Mit rund 1.700 in Deutschland tätigen Chemieunternehmen repräsentiert der Verband der chemischen Industrie (VCI) mehr als 90 Prozent des Umsatzes der chemischen Industrie. Nicht der Austausch unter den Mitgliedsunternehmen – auch der Dialog mit allen gesellschaftlichen Kräften generiert enorme Dokumentenmengen. Als Ende 2013 die Frankfurter VCI-Verbandszentrale umfassend renoviert wurde, entschieden die Verantwortlichen, die analoge Aktenverwaltung zu digitalisieren.
Mit einem DMS sollten bestehende Papierberge ‒ auch unter ökologischen Aspekten ‒ deutlich reduziert und die Bearbeitungsprozesse effizienter sowie die Auskunftsfähigkeit kundenfreundlicher gestaltet werden. Eine ROI-Kalkulation zeigte auf, dass sich die DMS-Investition allein durch zu erwartende Einsparungen bei Aktenschränken und Büroflächen mittelfristig amortisieren würde.
Die DMS-Implementierung erfolgte Anfang 2014 und papierbasierte Abläufe wurden sukzessive in digitale Prozesse überführt. In einem ersten Schritt wurden rund 3.000 Aktenordner vom Behindertenwerk Frankfurt/Main als spezialisiertem Scan-Dienstleister digitalisiert; bis Mitte 2015 wurden über 500 weitere Papierordner zusätzlich digitalisiert. Heute werden beim VCI nicht nur Geschäftsprozesse mit der Dokumentenmanagement-Lösung optimiert, sondern auch detaillierte Verfahrensdokumentationen realisiert. Und auch die Personalakten sämtlicher 140 Mitarbeiter liegen inzwischen digital vor.
Auf der DocuWare User Conference 2016 (5.-6.10. in Frankfurt) schildert Dipl.-Ing. Peter Oberländer, Leiter Bereich IT, in seinem Vortrag, wie der VCI mit dem Dokumentenmanagement-System seine Personalakten digitalisiert hat; welche Unterlagen beispielsweise die Akten enthalten und wie die Sicherheit gewährleistet ist.
Welche Prozesse im HR-Bereich noch optimiert werden können, lesen Sie in der neuen Solution Info „DocuWare im Personalwesen“.
Die Fachzeitschrift IT-Mittelstand hat in der Ausgabe 1-2/2016 ausführlich über den DocuWare-Einsatz beim VCI berichtet. Hier geht es zum vollständigen Bericht „Hauptsache, die Chemie stimmt“.
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