Vertragsvorlagen, Preislisten, Arbeitsanweisungen – viele Businessdokumente müssen regelmäßig aktualisiert werden. Mit DocuWare behalten Sie bei den vielen Versionen den Überblick: Die aktuelle Fassung ist immer direkt im Zugriff, alle Vorgänger sind in der Versionshistorie klar strukturiert aufgeführt.
Haben Sie Schwierigkeiten, verschiedene Versionen eines Vertrags zu unterscheiden und korrekt zu archivieren? Verliert Ihr Team den Überblick bei zahlreichen Dokumenten, die Änderungsvorschläge unklarer Herkunft enthalten? Dann sprechen Sie Ihren Administrator auf das automatische Versionsmanagement von DocuWare an. Es sorgt sofort für Übersicht und Klarheit und muss nur für die gewünschten Archive aktiviert werden – ohne zusätzliche Lizenzkosten.
Inhalt:
- Dokument + Änderung = Version
- Checkout und Checkin vollautomatisch
- 5 Gründe für Versionsmanagement
- Hinweise für Administratoren
Dokument + Änderung = Version
Das traditionelle Windows-Dateisystem überschreibt bei Änderungen das alte Dokument. Wenn die Änderungen in eigenen Dokumenten mit neuem Kürzel gespeichert werden, sammelt sich ein ganzer Haufen von Dateien, durch die spätestens nach einem Monat niemand mehr durchblickt.
Mit DocuWare gibt es diese Probleme nicht: Ist der Vertrag, die Preisliste oder ein anderes Dokument im Archiv abgelegt, können alle Bearbeitungsschritte zusammen mit dem Dokument gespeichert und als neue Version und einer eindeutigen Nummer abgelegt werden. Jede Änderung lässt sich in der Versionshistorie auf Jahre hinweg nachvollziehen. Auch ältere Dokumentversionen stehen zur Verfügung.
Checkout und Checkin vollautomatisch
Die Basis dafür bildet das automatische Versionsmanagement von DocuWare: Sobald ein Mitarbeiter ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten im Originalprogramm (z.B. Word) öffnet, wird es im Archiv gesperrt (Checkout). Andere Mitarbeiter können das Dokument nur lesen, bis es wieder gespeichert und damit freigegeben wird. (Checkin). Beim Speichern erhält ein Dokument automatisch eine neue Versionsnummer.
5 Gründe für Versionsmanagement
Hier die fünf wichtigsten Vorteile des Versionsmanagement auf einen Blick:
- Dateichaos adé: Es gibt nur EIN aktuelles Dokument. Wenn Sie nach dem Dokument suchen, wird zunächst nur die neuste Version angezeigt.
- Alle Bearbeitungsschritte werden zusammen mit dem Dokument gespeichert, ohne dass es neu abgelegt werden muss
- Jede Änderung ist von jedem berechtigten Mitarbeiter einsehbar. Klicken Sie mit rechts auf das Kontextmenü des Dokuments in der Ergebnisliste und wählen Dokument-Historie.
- Der aktuelle Stand eines Dokuments ist jederzeit ersichtlich.
- Die Revisionssicherheit ist gewährleistet, da alle Änderungen nachvollziehbar sind.
Hinweise für Administratoren
Das automatische Versionsmanagement wird in der jeweiligen Archivkonfiguration aktiviert. Dazu reicht ein einziger Klick. Es steht sowohl in DocuWare Cloud als auch in lokal installierten DocuWare Versionen zur Verfügung und bedarf keiner zusätzliche Lizenzen.
Um die Stringenz innerhalb des Archivs zu gewährleisten, kann die Funktion nach ihrer Aktivierung nicht mehr deaktiviert werden. Aktivieren Sie das automatische Versionsmanagement daher nicht zu Testzwecken in einem Archiv, das produktiv genutzt wird.
Mehr zum Versionsmanagement im Knowledge Center.
