Alcune multinazionali hanno reintrodotto l'obbligo di tornare in ufficio cinque giorni a settimana. Cionostante il lavoro ibrido e da remoto non sono certo destinati a scomparire. In Italia, infatti, il 50% dei lavoratori preferirebbe lavorare in modo ibrido, il 38% preferirebbe lavorare in modalità remota tutto il tempo. In questo articolo ti presentiamo tre tool digitali per dispositivi mobili per una collaborazione ottimale nei tuoi team in smart working: l'app DocuWare Mobile, i DocuWare Form e le firme elettroniche.
Indice:
- L'importanza dei tool di collaborazione per i team ibridi
- App DocuWare Mobile: documenti e workflow accessibili sempre e ovunque
- DocuWare Form: raccolta e condivisione ottimizzate dei dati
- Firme elettroniche: sicurezza e convenienza senza precedenti
- Conclusione: investi nei tool giusti per un successo a lungo termine
L'importanza dei tool di collaborazione per i team ibridi
Nelle modalità di lavoro ibride, che combinano il lavoro in ufficio e quello a distanza, i dipendenti spesso devono affrontare sfide peculiari che minano la loro efficienza e produttività, come le interruzioni della comunicazione, le differenze di fuso orario o i workflow disorganizzati. Senza i tool digitali giusti, i dipendenti rischiano di fare fatica a rispettare le scadenze, collaborare in modo efficace e mantenere alti coinvolgimento e motivazione. Perciò è fondamentale munire i team che non si trovano nello stesso spazio fisico di tutti gli strumenti di cui hanno bisogno, in particolare dispositivi integrati mobile first, al fine di svolgere le proprie attività senza interruzioni. Qui di seguito ti presentiamo i vantaggi dei tool digitali per dispositivi mobili.
Comunicazione e collaborazione più efficaci
Una comunicazione efficace rappresenta una delle sfide principali per chi lavora da remoto. In una relazione condotta da LEAD nel 2023, il 54% dei lavoratori statunitensi da remoto dichiara che una comunicazione inefficiente mina la fiducia nella leadership, mentre il 52% sostiene che compromette la fiducia all'interno del team. È proprio qui che entrano in gioco i tool di collaborazione per dispositivi mobili con funzioni come le notifiche push, per es. sui workflow, e le chat, che consentono a tutti i dipendenti di essere aggiornati in tempo reale, sempre e ovunque.
I sistemi di gestione dei documenti (DMS), come DocuWare, offrono una serie di funzioni, tra cui notifiche via e-mail e workflow automatizzati, accessibili sia dall'ufficio che da remoto tramite l'app DocuWare Mobile. In questo modo, i dipendenti ricevono aggiornamenti, approvano richieste e finalizzano le attività entro le scadenze, da qualsiasi luogo decidano di lavorare. Si eliminano così i lunghi e tediosi scambi di e-mail, riducendo i tempi di risposta e includendo nell'intero processo tutti i team che lavorano in ufficio e da remoto.
Produttività ed efficienza superiori
I tool digitali, con l'automazione dei processi di routine, garantiscono enormi vantaggi ai team ibridi, per esempio la ricerca, la revisione e la modifica istantanee dei documenti, evitando così i problemi risultanti dai passaggi manuali.
Inoltre, l'accesso al cloud consente ai dipendenti in ufficio o da remoto di lavorare senza bisogno di collegarsi a VPN o a server locali, garantendo, in ultimo, continuità ed eliminando i tempi morti, soprattutto per chi lavora direttamente in loco o viaggia per lavoro.
Maggiore motivazione e coinvolgimento dei dipendenti
Fornisci ai tuoi dipendenti i tool digitali giusti per automatizzare i processi di routine, ridurre il carico amministrativo e, di conseguenza, consentire loro di concentrarsi sulle attività più strategiche, contribuendo così al raggiungimento degli obiettivi del team. Il risultato? Un maggior senso di appartenenza all'azienda, più motivazione e coinvolgimento.
E non è tutto: i tool di collaborazione promuovono la trasparenza, consentendo ai membri di un team di monitorare i progressi in tempo reale e collaborare a progetti condivisi, mantenendosi sempre collegati ai propri colleghi, anche con fusi orari diversi.
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App DocuWare Mobile: documenti e workflow accessibili sempre e ovunque
L'app DocuWare Mobile garantisce un accesso sicuro al proprio sistema di gestione documentale da qualsiasi dispositivo. Rappresenta il tool ideale per i team ibridi che possono accedere a documenti e workflow in tempo reale e approvare le attività in ogni momento, in modo virtuale.
Accesso sicuro e collaborazione in tempo reale
- Accesso e gestione dei documenti: ricerca, recupero e modifica dei documenti archiviati in modo digitale; modifica dei dati di indice direttamente dal proprio dispositivo mobile.
- Gestione dei workflow: ricezione di notifiche, partecipazione ai workflow, per es. tramite approvazione e verifica dei documenti.
- Collaborazione in tempo reale: funzioni come i timbri digitali e gli aggiornamenti dei campi dell'indice garantiscono il tracciamento dei documenti in tempo reale.
Vantaggi per i team ibridi
L'app DocuWare Mobile consente agli addetti alle vendite in loco, a diretto contatto con i clienti, e ai dipendenti che lavorano da remoto di approvare richieste urgenti, presentare le note spese o recuperare i contratti in pochi secondi. Per esempio, un project manager impegnato in loco ha la possibilità di accedere agli ordini, modificarli e approvare gli aggiornamenti sul momento, senza dover aspettare di rientrare in ufficio, con conseguenti ritardi. L'accesso centralizzato ai workflow accelera i processi e garantisce maggiore uniformità e rendicontabilità tra i team.
Consigli utili
- Sfrutta l'app DocuWare Mobile per garantire ai tuoi dipendenti l'accesso da remoto a documenti e workflow essenziali.
- Promuovi i tool di collaborazione da dispositivi mobili tra i team in smart working per tracciare e approvare le attività, ottimizzando i tempi di lavoro.
- Favorisci la condivisione sicura tramite dispositivi mobili per aumentare la sicurezza anche al di fuori dell'ufficio.
DocuWare Form: raccolta e condivisione ottimizzate dei dati
DocuWare Form, con i suoi moduli dal design chiaro e intuitivo, ti permette di creare moduli basati sul web con una rapidità e semplicità senza precedenti. Non è necessaria alcuna programmazione per poter usare i Form DocuWare. Puoi aprire, compilare e inviare i tuoi moduli da qualsiasi dispositivo, senza più perdite di tempo per decifrare calligrafie illeggibili. Inoltre, con DocuWare Form hai sempre la garanzia che i dati siano corretti perché inseriti direttamente da chi li ha generati. I responsabili di processo ricevono una notifica al momento della compilazione e dell'invio di un modulo, con la possibilità di visualizzare i workflow automatizzati che danno avvio alle fasi successive del processo.
Caratteristiche principali
- Creazione facile e intuitiva di moduli: crea moduli personalizzati e dinamici grazie alla funzione drag e drop e senza bisogno di programmazione o supporto IT.
- Raccolta automatica dei dati: i dati inseriti sono verificati e caricati direttamente nel sistema, riducendo gli errori a causa dall'inserimento manuale.
- Integrazione dei workflow: con l'invio di un modulo è possibile avviare direttamente i workflow successivi, come l'approvazione o l'inoltro dei documenti al dipendente di riferimento.
- Sicurezza e conformità dei documenti: tutti i dati inviati tramite moduli sono crittografati e archiviati in conformità alle disposizioni di legge.
Vantaggi per i team ibridi
I reparti delle risorse umane, per esempio, possono usare i moduli digitali per gestire i processi di onboarding da remoto, le richieste di modifiche dei dipendenti o i fogli di presenza ricevuti. Mettiamo che un nuovo assunto compili un modulo online. Questo sarà inviato direttamente ai reparti HR e IT per predisporre l'attrezzatura di lavoro e creare l'account del dipendente, risparmiando giornate di lavoro e di corrispondenza via e-mail. I dipendenti in smart working potranno godere della massima flessibilità nell'invio dei moduli da qualsiasi luogo, accelerando così i processi interni.
La combinazione di moduli elettronici e workflow digitali consente ai tuoi dipendenti di avviare automaticamente i processi di follow up e gestione delle escalation, con l'invio di notifiche in caso di ricezione dei moduli.
Consigli utili
- Passa dai moduli cartacei a quelli digitali per ridurre i tempi di elaborazione ed eliminare l'inserimento manuale dei dati.
- Insegna ai tuoi dipendenti in smart working come usare i moduli elettronici per le richieste frequenti e l'invio dei dati.
- Collega i moduli ai workflow per garantire l'instradamento e l'elaborazione tempestivi e basati su regole.
Firme elettroniche: sicurezza e convenienza senza precedenti
Lo sapevi che una firma elettronica spesso ha la stessa validità giuridica di una firma autografa? Con una firma digitale, infatti, puoi verificare l'autenticità e l'integrità di un documento e confermare l'identità dell'autore e del firmatario. Sebbene sia sempre stata lo standard di riferimento, la firma autografa, al contrario, non può garantire tutto questo con la stessa precisione.
La soluzione DocuWare di firma elettronica all'interno del sistema di gestione dei documenti semplifica il processo di approvazione, rimuovendo così la necessità di stampa, invio per e-mail o addirittura di incontrarsi di persona per ottenere la firma.
Non tutte le firme elettroniche hanno lo stesso livello di sicurezza. Un nome digitato in un'e-mail o un timbro DocuWare rappresentano già una firma semplice, utilizzata nei casi in cui la sicurezza non è una priorità. Per la firma elettronica avanzata, invece, è prevista una crittografia, assicurando che parte di questa sai esclusiva per il firmatario. Una firma qualificata, che garantisce il massimo livello di sicurezza, non include solo la crittografia ma anche la conferma dell'identità del firmatario tramite un certificato gestito da un prestatore di servizi fiduciari (TSP).
DocuWare supporta tutte e tre le tipologie di firma elettronica tramite dispositivo mobile (smartphone, laptop o tablet). La validità della firma elettronica è disciplinata dal regolamento europeo eIDAS, recepito nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) attraverso il Decreto Legislativo n. 179 (CAS 3.0) del 26 agosto 2016.
Caratteristiche principali
- Validità legale: in molti casi, sia la firma elettronica avanzata che qualificata hanno validità legale, in conformità al regolamento europeo eIDAS e alle disposizioni nazionali in materia.
- Sicurezza e crittografia: le firme digitali semplici sui documenti archiviati in DocuWare sono tracciate tramite una traccia di controllo (audit trail) o una marcatura oraria (marca temporale), mentre le firme qualificate e avanzate sono protette da una chiave crittografata disponibile esclusivamente al firmatario. Le firme avanzate offrono un livello aggiuntivo di sicurezza grazie a un certificato riservato.
- Risparmio di tempo e costi: velocizza la raccolta delle firme, riduce i costi di stampa e spedizione, riducendo al minimo il carico amministrativo.
- Integrazione con DocuWare: le firme possono essere completamente integrate nei workflow esistenti, garantendo un’archiviazione uniforme e un accesso immediato e soggetto ad autorizzazione.
Vantaggi per i team ibridi
I team di vendita e finanza possono avvalersi delle firme elettroniche per la stipula di contratti, NDA e l'approvazione di fatture, senza più bisogno di incontrarsi fisicamente. Per esempio, un rappresentante commerciale che lavora da remoto può inviare un contratto per la firma, riceverlo digitalmente entro poche ore, e farlo passare automaticamente alla fase successiva del processo. Il risultato ultimo è una riduzione dei tempi dei cicli da giorni a minuti e conformità normativa con una traccia di controllo verificabile.
Consigli utili
- Introduci le firme elettroniche per garantire approvazioni sicure, anche da remoto.
- Sfrutta la funzione di firma elettronica di DocuWare per eliminare i ritardi nell'esecuzione dei contratti.
- Garantisci conformità e tracciabilità tramite audit trail (tracce di controllo) e crittografia.
Conclusione: investi nei tool giusti per un successo a lungo termine
Il lavoro da remoto ormai si è affermato come pratica comune. A tal proposito, le aziende sono chiamate ad adottare tool digitali per favorire la collaborazione da remoto, aumentare la produttività e garantire la conformità normativa. Le soluzioni DocuWare (DocuWare Mobile App, DocuWare Form e le firme elettroniche) promuovono l'agilità e l'interconnessione in azienda.
Investendo nelle tecnologie giuste, le organizzazioni saranno in grado di dotare i dipendenti degli strumenti per essere resilienti e garantire all'azienda un successo a lungo termine.
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