DMS TRANSPORTE Y LOGÍSTICA

En el transporte internacional de mercancías, los documentos de transporte suelen tardar mucho en llegar, lo que provoca retrasos en la facturación y en el flujo de caja. Con la aplicación DocuWare, tu equipo de planificación puede escanear los documentos de transporte inmediatamente después de la entrega y cargarlos en DocuWare. 

Las ventajas:

• Procesos eficientes: el proceso de archivado y facturación se inicia automáticamente, incluso antes de que el camión vuelva a ponerse en marcha.
• Acceso 24/7: con el archivo de transporte digital, se garantiza el acceso a todos los documentos en cualquier momento.
• Ahorro de tiempo en el back office: los documentos archivados de forma centralizada y la función de búsqueda de texto completo permiten un procesamiento rápido.
  

Tanto si se trata de acuerdos con proveedores como de contratos de transporte o de servicios, con DocuWare, gestionas tus contratos de forma centralizada y segura. Todos los documentos están disponibles en cualquier momento con solo un clic. De este modo, siempre cuentas con una visión general y evitas riesgos por plazos incumplidos o documentos perdidos.

Las ventajas:

• Acceso rápido: los contratos se almacenan de forma centralizada y están disponibles de inmediato.
• Colaboración eficaz: la posibilidad de que los empleados autorizados consulten los contratos en cualquier momento garantiza una mayor transparencia.
• Flujos de trabajo automatizados: los procesos contractuales fluidos evitan que se pasen por alto pasos importantes.

Con DocuWare, los daños en la mercancía transportada o en el vehículo pueden fotografiarse directamente in situ y cargarse a la aplicación. También se pueden registrar y añadir inmediatamente informes de daños, declaraciones de testigos y otros datos relevantes. Todos los documentos se agrupan automáticamente en un archivo de proyecto digital.

Las ventajas:

• Documentación centralizada: toda la documentación y el proceso completo de reclamación están disponibles con un número de reclamación. Esto facilita el seguimiento y la gestión.
• Notificaciones automáticas: se te informará inmediatamente tan pronto como se reciban nuevos documentos en el archivo digital del proyecto.
• Tiempos de tramitación más cortos: el rápido registro y el almacenamiento centralizado de los documentos de siniestros aceleran la liquidación y reducen los posibles tiempos de inactividad de los vehículos.

Ya sea Sarbanes-Oxley, RGPD, GoBD o Basilea II, DocuWare ayuda a tu empresa a cumplir con la normativa y la refuerza en las auditorías y cuestiones de responsabilidad. Gracias al archivado seguro y al seguimiento transparente de todos los procesos comerciales, DocuWare reduce el riesgo de sanciones y problemas legales.

Las ventajas:

• Archivado conforme a la ley: las transacciones comerciales se archivan de forma segura y se pueden rastrear en cualquier momento.
• Acceso rápido: todos los comprobantes y documentos relacionados se encuentran fácilmente.
• Listo para auditorías en cualquier momento: DocuWare garantiza una documentación completa de todas las transacciones comerciales y los pasos de procesamiento del período de auditoría. 
  
  

Con DocuWare, se automatizan los pasos manuales de la gestión de pedidos. Las ofertas, los pedidos, los contratos, los informes de servicio, las facturas emitidas y mucho más se recopilan de forma centralizada en un archivo de cliente. Esto permite un procesamiento interdepartamental y respuestas rápidas a las consultas.

Las ventajas:

• Tiempos de procesamiento más cortos: los procesos automatizados garantizan una tramitación más rápida de los pedidos.
• Acceso rápido: el acceso en tiempo real a todos los documentos permite reaccionar rápidamente y mejora la comunicación entre departamentos.
• Máxima seguridad: las medidas de seguridad más modernas y la gestión detallada de derechos protegen los datos confidenciales.
  
  

Con DocuWare, se gestionan los documentos de los conductores de forma digital y eficiente. Tus empleados pueden cargar directamente en la aplicación los permisos de conducir, los certificados de formación y los certificados médicos desde su ubicación individual. Todos los documentos se registran automáticamente, se agrupan en un expediente digital del conductor y están disponibles de forma centralizada.

Las ventajas:

• Fácil seguimiento: toda la documentación de cada conductor está disponible bajo un ID de conductor. 
• Notificaciones automáticas: se te informa inmediatamente tan pronto como se reciban nuevos documentos o se deban volver a presentar los existentes, por ejemplo, en el caso de los permisos de conducir.
• Reducción de los tiempos de gestión: el rápido registro y el almacenamiento centralizado acelera el procesamiento y ofrece más tiempo para tareas que aportan valor añadido.