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Casos de éxito: Transporte/ Logística

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La perfecta organización y coordinación de los recursos empresariales son imprescindibles en un sector tan competitivo como aquel de transporte. Una plataforma de información flexible gestiona los diversos procesos de acuerdo con las exigencias de nuestros clientes.

Para satisfacer las demandas de los clientes, entre los que figuran renombrados fabricantes de automóviles, la empresa busca continuamente nuevos potenciales de optimización. Además de implementar mejoras logísticas, como por ejemplo el uso de la ruta por el túnel San Gotardo en transportes hasta y desde Italia, también están en el punto de mira las áreas administrativas de la empresa. En 2016 se digitalizaron los procesos existentes con DocuWare Cloud, todo esto sin tener que hacer grandes cambios ni inversiones en personal y tiempo.

Integración completa en aplicaciones existentes

Uno de los criterios decisivos a la hora de elegir un software de gestión documental era la posible conexión con el sistema de correo David. Hoy en día, la mayor parte de los proveedores emite sus facturas en formato digital, Adam Transporte recibe ya muy pocas facturas en papel. Por lo tanto, procesar estos documentos en un flujo de trabajo automatizado tenía máxima prioridad. Al comparar diferentes gestores documentales, DocuWare se cristalizó como favorita con la función Connect-to-Mail y sobre todo con el Intelligent Indexing Service. En la fase de prueba se comprobó además el uso de dos nuevos escáneres, que se integraban sin problema alguno. Con la ayuda de un escáner documental y un equipo multifunción Ricoh, hoy se digitalizan ya todas las facturas entrantes en papel, y en casos puntuales también los correspondientes albaranes logísticos. Después de identificar los documentos de forma automática mediante códigos de barras se guarda todo en el archivador central.

País:
Alemania
Sector industrial:
Transporte/ Logística
Departamento:
Controlling |Servicio al Cliente |Contabilidad |Administración
Implementación:
Cloud
Integración:
Soloplan Carlo (ERP) |David

La solución Cloud, con su escalabilidad y flexibilidad, se ajusta perfectamente a nuestros procesos empresariales. Al contrario de otras aplicaciones informáticas, este sistema no requiere cambios de los procesos existentes. Después de analizar y documentar nuestra forma de trabajar, y una configuración a través del Partner de DocuWare, empezamos a usar el gestor documental después de tan solo 6 semanas.

Christian Adam
Gerente Comercial y Administrativo, Adam Transporte de Neuried, Alemania

Aparte de la integración del sistema de correo electrónico, se archivan también todas las facturas salientes de forma digital, por ejemplo, las facturas de transporte, de siniestros o de taller, todas creadas en un sistema ERP específico del sector llamado Soloplan Carlo. Después del archivado, estas facturas se ponen a disposición de los empleados de contabilidad para los siguientes pasos, como la comprobación del pago.

Doce carpetas menos por año

El beneficio práctico de DocuWare Cloud se refleja en muchos aspectos. El tiempo de procesar facturas se ha reducido notablemente, ya que los documentos se registran, se clasifican y se archivan en el gestor documental, para mostrarse a continuación en las correspondientes listas digitales de los empleados responsables. A través de flujos de trabajo se verifican y se aprueban para el pago. Este servicio no solo resulta ventajoso para los empleados internos, sino también para aquellos que trabajan desde casa. Incluso desde una perspectiva medioambiental el proyecto tiene mucho éxito, ya que la empresa puede prescindir de unas doce carpetas con papeles por año, sin comprometer en modo alguno la seguridad de auditoría.

Tras seis meses de funcionamiento productivo, las conclusiones ya fueron muy positivas. En dicho período se archivaron cerca de 3000 documentos digitalmente. Como consecuencia la empresa empezó a digitalizar también todo el departamento Calidad – Adam Transporte cuenta con la certificación ISO 9001. Gracias a DocuWare Cloud, no solo los empleados internos sino también los conductores podrán acceder a todos los manuales y descripciones de procesos en formato digital con solo pulsar un botón.

Con Cloud hacia el futuro

A pesar de que la empresa no elaboró un cálculo detallado del rendimiento de la inversión, la amortización es evidente según la gerencia, aparte de que el concepto Cloud contribuye a emprender con éxito el futuro. DocuWare Cloud no solo permite ahorrar inversiones adicionales de hardware, como servidores o almacenamiento local, sino que además evita tener que preocuparse de organizar periódicamente copias de seguridad o planes de recuperación de desastres, los cuales, teniendo en cuenta el creciente impacto de las catástrofes naturales, son más necesarios que nunca. El concepto Cloud no solo asegura disponer automáticamente de las funciones más recientes, sino también da la certeza de que, en caso de cambiar la legislación, éstas nuevas condiciones podrán incorporarse con la mayor brevedad posible en la solución de gestión documental.

Con la digitalización de procesos basados en papel, sobre todo en Contabilidad, hemos reducido los tiempos de tramitación de forma considerable.
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