Die Bäckerei Pappert gehört mit fast 150 Fachgeschäften zu einem der größten Bäckereibetrieben in ganz Deutschland. Mit dem erfolgreichen Wachstum stieg in den vergangenen Jahren auch die Komplexität der Prozesse rasant an. Um auch weiterhin effizient arbeiten sowie Workflows automatisieren und beschleunigen zu können, entschied sich die Bäckerei im Herbst 2021 für die Einführung der Cloud-basierten Dokumentenmanagement-Lösung von DocuWare.
Administrative Abläufe effizient zu gestalten, ist bei der papperts GmbH & Co. KG die Aufgabe von Volker Müller. Als Leiter der Finanzbuchhaltung mit IT-Qualifikation ist er mit den Möglichkeiten der Digitalisierung vertraut und kennt sich mit Dokumentenmanagement-Systemen aus. Im Fokus der Auswahl eines DMS stand für ihn das Auslesen von Rechnungen auf Positionsebene.
Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung
„Wir haben Rechnungen, die sieben Seiten lang sein können – jede Position muss einzeln gebucht werden. Bei der Recherche sind wir schnell auf das Lösungsangebot der Steigauf Daten Systeme GmbH gestoßen, denn nur DocuWare mit dem OCR-Modul BCT konnte eine automatische Verbuchung dieser komplexen Rechnungen realisieren“, so Volker Müller.
Durch das detaillierte Auslesen der eingehenden Rechnungen können die einzelnen Positionen, die häufig die Kostenstellen bereits mit enthalten, nun automatisch zugeordnet werden. Das erste Checken und gegebenenfalls Nachbearbeiten sowie Verknüpfen der Rechnungen mit zugehörigen Dokumenten wie etwa Lieferscheinen erfolgt in der Buchhaltung. Anschließend gehen die Rechnungen via Workflow zur sachlichen Prüfung an die verschiedenen Abteilungen bzw. regionalen Bereiche mit jeweils sechs bis acht Fachgeschäften.
Wunsch nach mehr Flexibilität
Ebenfalls von großer Bedeutung für die Softwareentscheidung war die Cloud-Option, da diese flexibel einsetz- und erweiterbar ist und das Unternehmen sich keine zusätzlichen IT-Aufgaben in puncto Wartung, Installieren von Updates, Datensicherheits- und Datenschutz-Prozeduren ins Haus holen wollte.
Uwe Ullmann, kaufmännischer Leiter bei der papperts GmbH & Co. KG (rechts im Bild), sieht schon nach kurzer Zeit eine positive Entwicklung durch den Einsatz der Software: „Für die Buchhaltung hat die komplett
digitale Abwicklung des Prozesses in DocuWare eine wesentliche Vereinfachung und Zeitersparnis bei der Rechnungsverarbeitung gebracht. Früher mussten die Papierbelege oft gesucht und viele Male in die Hand genommen werden, jetzt stehen sie digital sofort zur Verfügung.“ Das Unternehmen arbeitet bereits an der Digitalisierung weiterer Prozesse. Der kaufmännische Leiter schätzt sehr, dass dabei keine zusätzlichen Lizenzierungskosten entstehen.
digitale Abwicklung des Prozesses in DocuWare eine wesentliche Vereinfachung und Zeitersparnis bei der Rechnungsverarbeitung gebracht. Früher mussten die Papierbelege oft gesucht und viele Male in die Hand genommen werden, jetzt stehen sie digital sofort zur Verfügung.“ Das Unternehmen arbeitet bereits an der Digitalisierung weiterer Prozesse. Der kaufmännische Leiter schätzt sehr, dass dabei keine zusätzlichen Lizenzierungskosten entstehen.Lesen Sie das gesamte Interview mit Volker Müller und Uwe Ullmann in der Titelstory „Digitale Prozesse versüßen den Workflow“ im IT-Mittelstand 10/2022.
