Die Johanniter-Unfall-Hilfe ist eine der größten Hilfsorganisationen Europas. Ein zentraler Dokumenten-Pool hilft im Personalwesen die Unterlagen aller Mitarbeiter sicher zu verwalten. Einfach in sämtliche Anwendungen integriert, ist dadurch beim weltweit agierenden Verein für eine revisionssichere Archivierung in der Buchhaltung gesorgt.Die sichere Archivierung sämtlicher Personalunterlagen war bei der Einführung des DMS das wichtigste Ziel. Das Personalarchiv für mehr als 16.000 hauptamtlich Beschäftigte und 30.000 ehrenamtliche Helfer betrifft verschiedene Standorte in Deutschland. Die einzelnen Landesverbände und die Bundesgeschäftsstellen sollten jederzeit Zugriff auf die Personalakten haben. So waren die zentrale und revisionssichere Ablage sensibler Personaldokumente sowie der unkomplizierte, Rechte gesteuerte Zugriff auf die Dokumente ein entscheidendes Argument für das digitale Archiv.
„Mit dem DMS sollten alle Personalakten bundesweit den berechtigten Mitarbeitern schnell zur Verfügung stehen“, sagt Marie Luise Friedlein, IT-Administratorin bei der Bundesgeschäftsstelle der Johanniter-Unfall-Hilfe. Neben dieser Forderung war die revisionssichere Archivierung sämtlicher bei der Hilfsorganisation anfallender Rechnungsbelege ein weiteres wichtiges Ziel. „DocuWare hat alle unsere Anforderungen erfüllt“, begründet Marie Luise Friedlein die Entscheidung. Mit ausschlaggebend für die Auswahl des Systems war aber, dass alle wichtigen Softwarelösungen angebunden werden konnten, die die Hilfsorganisation in der Verwaltung einsetzt. „Jede Anwendung ist einfach zu integrieren“, so die Erfahrung der IT-Expertin.
Neugierig geworden? Das Business-Magazins IT-DIRECTOR hat in der Ausgabe 09/2016 unter dem Titel Karitativ, sozial und professionell ausführlich darüber berichtet, welche Prozesse durch den DMS-Einsatz verbessert werden konnten.
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