Transformación digital
Soluciones
Productos
Acerca de
Comienza tu prueba gratuita

Casos de éxito: Transporte / Logística

Buscar más casos prácticos

Alcanzar los objetivos más rápido, con mayor seguridad y menor coste: la empresa de viajes Stanglmeier está a la cabeza en la administración con la introducción de un sistema de gestión documental. Desde principios de 2018, la solución basada en la nube garantiza una mayor transparencia.

Stanglmeier planifica y organiza viajes de trabajo de todo tipo. Los clientes valoran principalmente el asesoramiento personal recibido en todo momento. Para garantizar una alta seguridad en los viajes, se da una gran importancia a un equipamiento de última tecnología en toda la flota de autobuses. El lema empresarial, “ir siempre al ritmo de los tiempos”, no se refiere sólo a los servicios. La empresa también apuesta por la digitalización en su administración. Desde 2018, DocuWare Cloud acelera los procesos y los hace más transparentes, sin la necesidad de hardware adicional.

Reducir las montañas de papel fue sólo una de las razones para implementar el sistema de gestión documental. Con unas 200 facturas entrantes al día, la tarea de verificación consumía muchísimo tiempo. Las facturas electrónicas tenían que imprimirse y comprobarse por los responsables en las oficinas, al igual que las facturas en papel. A continuación, se enviaban a la central de la empresa para, una vez allí, ser autorizadas por parte de la dirección y contabilizadas, abonadas y archivadas en el departamento de contabilidad. El proceso de búsqueda era igualmente largo, por ejemplo cuando se necesitaba una factura determinada.

País:
Alemania
Sector industrial:
Transporte / Logística
Departamento:
Contabilidad |Recursos humanos |Dirección
Implementación:
Cloud

La ventaja decisiva del sistema de gestión documental es el sencillo acceso desde todas las filiales al archivo central de documentos. Debido a que ya habíamos tenido muy buena experiencia con programas a modo de servicio, nos decidimos por la solución en la nube.

Simone Stanglmeier
Apoderada, Grupo empresarial Stanglmeier, en Mainburg (Alemania)

Gestión documental como base de la digitalización

Hoy, la empresa usa un flujo de trabajo digital en DocuWare Cloud para comprobar las facturas entrantes. Para ello, las facturas se escanean o se recopilan directamente desde el programa de correo electrónico, se indexan y se guardan en DocuWare. Gracias a la indexación automática de los documentos, la solución determina qué departamento es responsable para cada factura y manda los documentos a las respectivas listas de tareas de los responsables. Tan pronto como se han comprobado y sellado electrónicamente, las facturas se pasan electrónicamente a la dirección de la empresa para su autorización final. El flujo de trabajo finaliza una vez que la factura ha sido contabilizada, abonada y archivada en el departamento de contabilidad. 

Aparte del uso en las facturas entrantes, DocuWare también se utiliza en Recursos Humanos. Actualmente se están digitalizando todos los expedientes de la plantilla, en total unos 300 empleados. En caso de los contratos de trabajo de duración determinada, DocuWare notifica al departamento de la necesidad de renovar estos contratos: los documentos aparecen, según su fecha establecida, en una lista de tareas de forma automática para que los responsables puedan tomar las medidas necesarias a tiempo. Otro flujo de trabajo garantiza que las notificaciones empresariales importantes, como por ejemplo la normativa COVID para los conductores de autobús, se manden de manera fiable por correo electrónico a los trabajadores. Además, el registro del envío sirve como prueba de que los trabajadores fueron debidamente informados. 

Con DocuWare, la empresa no solo reduce los costes internos y el espacio del archivo físico. La mayor ventaja radica en la simplificación de los procesos de trabajo. Esto incluye el aprovechamiento de los descuentos por pronto pago en las facturas de proveedores. Gracias a la flexibilidad de DocuWare, la solución se puede usar en muchas áreas de la empresa. Por ejemplo, se está desarrollando una gestión digital de contratos y un manual electrónico para los trabajadores, sustituyendo la antigua intranet de la empresa. En el manual digital, los empleados pueden informarse sobre consejos para realizar su trabajo de la mejor manera posible, como p. ej., la reserva de un viaje. 

La correspondencia postal es agua pasada. Ahora todo va mucho más rápido, sobre todo en el proceso de control de facturas, que es esencial para nuestra empresa.
macbook.png

Solicite una demostración personalizada

Obtenga su demostración personalizada gratuita y libre de compromiso de DocuWare y descubra cómo la gestión documental y la automatización de procesos le pueden ayudar a adaptar la transformación digital en su organización.

Solicite una demostración