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Ich finde das Dokument nicht!

Von Katja Leonhardt • 3. April 2019
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Manchmal liefert die Suche im Archiv einfach kein Dokument, obwohl Sie den Suchbegriff korrekt eingegeben haben. Meist liegt dies an fehlerhafter Indexierung. Aber keine Sorge – mit diesen Tipps finden Sie dennoch das gewünschte Dokument.   

 

Wenn zu einer  Archiv-Suche keine Dokument gefunden wird, kann dies mehrere Gründe haben: 

  • Wahrscheinlich entspricht der Suchbegriff nicht dem Indexbegriff, mit dem das Dokument abgelegt worden ist. Indexbegriffe sind Beschriftungen, mit denen Dokumente im Archiv sortiert und klassifiziert werden. Um ein Dokument aus dem Archiv aufzurufen, geben Sie normalerweise einen oder mehrere dieser Indexbegriffe in die Suchmaske ein. Wenn dies kein Ergebnis liefert, haben Sie mehrere Möglichkeiten, das gewünschte Dokument trotzdem zu finden:
    • Verwenden Sie Indexbegriffe aus der Vorschlagsliste. Um sie aufzurufen, klicken Sie rechts von einem Indexfeld auf den Pfeil rechts:

      Die Vorschlagsliste für Suchbegriffe rufen Sie über den kleinen Pfeil rechts vom Indexfeld auf

      Tipp: Schon wenn Sie Suchbegriffe eingeben, schlägt Ihnen das System automatisch Begriffe vor. Wenn keine Vorschläge mehr gemacht werden, wird auch die Suche ohne Ergebnis sein. 

    • Setzen Sie den Suchbegriff in Sternchen. Eine Suche nach zum Beispiel *Peters* im Feld „Firma“ zeigt auch Dokumente an, die mit „Peters Engineering“ indexiert sind. Ohne Sternchen würde der Suchbegriff kein Ergebnis liefern, da Such- und Indexbegriff genau übereinstimmen müssen. 
    • Reduzieren Sie die Suchbegriffe. Wenn Sie mehrere Indexfelder ausfüllen, führt DocuWare eine UND-Suche aus. Damit diese Suche ein Ergebnis liefern kann, müssen wirklich alle Suchbegriffe mit den Indexwerten übereinstimmen. 

    • Verwenden Sie einen anderen Suchbegriff. Wenn Sie beispielsweise wissen, wer das Dokument abgelegt hat und der Ablagedialog ein entsprechendes Feld bietet, können Sie nach dem „Store User“ suchen. 

    • Geben Sie den Suchbegriff in das Suchfeld „Volltextsuche“ ein. Die Volltextsuche durchforstet auch den Dokumentinhalt und die Indexfelder, wohingegen die „normale“ Suche nur in den Indexfeldern nachschaut.

      Feld Volltextsuche in DocuWare

      Hinweis: Damit die Volltextsuche im Suchdialog angezeigt wird, muss sie für das Archiv aktiviert sein. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren DocuWare Administrator.  
  • Wenn auch die allgemeine Suche nicht das gewünschte Dokument liefert, ist das Dokument möglicherweise noch gar nicht im Archiv. Fragen Sie den zuständigen Kollegen, ob das Dokument bereits abgelegt ist.  
  • Oder Sie verfügen nicht über die nötige Berechtigung, das gesuchte Dokument anzusehen. Kontaktieren Sie Ihren DocuWare Administrator, damit er gegebenenfalls die Archivberechtigungen anpasst.

Je genauer und vollständiger ein Dokument mit Indexeinträgen bei der Ablage beschriftet wird, desto leichter lassen sich die Dokumente wiederfinden. Hier finden Sie zahlreiche Tipps, wie Sie von Anfang an richtig indexieren

 

Topics: Tipps & Tricks, Indexierung

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