mejor formados y más capacitados que nunca. La automatización de procesos puede ayudar a sus trabajadores a aplicar los conocimientos que tanto les ha costado adquirir de forma más significativa, sin la distracción de las tareas repetitivas. Con trabajadores más satisfechos, su empresa puede estar mejor posicionada para ofrecer el mejor servicio posible a los clientes.
La automatización de procesos puede ayudarle de múltiples maneras
Aunque la automatización de los procesos empresariales se utiliza a menudo para tareas organizativas repetitivas, puede ser una poderosa herramienta en múltiples departamentos de una empresa. Para los gestores empresariales creativos, la automatización de procesos no termina en la sala de fotocopias.
Un ejemplo es la gestión de las instalaciones de una empresa. Utilizando tecnología fácilmente disponible, cosas como las bombillas y los termostatos inteligentes, se pueden automatizar, y que de otro modo, requerirían personal de mantenimiento especializado. Combinando las tecnologías de las que disfrutamos en la vida cotidiana con el software de automatización de procesos adecuado, las empresas pueden recuperar unos preciados minutos al día, que pueden sumar horas cada año.
La automatización de procesos también puede ser una herramienta ideal para los recursos humanos. El proceso de contratación puede crear un largo rastro de documentos digitales que circulan entre muchas personas de una empresa. Al automatizar el proceso en un entorno online centralizado, cada persona que participa en el proceso de incorporación puede acceder fácilmente a los documentos, añadir comentarios y confirmar su participación. Algunas herramientas automatizadas pueden incluso ayudar a los responsables de contratación a filtrar las solicitudes, identificar a los candidatos cualificados y descartar a otros. Desde la programación de reuniones hasta el soporte a los empleados, la automatización de procesos puede ayudar a las empresas a aprovechar las tecnologías avanzadas para conseguir lugares de trabajo más eficientes y productivos.
¿Por dónde empezar?
Si ha decidido que ha llegado el momento de introducir la automatización de procesos en su empresa, debe saber algunas cosas. A continuación, le ofrecemos una lista de algunos pasos fundamentales para ayudar a automatizar digitalmente los procesos de su empresa sin problemas y alcanzar el éxito:
- Identificar los procesos a automatizar: El primer paso para introducir la automatización de procesos en su empresa es identificar los procesos que son adecuados para la automatización. Recuerde que algunas tareas dentro de una empresa están mejor con un toque humano, pero no tenga miedo de ser creativo y explorar todas las opciones.
- Recoger y analizar los datos: El siguiente paso es recopilar todos los datos que pueda sobre los procesos que le gustaría automatizar. Analice factores como los niveles de eficiencia actuales y los puntos del proceso actual que ralentizan las cosas. Al recopilar y analizar estos datos, se obtienen métricas concretas con las que medir el progreso.
- Establezca objetivos: Una vez seleccionados los procesos a automatizar y analizado el rendimiento actual, hay que establecer objetivos de mejora. Esta etapa es fundamental para el proceso de implantación, ya que ayuda a clarificar los objetivos y a garantizar un sólido rendimiento de su inversión en automatización.
- Defina cada paso del nuevo proceso automatizado: El siguiente paso es planificar cuidadosamente cada paso del proceso de automatización. ¿Se mantendrá alguno de los procesos manuales o se pasará a un proceso totalmente automatizado? La creación de una representación visual del proceso que se va a automatizar puede reducir el riesgo de olvidar algún paso esencial.
- Adaptarse a los comentarios de los usuarios: Asegúrese de colaborar con los usuarios finales durante las fases de desarrollo de la automatización de procesos. Incorpore las notas e ideas de quienes utilizarán esta nueva tecnología a diario.
- Establezca puntos de referencia: Antes de poner en marcha el nuevo proceso automatizado, es importante identificar los indicadores de rendimiento. Éstos ayudan a determinar si el proceso automatizado está cumpliendo los objetivos o requiere un mayor desarrollo.
- Integrar el proceso automatizado: Introduzca el nuevo proceso automatizado en un entorno controlado, como una prueba beta. Aproveche este periodo de prueba para identificar cualquier error antes de poner en marcha el proceso automatizado.
- Supervisar y seguir recogiendo datos: Una vez puesto en marcha el proceso automatizado, siga utilizando indicadores de rendimiento y recopilando datos para asegurarse de que se alcanzan los objetivos.
