Die Datenschutz-Grundverordnung der EU einhalten

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein europäisches Regelwerk zum Datenschutz und zu Data Governance. Sie richtet sich nicht nur an alle europäischen Unternehmen und Behörden, sondern an jede Organisation, die in Europa oder mit europäischen Kunden Geschäfte macht. Die Verordnung sieht eine aktive Einwilligung des Kunden vor und spricht ihm neue Rechte zu, mit denen er die Übertragung seiner personenbezogenen Informationen kontrollieren kann. Bei Nichteinhaltung sieht die Verordnung massive Sanktionen vor.

Die DSGVO ist in Kraft. Compliance ist ein Muss.

Hohe Strafen

Die Sanktionen bei Nichteinhaltung der DSGVO sind immens hoch. Es können Geldbußen bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des letzten Geschäftsjahres verhängt werden. Je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Ausdrückliches Einverständnis

Es muss ein ausdrückliches Einverständnis erteilt werden, und zwar sowohl bei der Datenerhebung als auch mit dem Zweck, für den diese Daten verwendet werden. Zusätzlich muss der für die Verarbeitung Verantwortliche die Einwilligung (Opt-in) nachweisen können. Diese Einwilligung kann darüber hinaus widerrufen werden.

DSGVO-Konformität außerhalb der EU

Die alten Ausstiegsklauseln für außereuropäische Unternehmen gelten nicht mehr. Viele Nicht-EU-Firmen beriefen sich lange auf das Safe-Harbor-Abkommen. Jedoch hob der Europäische Gerichtshof die Safe-Harbor-Datenschutz-Grundsätze am 24. Oktober 2015 auf.

Personenbezogene Daten können fast alles sein

Unstrukturierte Informationen und Dokumente richtig verwalten zu können, darin liegt der Schlüssel zur Compliance. Die Europäische Kommission legt fest: „Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine Person beziehen, unabhängig davon, ob sie sich auf ihr privates, berufliches oder öffentliches Leben beziehen.“ Als solche gelten z. B. Name, Adresse, Foto, E-Mail-Adresse, Kontodaten, Posts in sozialen Netzwerken, medizinische Informationen oder IP-Adressen.

Papierdokumente sind auch betroffen

Die DSGVO gilt für die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten – unabhängig davon, ob die Prozesse ganz oder teilweise automatisiert ablaufen. Sie gilt auch für alle anderen Unterlagen, die Teil eines Ablagesystems sind. Mit anderen Worten: für Papierdokumente.

Erweiterte Haftungsketten

Wenn personenbezogene Daten in Ihrem Namen von einem Cloud-Service-Provider oder einem Outsourcing-Dienstleister gespeichert oder verarbeitet werden, sind Sie auch für deren Data-Governance-Praktiken verantwortlich.

Wie DocuWare Sie dabei unterstützen kann, die DSGVO zu erfüllen

Es gibt keine einzelne Technologie, mit der Sie alle DSGVO-Vorgaben erfüllen können. Als Unternehmen müssen Sie eine ganzheitliche Strategie entwickeln. Dem Dokumenten-Management und der Workflow-Automation kommt dabei eine Schlüsselrolle zu.

DocuWare ist sowohl ein Dokumenten-Management- als auch ein Workflow-System, das es Ihnen in all Ihren dokumentbasierten Prozessen ermöglicht, die DSGVO zu erfüllen.

Mit DocuWare ist Ihr Unternehmen in der Lage:

personenbezogene Daten, die in Ihren Dokumenten enthalten sind und die mit diesen verarbeitet werden, zu finden und darauf zuzugreifen,
personenbezogene Daten zu exportieren, zu korrigieren und zu löschen (um zum Beispiel den neuen Artikel zum "Recht auf Vergessenwerden" einzuhalten) und
sicherzustellen, dass persönliche Daten geschützt sind und nicht weiterverarbeitet werden können.

Erfahren Sie mehr über die DocuWare-Plattform

Wichtige Eckpfeiler der DSGVO und Lösungsvorschläge von DocuWare

Auch Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen, etwa DocuWare, können im Rahmen der anstehenden DSGVO einen wertvollen Beitrag zur Einhaltung der Compliance leisten. Denn E-Mails, Dateien, Papierunterlagen oder verschiedenste Dokumente, die persönlich identifizierbare Informationen enthalten, sind personenbezogene Daten und müssen gemäß DSGVO archiviert, verwaltet, geschützt und kontrolliert werden. Erfahren Sie im kostenlosen White Paper DSGVO, wie DocuWare Sie dabei unterstützt.

E-Book: „Datenschutz und Sicherheit – Die DSVGO ist nur die Spitze des Eisbergs“

Bereits vor einiger Zeit haben wir Ihnen einen Ratgeber des internationalen Branchenverbandes AIIM (Association for Information and Image Management) in englischer Sprache bereitgestellt, der den Fokus auf wichtige Schlüsselfragen legt. Dieser ist nun auch in der deutschen Fassung „Datenschutz und Sicherheit – Die DSVGO ist nur die Spitze des Eisbergs“ verfügbar und gibt z. B. Antworten auf folgende grundlegende Fragen:

Wie haben sich Datenschutz und -sicherheit im Laufe der Zeit verändert?
Was sind die GDPR? Wen betreffen sie? Was bedeuten sie für das Unternehmen?
Wie sollte Ihr Unternehmen reagieren und welche Rolle spielt Machine Learning bei der Lösung von Problemen?

Die EU übernimmt in vielerlei Hinsicht eine Vorreiterrolle auf dem Weg zu einem Datenschutzkonzept, das der Realität des digitalen Handels gerecht wird. Widerstand dagegen könnte sinnlos und im Hinblick auf die Förderung und das Wachstum des digitalen Handels eher kontraproduktiv sein.

Weiterführende Informationen

DSGVO im Wortlaut

Nachschlagen können Sie die einzelnen DSGVO-Artikel im deutschen und englischen Wortlaut am einfachsten hier. Oder Sie laden sich die ganze Verordnung von der offiziellen Seite EUR-Lex herunter.

DSGVO-Regeln für Unternehmen

Die Europäische Kommission erläutert in einem eigenen FAQ die Vorschriften für Unternehmen und Organisationen.

Bitkom-FAQ

Auch der Digitalverband Bitkom hat sich eingehend mit dem Thema Datenschutz-Grundverordnung beschäftigt und stellt eine FAQ-Liste bereit, in der die häufigsten Fragen hierzu beantwortet werden.