PDFs per E-Mail: Inhalte gleich für Indexierung verwenden

Rechnungen sind häufig als PDF-Anhang in E-Mails enthalten. Beim Ablegen in DocuWare werden sie automatisch indexiert, wobei sogar Inhalte aus dem PDF wie Kundennummer, Beträge oder QR-Codes wie von selbst als Indexwerte eingetragen werden können. Wir zeigen, wie’s geht.

Wenn Sie in Outlook E-Mails mit PDFs im Anhang erhalten, können Sie die Inhalte dieser Dokumente gleich für deren Indexierung verwenden. Dazu ein Beispiel:

Sie erhalten eine Rechnung per Mail und verschieben die Mail in einen überwachten Outlook-Ordner. Daraufhin startet automatisch der Mail-Import. Informationen wie der Betrag, Rechnungssteller und Datum werden ohne manuelles Zutun in die entsprechenden Indexfelder übertragen. Später stehen diese Angaben für die Suche im Archiv zur Verfügung. Auch QR-Codes In PDFs können automatisch ausgelesen und als Indexwerte eingetragen werden.

Automatische Indexierung im Handumdrehen eingerichtet

Damit eine PDF-Datei im Mail-Anhang für die Indexierung ausgelesen werden kann, erstellen Sie zunächst eine Dokumentverarbeitungs-Konfiguration vom Typ Ordner (unter DocuWare Konfiguration > Dokumentverarbeitung). Hier legen Sie unter anderem das Zielarchiv und die Einstellungen für die Indexierung fest.

Dann wechseln Sie in die betreffende Ablagekonfiguration von Connect to Outlook und wählen die zuvor erstellte Dokumentverarbeitungs-Konfiguration im Bereich Weitere Optionen für E-Mails aus Outlook aus.

Dies ist eine Ablagekonfiguration von Connect to Outlook. Wählen Sie in den „Optionen“ die gewünschte Dokumentverarbeitungs-Konfiguration aus, damit Rechnungen als PDF-Anhang automatisch indexiert werden können.

Tipp: Verwenden Sie den richtigen Ablagedialog

Beim Ablegen in den Konfigurationen für die Dokumentverarbeitung und von Connect to Outlook sollten Sie denselben Ablagedialog verwenden. Sonst überschreibt die Dokumentenverarbeitung die Indexierung von Connect to Outlook, weil beide Konfigurationen das gleiche Feld belegen würden.

Selbstverständlich können Sie auch Rechnungs-Anhänge im XML-Format auslesen. 

DocuWare Cloud enthält alle benötigten Funktionen. Wenn Sie ein lokal installiertes DocuWare System nutzen, benötigen Sie die Zusatzlizenzen Connect to Outlook, DocuWare Import und Barcode & Forms.

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