In DocuWare ist die fehlerfreie Zuordnung auch von zahlreichen Teilbeträgen einer Rechnung bei der Ablage schnell erledigt. Dafür verwenden Sie gefilterte Auswahllisten.
Eine Auswahlliste in DocuWare enthält vordefinierte Indexeinträge, die der Benutzer bei der Ablage anklicken kann. Das manuelle Eintippen und die damit verbundenen Tippfehler gehören der Vergangenheit an.
Die Einträge einer Auswahlliste lassen sich filtern, das heißt, die Auswahlliste zeigt nur diejenigen Einträge an, die zum Inhalt eines anderen Indexfelds passen. Gefilterte Auswahllisten sind mit der neuen DocuWare Version 7.3 auch für Tabellen möglich – beispielsweise in Workflows für Splitrechnungen.
Teilbeträge und Kostenstellen auswählen
Dazu ein Beispiel: Der Betrag einer Splitrechnung soll auf eine Kostenstelle einer bestimmten Niederlassung gebucht werden. Dafür gibt die Mitarbeiterin im Ablagedialog zunächst die Zweigstelle in das entsprechende Indexfeld ein, unten im Screenshot ist dies „Peters Engineering“. Daraufhin werden im Tabellenfeld „Cost Center“ nur diejenigen Kostenstellen angezeigt, die der Niederlassung zugeordnet sind:
So geht’s:
Auswahllisten legen Sie in der DocuWare Konfiguration im Bereich Indexierungshilfen an. Sie ordnen die Auswahllisten den Indexfeldern in der Archivadministration zu, und zwar im Bereich Ablagedialog/ Indexdialog > Dialogfeld > Feldeinstellungen.
Tipp: Füllen Sie Tabellenfelder bequem in der neuen, vergrößerbaren Ansicht aus. Klicken Sie auf das Icon rechts über der Tabelle, um die maximierte Ansicht zu öffnen oder zu schließen:
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