Durch die Einführung eines Systems für das Enterprise Content Management (ECM) hat die Buchhaltung riesige Vorteile durch höhere Effizienz und Kosteneinsparungen. Richtig implementiert, ergibt sich eine großartige Rentabilität der ECM-Investition. Andere Abteilungen des Unternehmens mögen weniger begeistert sein und sich nur widerstrebend mit der ECM-Idee auseinandersetzen, weil sie nicht verstehen, wie ECM in ihre Arbeitswelt passt.
Die Juristen aus der Rechtsabteilung beispielsweise reagieren oft eher ablehnend auf ECM-Projekte – entweder wegen Bedenken bei der Compliance oder wegen Missverständnissen bei der Rechtsverbindlichkeit digitaler Dokumente. Wer schon lange Verträge verfasst, glaubt fälschlicherweise oft noch, dass nur der eigenhändig unterschriebene Schriftsatz das Dokument rechtskräftig macht. Auch wenn das für manche Dokumente immer noch richtig sein mag – im Zeitalter des E-Commerce sind digitale Dokumente verbindlich. Mögen die gesetzlichen Vorschriften auch von Land zu Land unterschiedlich sein, der Trend ist klar: Digitalen Verträgen gehört die Zukunft.
Auch Verkäufer stemmen sich manchmal gegen die Digitalisierung, weil sich damit ihr gewohnter Umgang mit dem Kunden ändert. Sie sind es gewohnt, mit dem Kunden Prospekte und Kataloge zu wälzen, um ihn danach einen Auftrag unterschreiben zu lassen. Sie fürchten, dass mit der Digitalisierung der Verkaufsunterlagen auch das Zwischenmenschliche im Verkaufsgespräch verloren geht – was ihnen den Abschluss erschwert.
Widerstände überwinden
Wer widerstrebende Abteilungen von ECM überzeugen will, sollte die Kosten des Beharrens auf Papier ansprechen. Neben den laufenden Ausgaben für Büromaterial, Ablageplatz und Arbeitszeit für den Umgang mit den Papierdokumenten kommen dazu auch noch die Defizite bei der Agilität der Abteilung. Im Verkauf gibt es beispielsweise eine umfangreiche Korrespondenz zwischen dem Kunden und Verkäufer, bis ein überzeugendes Angebot ausformuliert ist. Müssen dabei auch noch andere Abteilungen, wie zum Beispiel Produktion oder Entwicklung, einbezogen werden, wird dieser Prozess als digitaler Workflow wesentlich zügiger ablaufen als auf Basis von Papierdokumenten.
Die gewonnene Agilität im Verkauf spart nicht nur ganz direkt Zeit und Geld, sondern verbessert auch die Reaktionszeit des Unternehmens und beeinflusst damit ganz unmittelbar die Kundenzufriedenheit. In der Buchhaltung verbessert diese Agilität genauso unmittelbar den Cashflow. Dauert es beispielsweise im Durchschnitt noch 30 Tage nach dem Rechnungsversand per Briefpost, bis die Zahlung des Kunden auf dem Bankkonto eingeht, kann dieser Prozess in einem digitalen Umfeld auf Wochen oder Tage verkürzt werden, was der Liquidität des Unternehmens zugutekommt. Umgekehrt lassen sich beim Eingang digitaler Rechnungen Skonti nutzen oder Mahnungen vermeiden und damit Kosten sparen, die der zeitraubende Rechnungseingang auf Papier verursacht.
Digitale Workflows verkürzen die Durchlaufzeit
In der Rechtsabteilung verkürzen digitale Workflows die Durchlaufzeit und beschleunigen die Genehmigungsprozesse. Weil es einfacher wird, nur die Änderungen zu bearbeiten, muss nicht jedes Mal das gesamte Dokument begutachtet werden. Außerdem sind die in vielen ECM-Systemen vorhandenen Protokollmechanismen für die Juristen sehr nützlich; so wird dokumentiert, wer ein Dokument eingesehen und wann er es geändert hat. Diese Informationen stehen sehr einfach für Prüf- und Dokumentationszwecke bereit.
Auch die Personalabteilung profitiert von einer Umstellung auf ECM, beispielsweise beim Bewerbungs- und Recruiting-Prozess. Schon bei der Einstellung erhalten neue Mitarbeiter den Eindruck, dass ihr künftiger Arbeitgeber modern ist. Außerdem wird der gesamte Einstellungsprozess beschleunigt, wenn Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträge nicht mehr per Briefpost unterwegs sind.
Ob Personal-, Vertriebs- oder Rechtsabteilung mit ECM starten: Immer ist es entscheidend für die Akzeptanz, die Digitalisierung dort mit dem Prozess zu starten, bei dem ECM die größten Fortschritte bei Kundenzufriedenheit oder Profitabilität verspricht. Im Vertrieb dürfte das die Angebotserstellung sein. Werden diese Prozesse dann Schritt für Schritt digitalisiert, verbessern sich damit auch die Key-Performance-Indikatoren (KPIs) der Abteilung. Das spricht sich im Unternehmen herum und stärkt die Akzeptanz von ECM in der Belegschaft, was wiederum den Rollout in anderen Bereichen erleichtert.
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