Optimieren Sie Ihren digitalen Workflow

Von Jürgen Biffar • 11. März 2015
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Workflow_Blog.jpgDie Verwaltung digitaler Workflows stellt viele Unternehmen vor Schwierigkeiten. Während Dokumente und Daten an verschiedene Stellen geleitet werden, können Informationen verloren gehen. Eine fehlende Struktur hat oftmals überflüssige Schritte zur Folge, die die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigen. Wie stellen Sie sicher, dass in Ihrem Unternehmen die richtigen Dokumente die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit erreichen? Und das möglichst schnell?

Tipps, um Ihren digitalen Workflow zu verbessern:

1) Durchdenken und dokumentieren Sie Ihren aktuellen Workflow-Prozess: Um Ihren digitalen Workflow zu verbessern, benötigen Sie zunächst einen Einblick in das, was Ihre Mitarbeiter tun und wie sie es tun.

2) Holen Sie Feedback von Benutzern ein: Befragen und beobachten Sie Personen, die die Prozesse anwenden, die Sie verbessern möchten. Anschließend können Sie ein zentrales Dokumenten-Repository und andere Elemente entwickeln, die einen besseren Workflow-Prozess unterstützen.

3) Optimieren Sie Ihre Prozesse Schritt für Schritt: Schrittweise Prozessverbesserungen sind der Schlüssel zu bleibender Veränderung. Konzentrieren Sie sich also darauf, kleinere Prozesse zu verbessern. Sie müssen nicht mit dem absolut besten digitalen Workflow beginnen, der jedes Problem löst.

4) Machen Sie digitale Workflows flexibel und anpassbar: Häufig werden Workflows von einem Administrator festgelegt und konfiguriert. Das bedeutet allerdings, dass Benutzer jedes Mal den Administrator kontaktieren müssen, wenn sie den Workflow ändern möchten. Ein gutes System lässt zu, dass Benutzer selbst Anpassungen vornehmen können, ohne die IT-Abteilung auf den Plan rufen zu müssen.

Was Sie vermeiden sollten:

1) Gestalten Sie Workflows nicht unnötig komplex: Viele Workflow-Systeme sind äußerst komplex und müssen von vielen Personen konzipiert werden. Die Workflows selbst sollten jedoch so einfach wie möglich gehalten werden.

2) Machen Sie nicht alles alleine: Wenn Sie ein neues System für digitale Workflows implementieren, nehmen Sie professionelle Unterstützung in Anspruch.

3) Unterschätzen Sie nicht die Auswirkungen digitaler Workflows: Wenn Sie sich genügend Zeit nehmen, einen Prozess zu automatisieren und zu optimieren, können Sie sich besser auf seinen Inhalt konzentrieren. Mit anderen Worten: Je mehr Sie im Hintergrund automatisieren, desto mehr Zeit und Energie haben Ihre Mitarbeiter, um sich auf umsatzsteigernde Aufgaben zu konzentrieren.

Viele Unternehmen machen es sich einfach und ignorieren die Opportunitätskosten. Nichtstun kann sie jeden Tag Geld kosten, auch wenn diese Kosten nicht immer offensichtlich sind.

Die Optimierung digitaler Workflows ist eine Investition, die sich mehrfach auszahlt – sowohl durch erhöhte Produktivität als auch durch weniger Frust unter Ihren Angestellten. Die Laune steigt, wenn sie mit einem intuitiv zu bedienenden System arbeiten.

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Topics: Workflow, Effizienz

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