Digitale Prozesse machen Rechnungsfreigaben schnell und einfach. Viele Schritte laufen nahezu magisch im Hintergrund ab, denn automatische Workflows verteilen und prüfen Rechnungen nach festen Regeln. Kennen Sie schon alle Möglichkeiten, die Ihnen DocuWare bietet? Lassen Sie sich von unseren 5 Ideen inspirieren.
1. Fehler automatisch erkennen
Stellen Sie sicher, dass nur korrekte und finanzkonforme Rechnungen in Ihre Freigabeprozesse gelangen. Ein digitaler Workflow kann z.B. automatisch prüfen, ob wichtige Pflichtangaben wie die Umsatzsteuer auf einer Rechnung vorhanden sind. Er kann ad hoc feststellen, ob die Endbeträge in Bezug auf die ausgewiesene Umsatzsteuer richtig berechnet wurden oder ob es sich bei einer Rechnung um eine Dublette handelt. Dazu werden die Daten der Eingangsrechnungen automatisch ausgelesen und geprüft, sobald sie im Archiv ankommen. Bemerkt der Workflow Fehler, erhalten Sie eine Aufgabe und können eingreifen, um die Daten zu korrigieren, eine neue Rechnung anzufordern oder die Verarbeitung abzubrechen.
Fehlerfrei: Dubletten und fehlende Rechnungsdetails werden automatisch erkannt.
2. Rechnungen automatisch zuweisen
Wo früher Freigabemappen von einem Verantwortlichen zum nächsten pendelten, genügt heute ein Mausklick auf die entsprechenden Personen oder Kostenstellengruppen, um Rechnungen zur Freigabe weiterzuleiten. Noch schneller geht es, wenn die Rechnungen eines Lieferanten immer von den gleichen Personen geprüft werden: Nutzen Sie in diesem Fall die Möglichkeit, feste Prüfer zu definieren und Rechnungen über einen automatischen Workflow an diese zu verteilen. Ein weiteres Plus für schnelle Freigabeprozesse: Sind Prüfer im Urlaub oder verhindert, finden Rechnungen direkt ihren Weg zu deren Vertretung.
Schnurstracks: Ein Prüfer erhält Rechnungen ohne manuellen Zwischenschritt.
3. Freigaben automatisch durch mehrere Instanzen steuern
Insbesondere Rechnungen mit höheren Beträgen erfordern einen mehrstufigen Freigabeprozess. Diesen können Sie unter anderem über benutzerspezifische Freigabegrenzen steuern: Sobald ein Prüfer eine Rechnung freigibt, die über seinem Limit liegt, wird diese an einen weiteren Prüfer, z.B. den Vorgesetzten, weitergeleitet. Alternativ können Sie auch einen generellen Schwellenwert festlegen, ab dem Rechnungen immer von einer weiteren Instanz, z.B. der Geschäftsleitung, freigegeben werden.
4. Mit vollautomatischer Freigabe direkt zur Buchung
Die schnellste Freigabe erfolgt vollautomatisch. Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten. Zum einen können Rechnungen mit den Daten anderer Dokumente im Archiv verglichen werden. Gibt es z.B. eine passende Bestellung, wird diese als Ticket für die Freigabe verwendet, sofern Bestellnummer und Beträge, mit denen auf der Rechnung übereinstimmen. Natürlich können Sie auch andere oder weitere Dokumente wie Angebot und Bestellung definieren, deren Übereinstimmung mit einer Rechnung ihre Freigabe ermöglicht. Eine weitere Option besteht darin, Rechnungen bestimmter Lieferanten direkt zur Buchung zu steuern, sofern sie unter einem bestimmten Wert liegen. Diese Form der Freigabe eignet sich z.B. für wiederkehrende Rechnungen, die monatlich in derselben Höhe eintreffen.
5. Automatisch Übersicht behalten und erinnert werden
Ein großer Vorteil der digitalen Verarbeitung ist die Transparenz aller Vorgänge. Anhand von Listen lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Rechnungen mit welchem Status im Umlauf sind. Sobald sich ein Status ändert, aktualisieren sich die Listen in Echtzeit. Welche Listen Sie nutzen, bestimmen Sie individuell nach Ihrem Bedarf. Und falls Rechnungen nicht fristgerecht bearbeitet werden, mahnt der Workflow automatisch und versendet Erinnerungen.
Alles im Blick: Digitale Listen schaffen Transparenz.
Die Regeln, nach denen Sie die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen automatisieren, lassen sich mit dem DocuWare Workflow Manager und Task Manager flexibel anpassen, wenn sich Prozesse oder Richtlinien ändern. So kann eine mehrstufige Freigabe von Rechnungen anfangs wenig interessant sein, aber notwendig werden, sobald ein Unternehmen wächst und immer mehr Personen in Freigabeprozesse involviert sind.