Archivado Digital

¿Qué quiere decir Archivado Digital?

El archivado digital es la acción de guardar digitalmente los documentos de una empresa, corporación u organización para el acceso digital a largo plazo.

Es un avance tecnológico que muchas empresas están deseando adoptar. Atrás quedaron los días de los archivadores y montones de carpetas manila almacenados en un sucio armario. El almacenamiento fluido y racional ofrece a los directores de empresas y a los empleados una alternativa rápida a hojear los registros fiscales antiguos. Aun así, algunos pueden dudar en convertir su información a una base de datos, ya sea por sus vínculos con los métodos tradicionales o por sus reservas sobre la eficacia de las últimas técnicas. Conocer las ventajas del archivado digital y saber cómo empezar a hacerse digital puede facilitar la transición.

¿Por qué es importante?

Facilidad de acceso y prevención de accidentes

A medida que pasan los años en las empresas, guardar todos sus documentos antiguos parece irracional. Sin embargo, muchos desconocen lo que puede destruirse y lo que debe conservarse en caso de emergencia o problema legal. Los accidentes o los robos pueden significar la destrucción de registros importantes, y los empleados pueden perder un tiempo valioso rebuscando entre años de papeles para encontrar una información relevante. El archivado digital es la solución a todos estos problemas. La capacidad de búsqueda y el mantenimiento de registros organizados facilitan la búsqueda de información importante, y los medios cargados en una base de datos digital basada en la nube, eliminan el riesgo de daños causados por fuerzas naturales como el fuego o el agua, ya que reflejan los datos y almacenan la copia en una ubicación independiente.

Sostenibilidad a largo plazo

Muchos blogueros, escritores e instituciones digitales se preguntan por la accesibilidad a largo plazo de su trabajo. La preservación digital ha avanzado en la conservación de la información durante décadas, incluso siglos. Por ejemplo, los números del New York Times de mediados del siglo XIX están disponibles en línea gracias al archivado digital. Puede que conservar los documentos de su empresa durante cientos de años no sea una preocupación seria para usted en este momento, pero los propietarios inteligentes y previsivos buscan formas de hacer accesible la información durante años en el futuro. El papeleo fiscal y legal, los contratos o las hojas de cálculo pueden codificarse y archivarse para futuras necesidades dentro de una base de datos sostenible con una perspectiva a largo plazo.

Conciencia del medio ambiente

Entre las preocupaciones más comunes sobre la digitalización se encuentra la amenaza de un aumento de las emisiones de carbono y del consumo de energía, pero tanto los periódicos como las instituciones de investigación y los científicos están avanzando en sus esfuerzos por combatir estos efectos. Si bien es cierto que la digitalización de los medios impresos tiene su propio impacto medioambiental, los beneficios de la revolución digital son evidentes. A medida que la tala de árboles y la deforestación se convierten en temas del día, se buscan métodos alternativos de documentación y archivado, tanto para reducir el impacto ambiental como para calmar la mente de los consumidores. El archivado digital permite a las empresas almacenar cantidades casi ilimitadas de información de forma renovable y cada vez más sostenible.

¿Cómo crear un archivo digital?

Elija un sistema de gestión documental

Las opciones de gestión de datos de Docuware son perfectas para empresas de cualquier tamaño. La digitalización de los procesos que hacen funcionar una empresa, desde la contabilidad hasta el archivado, reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas y mantiene a su equipo centrado en tareas más importantes, como la interacción con los clientes y la gestión de proyectos. Un buen sistema de gestión documental, o DMS, tiene:

• Opciones de almacenamiento escalables para su empresa, basadas en la nube. 
• Capacidades de búsqueda flexibles para un acceso racional.
• La capacidad de automatizar los procesos monótonos que restan energía a sus empleados, como el procesamiento de facturas.
• El control de versiones, que le permite acceder a varias versiones de un documento conservando el original en caso de que otra versión se altere o se elimine accidentalmente.

Inicie el inventario

Cargar la información cada vez que la encuentras no contribuye a un sistema organizado. Hacer un inventario de todos sus archivos va a requerir mucha paciencia, pero es una tarea necesaria que debe hacerse de forma organizada. Empiece por un tipo de información, como la información fiscal, los registros de propiedad o los documentos empresariales importantes. A continuación, revise los contratos y los currículos de los empleados, tanto los anteriores como los actuales. Si su empresa tiene numerosos departamentos, cargue la información de cada uno de ellos, de uno en uno, y enseñe a sus empleados a llevar los registros en la nueva base de datos.

Al realizar un inventario, es probable que tenga que deshacerse de archivos innecesarios, sin embargo, esto no debe hacerse de manera imprudente.

Identifique los archivos y documentos importantes

Anteriormente mencionamos que algunas empresas no saben de qué deshacerse y qué conservar. Como regla general, la información fiscal que tenga menos de siete años de antigüedad debe conservarse en caso de un problema con la agencia tributaria. Los documentos relativos a los empleados, como las solicitudes de empleo, los contratos y la información sobre las nóminas, deben conservarse indefinidamente. Las escrituras, los registros de propiedad, la información sobre las acciones, los acuerdos con los accionistas y las pruebas de propiedad también deben documentarse y guardarse indefinidamente. Por supuesto, los datos sobre préstamos e información bancaria también deben guardarse, pero no es necesario guardarlo todo. Si no está directamente relacionado con el funcionamiento de su negocio, probablemente no necesite conservarlo.

El archivado digital tiene más beneficios de los que se pueden enumerar. Los empleados tienen más tiempo para dedicarse a las tareas necesarias y pierden menos tiempo en el papeleo. Los espacios de trabajo son más respetuosos con el medio ambiente, se puede evitar con seguridad la destrucción de información necesaria para cumplir con los requisitos de la normativa, y la sostenibilidad de los archivos digitales significa que los archivos son accesibles durante todo el tiempo que se necesiten.

La tarea de subir sus documentos a un servidor basado en la nube o a una base de datos local no tiene por qué ser complicada. Hacer un inventario, trabajar con un buen DMS e identificar qué es lo más importante que hay que conservar puede hacer que el proceso sea fluido. Con el archivado digital, puede centrarse en hacer crecer su negocio y avanzar hacia el futuro.