Dokumente in Ordnern zu strukturieren, ist intuitiv, aber die Hierarchie meist nicht gleichermaßen für alle Anwender. Der Vorteil bei DocuWare: Sie müssen sich nicht für eine Sortierung entscheiden.
Wie auch sonst, als in Ordnern strukturiert, soll man Dokumente aufbewahren? – Das denken sicher viele, sind wir es doch vom Windows Dateiexplorer, von Cloud-Speicher-Plattformen und, je nach Alter, noch vom Aktenschrank gewohnt. Das Problem all dieser Systeme: Man muss sich für eine Hierarchie entscheiden, z.B. Jahr – Status – Firma. Oder doch lieber Firma – Jahr – Projekt? Dem einen Kollegen passt die eine besser, dem anderen die andere. Und nicht nur wegen persönlicher Vorlieben, sondern auch wegen verschiedener Aufgaben, wären verschiedene Sortierungen für ein und dieselben Dokumente ein Vorteil. Mit DocuWare kein Problem!
Denn in DocuWare sind nicht die Strukturen das Herzstück, sondern die Archive mit den Indexfeldern. Auf diesen beruhen die verschiedenen Sichten auf das Archiv und die Dokumente.
Beispiel: Ein Rechnungsarchiv hat die Felder Jahr, Firma, Status und Projekt. Rechnungen, die in diesem Archiv gespeichert sind, lassen sich über die Werte sortieren und finden, die in diese vier Felder eingegeben wurden. Die Buchhaltung möchte die Rechnungen nach dem Jahr sortieren, und dann nach dem Status und in einer zweiten Unterebene nach der Firma, das Projekt spielt hingegen keine Rolle. Der Vertrieb hätte es lieber so: Firma > Jahr> Projekt, der Status ist hier nicht ausschlaggebend.
Mit DocuWare bilden Sie für dasselbe Archiv und dieselben Dokumente genau diese verschiedenen Sortierungen oder Sichten ab. Für mehr Übersichtlichkeit heißen die Ordner nicht Jahr, Firma etc, sondern werden nun nach den entsprechend vergebenen Indexbegriffen benannt, also 2020, 2021 bzw. Flying Tom, Freizeitpark Moser etc:
Ordneransicht für die Buchhaltung (oben) und den Vertrieb (unten) für den Zugriff auf dieselben Dokumente im Archiv.
Eine freigegebene Rechnung von Flying Tom zum Projekt Wildwasserbahn aus dem Jahr 2021 findet die Buchhalterin unter 2021 > freigegeben > Flying Tom. Auf dasselbe Dokument greift der Vertriebskollege zu, aber unter Flying Tom > 2021 > Wildwasserbahn.
Tipp: Sie können die Ordner auch fürs Ablegen neuer Dokumente verwenden. Einfach ein Dokument aus dem Briefkorb in einen Ordner ziehen – es wird automatisch mit den entsprechenden Indexbegriffen archiviert.
Ordnerstrukturen anlegen
Innerhalb der DocuWare Konfiguration erstellen Sie für das gewünschte Archive im Bereich Dialoge die verschiedenen Ordneransichten und weisen diese den entsprechenden Kollegen zu:
Ein Archiv mit verschiedenen Hierarchien für Buchhaltung (oben) und Vertrieb (unten), jeweils entsprechend der abteilungsspezifischen Anforderungen
