Die umgesetzt ‒ geplante arbeitswelten GmbH setzt bei der Konzeption zeitgemäßer Büroeinrichtungen auf innovative CAD-Tools und Cloud-basiertes Dokumenten-Management.
Investitionen in effiziente und effektive Arbeitsplätze sind zur Erreichung von Unternehmenszielen unerlässlich. Dieses Marktpotential möchte die zum 1. Januar 2018 an den Start gegangene umgesetzt ‒ geplante arbeitswelten GmbH nutzen und hat sich darauf spezialisiert, komplette Büroumgebungen, inklusive Möbel, Licht und Akustik, neu zu gestalten. Als klassisches Startup setzt das Unternehmen mit seinem Geschäftsmodell auf den Einsatz modernster IT-Technologien. „Um Papierdokumente von Anfang an aus unseren Geschäftsprozessen zu verbannen, war neben einer branchenspezifischen CAD-Lösung und einem ERP-System ein digitales Dokumentenarchiv unverzichtbar", erklärt Geschäftsführer Christian Wallesch.
Cloud war erste Wahl
Nach Evaluierung einiger Dokumentenmanagement-Systeme fiel die Wahl auf DocuWare Cloud. Für Christian Wallesch eine gleichermaßen funktional wie kaufmännisch begründete Entscheidung. „Im Rahmen einer alternativen Kostenbetrachtung zwischen der Implementierung und dem Betrieb einer On-Premises-Lösung und den monatlichen Pauschalkosten der Cloud-Variante hatte diese für unser Geschäftsmodell deutlich die Nase vorn“, so Wallesch.
Auch bei der Branchenlösung concept flex entschied sich Wallesch für ein Cloud-System. Der Datenaustausch zwischen ERP- und Dokumentenmanagement-System erwies sich als problemlos. Über die ERP-Benutzeroberfläche können Dokumente angezeigt und versandt werden und typische Geschäftsprozesse wie die Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen werden über digitale Workflows gesteuert und überwacht. Die Indexierung und Ablage von Rechnungen und Lieferscheinen erfolgt weitestgehend automatisiert.
Transparenz ist gewährleistet
Die Vorteile, die durch die konsequente Digitalisierung der Geschäftsprozesse generiert werden, sind nach den Worten von Christian Wallesch vielfältig. Neben reduzierten Suchzeiten, schnellen Bearbeitungszyklen und hoher Prozesstransparenz sind es maßgeschneiderte Workflows, die Vorgänge effizienter gestalten und die Kommunikation zwischen Unternehmen, Lieferanten und Kunden positiv beeinflussen.
Einhaltung gesetzlicher Pflichten
Das durchgängig digitale Management der Geschäftsdaten hilft dem Unternehmen nach Angaben von Christian Wallesch auch bei der Einhaltung gesetzlicher Pflichten, wie sie beispielsweise die DSGVO Firmen auferlegt. „Für die Verwaltung persönlicher Kundendaten haben wir ebenfalls Workflows eingerichtet. So können wir schnell und rechtskonform reagieren, falls der Kunde Einsicht in seine bei uns gespeicherten Daten haben möchte, beziehungsweise die Löschung dieser Daten einfordert“, so der Geschäftsführer.
Auch unter rein unternehmerischen Gesichtspunkten hat sich nach seinen Worten die Entscheidung zugunsten der Cloud-Lösung als richtig erwiesen, da ohne jegliche Zusatzkosten sämtliche DocuWare-Module eingesetzt werden können.
Den ausführlichen Bericht „Zukunftsorientiert mit Wohlfühlfaktor“ lesen Sie in der Ausgabe 5/2018 des IT- & Business-Magazins für Führungskräfte CHEFBÜRO.
