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Automatisch indexieren mit Ordnern

Ordner in DocuWare bieten die perfekte Übersicht für Ihre Unterlagen, ob für Projekte oder die Personalakte. Und neue Dokumente fügen Sie im Handumdrehen hinzu, denn die Indexierung erfolgt wie von Zauberhand.

Für Ihre Projektarbeit haben Sie im Archiv beispielsweise Ordner für jede Firma, darunter jeweils Ordner für die verschiedenen Projekte mit der Firma und darunter wiederum Ordner für die einzelnen Dokumenttypen. In diesen werden dann die entsprechenden Dokumente angezeigt.

Im DocuWare Client sieht eine Ordnerstruktur dann so aus:

Ordnerstruktur

Haben Sie ein neues Dokument für das Projekt erstellt, ziehen Sie es vom Desktop Ihres Rechners oder aus dem Dateisystem einfach in den entsprechenden Ordner in DocuWare. Dadurch wird das Dokument archiviert, mit den Ordnernamen als Indexbegriffen. Von nun an befindet es sich sauber sortiert bei den anderen Dokumenten zu diesem Projekt – und zwar unabhängig, ob Sie über Ordner auf die Dokumente zugreifen oder über Suchdialog und Ergebnisliste. Letzteres gilt natürlich nicht nur für Sie, sondern auch für alle berechtigte Kollegen.

Und es kommt noch besser: Sie können nicht nur einzelne Dateien, sondern auch ganze Ordner vom Desktop oder dem Dateisystem in die DocuWare Orderstruktur ziehen. In DocuWare werden dann alle Dokumente des Ordners abgelegt, und zwar mit dem Namen des Ursprungs-Ordner als Indexbegriff. Als Ergebnis haben Sie dann den Ordner mit den Dokumenten in Ihrer DocuWare Ordnerstruktur, genauso wie vorher in Ihrem Dateisystem. Das Ziehen von Ordnern per Drag & Drop funktioniert in den meisten Browsern.

Use Case Personalakte
Bei Ordnern für die Personalakte haben Sie eine andere Struktur, z.B. Name > Dokumentart, die Handhabung ist genauso einfach wie oben bei der Projektakte. In dieser Webinaraufzeichnung erfahren Sie mehr zum Einsatz von DocuWare im HR-Bereich und insbesondere zur digitalen Personalakte.

Mehr Infos
Lesen Sie in einem weiteren Blog-Artikel, warum DocuWare-Ordner ideal sind, wenn verschiedene Teams dieselben Dokumente in unterschiedlichen Ordner-Hierarchien benötigen. Und wie Sie Ordnerstrukturen in DocuWare anlegen, erfahren Sie in dieser Webinaraufzeichnung.

 

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