Neuer Schwung für die Digitalisierung
Mit der Erweiterung der Geschäftsführung entstand der Wunsch nach einer konsequenten Automatisierung der internen Abläufe. Ziel war es, Kosten zu senken, Effizienzgewinne zu erzielen und papierbasierte Prozesse nachhaltig zu reduzieren. Gesucht wurde eine Cloud-Lösung mit intuitiver Benutzeroberfläche, breiten Integrationsmöglichkeiten – insbesondere mit Microsoft 365 – und einer leistungsfähigen, gut dokumentierten Entwicklungsschnittstelle. DocuWare erfüllte diese Anforderungen ohne Kompromisse.
Durchgängig automatisierte Abläufe ohne Medienbrüche
Die Einführung startete mit der digitalen Rechnungsfreigabe und wurde schrittweise erweitert. Heute ist der gesamte Prozess von der Bestellanforderung bis zur Rechnungsverbuchung vollständig automatisiert: Die Fachabteilungen erstellen ihre Bestellanforderungen über ein digitales DocuWare Formular, das den Freigabe-Workflow startet und die Bestellung in Navision auslöst. Eingehende Lieferscheine werden gescannt, von DocuWare automatisiert ausgelesen, mit den Bestelldaten abgeglichen und vollständig indexiert im digitalen Archiv abgelegt. Die Rechnungsverarbeitung folgt einem ähnlichen Prinzip: DocuWare liest die per E-Mail eingehenden Rechnungen aus, verknüpft sie mit der zugehörigen Bestellung, prüft auf Basis der Lieferscheine den Wareneingang aller Positionen und startet den Freigabeprozess. Nach formeller, sachlicher und kaufmännischer Prüfung werden die ausgelesenen Daten an Navision übergeben, wo die Buchung nur noch bestätigt werden muss.
Nach der erfolgreichen Einführung im Einkauf und Rechnungswesen weitete AGRODUR den Einsatz von DocuWare auf über 20 weitere Geschäftsprozesse aus – darunter die Angebotserstellung, die Verarbeitung eingehender Bestellungen, das Reklamationsmanagement sowie verschiedene Abläufe im Personalwesen. Mehr als 100 Mitarbeitende arbeiten inzwischen täglich mit der Lösung.
Intelligente Dokumentenverarbeitung für „First-Time-Right“
Besonders profitiert AGRODUR von der intelligenten Dokumentenverarbeitung mit DocuWare IDP (Intelligent Document Processing). Durch die automatische Erkennung, Extraktion und Validierung der Dokumentendaten erreicht das Unternehmen bereits im ersten Durchlauf eine zuverlässige und korrekte Verarbeitung – ganz ohne manuelle Übertragungen oder nachgelagerte Korrekturen. Dies verbessert nicht nur die Qualität und Effizienz der Abläufe, sondern senkt gleichzeitig die Prozesskosten. Kommt es doch einmal zu Rückfragen, stehen relevante Dokumente per Knopfdruck zur Verfügung. Sachverhalte lassen sich dadurch schnell und transparent klären. Zudem stärkt die strukturierte Einbindung aller Beteiligten die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit spürbar.
Mit DocuWare erreicht AGRODUR bereits heute eine in der Branche führende Digitalisierungs- und Automatisierungsstufe – und sieht dennoch weiteres Potenzial. Geplant sind unter anderem die Integration von Large Language Models in bestehende Workflows sowie eine intensivere Nutzung der durch DocuWare bereitgestellten Daten zur automatisierten Entscheidungsfindung. Klar ist bereits jetzt: Neben Microsoft 365 hat sich DocuWare zum zweiten zentralen IT-Kernsystem des Unternehmens entwickelt.
