L’automatizzazione del ciclo passivo: fai avverare i tuoi desideri!

Quando valuti una soluzione di Gestione Documentale per automatizzare il tuo ciclo passivo, avrai molte domande. Questo articolo del blog descrive gli aspetti essenziali della digitalizzazione di questi processi. Una volta che hai acquisito una buona conoscenza di come viene automatizzata la contabilità fornitori, avrai le competenze necessarie per prendere una decisione consapevole e scegliere la soluzione adatta per la tua azienda.

Le sfide della contabilità fornitori in assenza di automatizzazione dei workflow

Il team contabilità fornitori non si limita a pagare le fatture. Riconciliano anche le fatture con gli ordini di acquisto e le bolle di consegna, mantengono le relazioni con i fornitori e negoziano termini e condizioni di pagamento.
È logico non appesantire troppo la contabilità fornitori con attività manuali, basate su documenti cartacei e che richiedono molto tempo. Questi sono solo alcuni degli ostacoli creati dai processi manuali.

Alcuni aspetti negativi comuni nei processi cartacei

• I dipendenti perdono tempo nell’archiviare e poi recuperare le fatture cartacee. Inoltre dedicano molto tempo nel cercare fatture perse o archiviate male e nel correggere gli errori.
• L’inserimento manuale dei dati richiede molto tempo ed è soggetto ad errori. 
• Un archivio contabile cartaceo richiede molto spazio che potrebbe essere riutilizzato o che viene conservato in costosi magazzini fuori sede.
• Non c’è modo di segnalare i duplicati o i pagamenti in eccesso e correggere questi errori costa tempo e denaro e porta a lavoro straordinario.
• Le fatture che arrivano via e-mail vengono stampate e gestite come se fossero cartacee.

Le approvazioni lente causano altri problemi oltre ai ritardi nei pagamenti

• I ritardi nei pagamenti provocano problemi come costi aggiuntivi e sospensioni delle consegne?
• Le approvazioni possono bloccarsi perché un approvatore è fuori ufficio o la fattura viene inoltrata alla persona sbagliata.
• Non c’è modo di inoltrare in automatico le fatture al centro di costo corretto o di far passare le fatture, al di sotto di un certo importo, senza approvazione.
• Non c’è accesso mobile o remoto, quindi le fatture possono essere esaminate ed approvate solo in ufficio.

Mancanza di informazioni per il monitoraggio del flusso di cassa e la pianificazione intelligente della forza lavoro

• L’impossibilità di generare una panoramica accurata ed in tempo reale delle spese mensili e dei debiti in sospeso ha un impatto negativo sul flusso di cassa.
• L’assenza di informazioni su quante fatture vengono assegnate a ciascun membro dello staff interferisce con la pianificazione delle risorse.
• Quando un aumento delle vendite comporta un maggior numero di fatture in entrata, è necessario assumere nuovi dipendenti.

Gestione delle fatture a prova di errore

Quando la gestione delle fatture è completamente automatizzata, eogni fase è ben definita, dall’acquisizione dei dati, all’approvazione fino alla generazione di un record di transazione da registrare direttamente nell’ERP. La soluzione deve attivare i workflow approvativi basati sulle tue regole aziendali pe garantire una gestione rapida ed accurata. Deve controllare i dati obbligatori, gli ordini di acquisto, i duplicati delle fatture e inserire rapidamente i nuovi fornitori. Il sistema deve integrarsi direttamente con il gestionale per eliminare l’inserimento doppio dei dati e gli errori manuali. Una soluzione di gestione digitale delle fatture offre numerosi vantaggi in termini di produttività. Con un sistema automatizzato, la tua contabilità può:

• Acquisire le fatture utilizzando l’intelligenza artificiale. La forza delle nostre soluzioni inizia con DocuWare Intelligent Indexing (l'indicizzazione intelligente DocuWare), un sistema di apprendimento automatico che comprende ed estrae i dati da qualsiasi fattura. Questi dati critici indicizzati guidano i workflow. DocuWare Intelligent Indexing sostituisce l’inserimento manuale dei dati, che comporta errori e richiede molto tempo, riconoscendo e registrando i dati non strutturati presenti sulle fatture.
• Archivia in modo sicuro e recupera senza fatica i documenti digitali. Tutte le fatture vengono archiviate in un repository sicuro ed accessibile e vengono ben organizzate in base ai dati indicizzati acquisiti. Applica le politiche di conservazione, raccogli rapidamente i documenti per gli audit o analizzali per migliorare i processi nei tuoi dipartimenti. Accedi in qualunque momento, ovunque, da qualunque dispositivo —mobile incluso.

I workflow automatizzati sono la chiave del successo

I workflow digitali automatizzano, tracciano e fanno report su qualunque processo contabile. Un workflow digitale complete ti permette di tracciare un documento in qualunque fase del ciclo di vita del processo. Una gamma completa di report ti consente di Vedere quanti documenti si trovano in una determinata fase del processo. Il workflow di gestione delle fatture deve verificare in automatico la presenza di eventuali duplicati nelle fatture e stabilire se un fornitore è già o meno nel sistema. Se non c’è, la soluzione deve avviare un processo automatico di inserimento del fornitore. Questa verifica integrata ti aiuta ad eliminare le fatture fraudolente.

L'automatizzazione ti permette di condividere le informazioni con chiunque nel tuo team abbia bisogno di visibilità su un processo o workflow. Ogni dipendente responsabile del completamento di una particolare attività può visualizzarla direttamente nella soluzione di office automation. È possibile inviare aggiornamenti via e-mail per avvisare i dipendenti della presenza di nuove attività nella loro coda di lavoro. Le eccezioni e le escalation possono essere configurate con facilità. Un manager può vedere, a colpo d’occhio, quali fasi sono state completate e quali restano da fare.

Proteggere i dati proprietari è la priorità numero uno per la maggior parte delle aziende. La sicurezza è un argomento importante quando si tratta di documenti archiviati digitalmente. Le solide misure di sicurezza e di backup non solo garantiscono il recupero delle informazioni in caso di disastro, ma tengono lontani i dipendenti non autorizzati e contribuiscono a soddisfare i requisiti critici di conformità.

Cosa deve fare esattamente la tua soluzione di gestione delle fatture?

La tua soluzione ti deve permettere di svolgere queste funzioni chiave:

• Acquisire le fatture da uno scanner, da un dispositivo multifunzione, da un’e-mail, da una cartella controllata o in modalità drag-n-drop dal tuo desktop.
• Tenere traccia delle date di scadenza dei pagamenti e inviare promemoria via e-mail.
• Validare e indirizzare le fatture in base alle regole aziendali che hai definito.
• Recuperare documenti correlate direttamente dal sistema di gestione documentale senza dover abbandonare gli altri software aziendali, come ad esempio il gestionale.
• Offrire una panoramica delle fatture, dei codici GL (codici dei centri di costo) e dei processi approvativi.
• Fornire dati scaricabili da inserire poi nel tuo ERP.
• Consentire l’accesso mobile pe permettere al personale autorizzato di approvare le fatture da qualunque dispositivo in qualunque momento.
• Offrire solide funzionalità di integrazione che funzionino perfettamente all’interno del suo ecosistema IT. La soluzione di automatizzazione delle fatture fornitori si integra con l’e-mail, i portali aziendali, il CRM, l’ERP, i sistemi HR e i software interni. 

Un rapido inizio grazie alle soluzioni cloud preconfigurate

L’automatizzazione delle fatture fornitori ha un impatto positivo per la Lawrence Paper Company

Con circa 215 dipendenti nella sua sede in Kansas, Lawrence Paper Company produce una varietà di scatole e materiali per l’imballaggio, dalle semplici scatole grezze ad articoli grandi a sufficienza da contenere parti di ricambio delle vetture. L’azienda serve circa 2.000 clienti, dai produttori di cibo per animali ai produttori di birra, dall’industria alla vendita al dettaglio e dalla produzione all’industria automobilistica. L’anno scorso ha prodotto abbastanza fogli corrugati da circumnavigare l’intero pianeta. Questo volume di lavoro richiede una registrazione precisa, che ha generato moltissima carta. “Ci siamo da così tanto tempo che abbiamo fatto e facciamo le cose allo stesso modo da 30-40 anni ormai”, ha dichiarato Mike Cordaro, IT Specialist & Special Projects Manager. “C’erano molti passaggi di carta da un dipartimento all’altro. Volevamo essere più efficienti”.

Dopo aver analizzato il potenziale miglioramento delle prestazioni, Lawrence Paper Company ha preso la decisione di passare al digitale. “Abbiamo pensato che sarebbe stata una buona idea dal punto di vista delle performance, invece di cercare fogli di carta infilati negli armadi”, ha affermato Cordaro. “Quando abbiamo installato DocuWare, abbiamo fatto una grande festa per distruggere e liberarci dagli archivi e guadagnare spazio libero in ufficio”.

Semplificare il workflow delle fatture fornitori

L’azienda ha iniziato la propria trasformazione digitale dalla contabilità. Prima di DocuWare, quando un dipendente faceva un acquisto, dava il via ad un processo basato su carta. Un ordine di acquisto cartaceo circolava tra sette persone diverse prima di essere archiviato in uno schedario. DocuWare ha facilitato la riconciliazione nell’ERP dell’azienda e ha semplificato il lavoro della contabilità fornitori. “Siamo passati dal gestire 15 fatture al giorno a gestirne 100 al giorno”, ha dichiarato Cordaro. Con 35 utenti DocuWare, dei quali 10-12 caricano i file ed i restanti fanno gli approvatori, l’azienda ha archiviato oltre 150.000 documenti dall’installazione. I dipendenti apprezzano in particolare la funzione di Indicizzazione Intelligente che permette loro di archiviare automaticamente i documenti dal software di reporting interno dell’azienda, iSeries, velocizzando così il loro lavoro.

Vuoi far avverare i tuoi desideri? La soluzione adatta per te: