Der Briefkorb ist häufig die erste Station für Ihre Dokumente in DocuWare. Vor der Archivierung können Sie sie hier bearbeiten. Aber wie kommen sie in den Briefkorb? Hier die 5 wichtigsten Szenarien.
Was passiert eigentlich im Briefkorb?
Es gibt zwei Hauptanwendungsszenarien für Briefkörbe: Zum einen die automatische Indexierung durch Intelligent Indexing, zum anderen die Sichtung neuer Dokumente und deren Bearbeitung vor der Archivierung. Bei gescannten Dokumenten geht es meist nicht ums inhaltliche Ändern, sondern darum, mehrere Dokumente zusammenzufügen bzw. mehrseitige Dokumente aufzuteilen. Ansonsten können Sie Ihre Dokumente auch im Bearbeitungsprogramm öffnen, also in dem Programm, das bei Ihnen am Rechner als Standard für den jeweiligen Dateityp eingestellt ist.
Mehr zu den Möglichkeiten im Briefkorb.
Manuell oder per Konfiguration?
Für den Import von Dokumenten in einen Briefkorb gibt es zwei prinzipiell verschiedene Ansätze, manuell oder per Konfiguration automatisiert. Manuell bietet sich immer dann an, wenn Sie nur wenige oder sehr verschiedene Dokumente in Ihren Briefkorb holen möchten. Sobald Sie viele Dokumente importieren oder beim Import gleich automatisch Inhalte als Indexbegriffe für die spätere Archivierung auslesen lassen möchten, lohnt sich die Automatisierung per Konfiguration.
Szenario 1: Einzelne Dokumente manuell importieren
Ziehen Sie per Drag&Drop ein oder mehrere Dokumente vom Desktop oder Windows Datei-Explorer in Ihren Briefkorb. Wer gern klassisch seine Dokumente im Datei-Auswahlfenster selektiert, kann dies natürlich auch bei DocuWare machen. Einfach in der Toolleiste des Briefkorbs auf Import klicken und Dateien auswählen.
Manueller Import ist möglich mittels Drag&Drop (1) sowie den Buttons "Import" (2) und "Scannen" (3)
Szenario 2: Dokumente lokal am Arbeitsplatz scannen
Über den Scannen-Button in der Toolleiste des Briefkorbs können Sie mit einem lokal angeschlossenen Scanner Dokumente direkt in Ihren Briefkorb scannen. Dazu müssen Sie zunächst die Desktop Apps installieren und den Scanner verbinden (mehr zum Thema Scannen).
Wenn Sie nach dem Scannen mehrere Dokumente zusammenfügen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Heften oder Klammern.
Szenario 3: Dokumente am Netzwerkscanner/Multifunktionsgerät scannen
Digitalisieren Sie Dokumente am Netzwerkscanner, einzeln oder auch stapelweise, werden die Scans zunächst in einem Ordner im Netzwerkverzeichnis gespeichert. Von dort bringt DocuWare Import sie automatisch in Ihren Briefkorb.
Szenario 4: Selbst erstellte Dokumente in DocuWare speichern
Wenn Sie in Ihrem ERP, in Word oder in einem anderen Programm Dokumente erstellen, speichern Sie sie per Druckbefehl direkt als PDF* in DocuWare. Wählen Sie dazu in Ihrer Anwendung bei den Druckoptionen DocuWare Printer als Drucker aus und schon landet das Dokument in Ihrem Briefkorb. *Genau genommen ist es das Langzeit-Archivierungsformat PDF/A.
Szenario 5: E-Mails
Auch E-Mails und deren Anhänge können Sie automatisiert in Ihren Briefkorb laden. Dafür ist es unabhängig, ob Sie Outlook oder einen Webmail-Client wie Google, Yahoo oder Web.de verwenden. Besonders praktisch für E-Mails mit mehreren Rechnungen im Anhang: Lassen Sie automatisch alle Anhänge als einzelne Dokumente in DocuWare übergeben. Intelligent Indexing liest dann die Rechnungen aus und übergibt beispielsweise Rechnungsnummer, Datum und Summe als Indexbegriffe oder überträgt auch alle Einzelposten.
Mehr zu den Vorteilen von Intelligent Indexing erfahren Sie in dieser Webinaraufzeichnung.
