Inhaltliche Änderungen oder auch nur Anmerkungen und Markierungen: Je nach Dokumenttyp bietet DocuWare die passende Art, an Dokumenten zu arbeiten.
In DocuWare werden die unterschiedlichsten Dokumente archiviert: Rechnungen, Gehaltszettel, Angebotsvorlagen, Protokolle, Unternehmenspräsentationen, Pläne und viele mehr. Ebenso vielfältig sind die entsprechenden Dateiformate: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CAD etc.
Einige Dokumente dürfen nicht verändert werden und unterliegen Aufbewahrungsfristen, an anderen arbeiten Teams täglich zusammen. Finden Sie für Ihr Szenario die passende Möglichkeit, Dokumente zu bearbeiten.
Anmerkungen und Markierungen auf Dokumente aufbringen
Viele Dokumente, die in DocuWare archiviert werden, sollen bzw. dürfen inhaltlich nicht verändert werden, Eingangsrechnungen zum Beispiel oder auch haftungsrelevante Fertigungsprotokolle. Trotzdem können Sie sie mit Anmerkungen und Markierungen versehen, und zwar ohne das Original zu verändern.
Der Trick sind Anmerkungsebenen, die wie transparente Folien über dem Dokument liegen. Die Notizen sind ‚nur‘ auf den Anmerkungsebenen, die bei Bedarf auch ausgeblendet werden können. Der Steuerprüfer sieht so nur die Original-Rechnung, die Kollegen der Buchhaltung hingegen auch interne Anmerkungen.
Inhaltliche Änderungen an Dokumenten vornehmen
Mit entsprechender Berechtigung können Sie Ihre archivierten Dokumente auch direkt aus DocuWare heraus im Originalprogramm öffnen und bearbeiten, eine Arbeitsanweisung in Word zum Beispiel oder eine Graphik in Photoshop. Dazu ruft DocuWare passend zum Dateityp die Standard-Applikation am jeweiligen Client-Rechner auf.
Die Funktion "Bearbeiten" rufen Sie über das Kontextmenü eines Dokuments auf; in Briefkörben, Ergebnislisten, Listen und Ordnern.
Ob Sie bei der Bearbeitung eine neue Dokumentversion erzeugen oder direkt das Originaldokument editieren, hängt davon ab, ob für das betreffende Archiv Versionsmanagement aktiviert ist.
Zusammenarbeiten an einem Dokument
Mit DocuWare Cloud können Sie an Microsoft Office Dokumenten auch live mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten. Die Funktion In Office für das Web bearbeiten macht es möglich.
Müssen Sie beispielsweise kurz vor einer Veranstaltung noch Ihre Präsentation anpassen, machen Sie die Änderungen in Ihrer PowerPoint live zusammen mit Ihrer Kollegin aus der Grafik-Abteilung, damit die neuen Inhalte auch gleich perfekt aussehen. Oder bei einem abteilungsübergreifenden Projekt tragen alle Beteiligten live während des Status-Meeting den aktuellen Stand ein, unabhängig, ob im Besprechungsraum anwesend oder remote aus dem Home-Office.
Und auch wenn Sie allein an einem Word-Dokument arbeiten möchten, ist es in Office für das Web schnell erledigt.
Das Dokument öffnet sich in einem neuen Browser-Tab, wo Sie zusammen mit Ihren Kollegen Änderungen vornehmen können.
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