Gestión documental como base de la digitalización
Hoy, la empresa usa un flujo de trabajo digital en DocuWare Cloud para comprobar las facturas entrantes. Para ello, las facturas se escanean o se recopilan directamente desde el programa de correo electrónico, se indexan y se guardan en DocuWare. Gracias a la indexación automática de los documentos, la solución determina qué departamento es responsable para cada factura y manda los documentos a las respectivas listas de tareas de los responsables. Tan pronto como se han comprobado y sellado electrónicamente, las facturas se pasan electrónicamente a la dirección de la empresa para su autorización final. El flujo de trabajo finaliza una vez que la factura ha sido contabilizada, abonada y archivada en el departamento de contabilidad.
Aparte del uso en las facturas entrantes, DocuWare también se utiliza en Recursos Humanos. Actualmente se están digitalizando todos los expedientes de la plantilla, en total unos 300 empleados. En caso de los contratos de trabajo de duración determinada, DocuWare notifica al departamento de la necesidad de renovar estos contratos: los documentos aparecen, según su fecha establecida, en una lista de tareas de forma automática para que los responsables puedan tomar las medidas necesarias a tiempo. Otro flujo de trabajo garantiza que las notificaciones empresariales importantes, como por ejemplo la normativa COVID para los conductores de autobús, se manden de manera fiable por correo electrónico a los trabajadores. Además, el registro del envío sirve como prueba de que los trabajadores fueron debidamente informados.
Con DocuWare, la empresa no solo reduce los costes internos y el espacio del archivo físico. La mayor ventaja radica en la simplificación de los procesos de trabajo. Esto incluye el aprovechamiento de los descuentos por pronto pago en las facturas de proveedores. Gracias a la flexibilidad de DocuWare, la solución se puede usar en muchas áreas de la empresa. Por ejemplo, se está desarrollando una gestión digital de contratos y un manual electrónico para los trabajadores, sustituyendo la antigua intranet de la empresa. En el manual digital, los empleados pueden informarse sobre consejos para realizar su trabajo de la mejor manera posible, como p. ej., la reserva de un viaje.
