Die ACM Unternehmensgruppe befindet sich seit Jahren auf Expansionskurs. Mittlerweile sind 16 regional verteilte Unternehmen unter dem Dach des Medienkonzerns zusammengefasst. Dank der konsequenten Digitalisierung des zentralen Rechnungswesens können die Verantwortlichen zu jedem Zeitpunkt detaillierte, betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellen.
Das Wissen um tagesaktuelle Ergebnisse ist Grundvoraussetzung für erfolgreiches unternehmerisches Handeln. Eine Herausforderung, die angesichts des schnellen Wachstums der ACM Unternehmensgruppe mit traditionellen Methoden oft nur teilweise und mit extrem hohem Zeit- und Personalaufwand realisierbar war. Als problematisch erwiesen sich laut Thomas Kern, Geschäftsführer des Tochterunternehmens data-room GmbH und Mitglied der Konzernleitung, beispielsweise Monatsabschlüsse.
„Im Rahmen aufwändiger Freigabeprozesse wurden sowohl Rechnungen von Fremdfirmen als auch Rechnungen, die sich Unternehmen innerhalb des Konzernverbundes gegenseitig stellten, ausgedruckt und durchliefen ‒ nicht selten in Form von Kopien ‒ bis zu fünf Abteilungen, ehe sie nach mehr als einer Woche in der zentralen Buchhaltung eintrafen. Es war nahezu unmöglich, eine aktuelle Aufstellung von Einnahmen und Verbindlichkeiten zu erhalten“, so Thomas Kern. Um das operative Geschäft zeitnah bewerten zu können, sollten deshalb zentrale Prozesse innerhalb des Rechnungswesens digitalisiert und damit effizienter und transparenter werden. Außerdem sollte das Aktenarchiv sukzessive abgebaut werden.
Zeit und Geld sparen, Service verbessern
Seit Ende 2014 werden die konzernweit jährlich rund 190.000 Buchungsvorgänge digitalisiert bearbeitet. Dadurch konnten viel Zeit und Geld eingespart werden; die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden wurde deutlich verbessert. Was sich ansonsten seit der DMS-Einführung verbessert hat, lesen Sie im ausführlichen Bericht „Wachstum braucht Kontrolle“, der in der Online-Ausgabe von Unternehmen & Trends 1/2017 auf Seite 13 erschienen ist.
