Aparte de la integración del sistema de correo electrónico, se archivan también todas las facturas salientes de forma digital, por ejemplo, las facturas de transporte, de siniestros o de taller, todas creadas en un sistema ERP específico del sector llamado Soloplan Carlo. Después del archivado, estas facturas se ponen a disposición de los empleados de contabilidad para los siguientes pasos, como la comprobación del pago.
Doce carpetas menos por año
El beneficio práctico de DocuWare Cloud se refleja en muchos aspectos. El tiempo de procesar facturas se ha reducido notablemente, ya que los documentos se registran, se clasifican y se archivan en el gestor documental, para mostrarse a continuación en las correspondientes listas digitales de los empleados responsables. A través de flujos de trabajo se verifican y se aprueban para el pago. Este servicio no solo resulta ventajoso para los empleados internos, sino también para aquellos que trabajan desde casa. Incluso desde una perspectiva medioambiental el proyecto tiene mucho éxito, ya que la empresa puede prescindir de unas doce carpetas con papeles por año, sin comprometer en modo alguno la seguridad de auditoría.
Tras seis meses de funcionamiento productivo, las conclusiones ya fueron muy positivas. En dicho período se archivaron cerca de 3000 documentos digitalmente. Como consecuencia la empresa empezó a digitalizar también todo el departamento Calidad – Adam Transporte cuenta con la certificación ISO 9001. Gracias a DocuWare Cloud, no solo los empleados internos sino también los conductores podrán acceder a todos los manuales y descripciones de procesos en formato digital con solo pulsar un botón.
Con Cloud hacia el futuro
A pesar de que la empresa no elaboró un cálculo detallado del rendimiento de la inversión, la amortización es evidente según la gerencia, aparte de que el concepto Cloud contribuye a emprender con éxito el futuro. DocuWare Cloud no solo permite ahorrar inversiones adicionales de hardware, como servidores o almacenamiento local, sino que además evita tener que preocuparse de organizar periódicamente copias de seguridad o planes de recuperación de desastres, los cuales, teniendo en cuenta el creciente impacto de las catástrofes naturales, son más necesarios que nunca. El concepto Cloud no solo asegura disponer automáticamente de las funciones más recientes, sino también da la certeza de que, en caso de cambiar la legislación, éstas nuevas condiciones podrán incorporarse con la mayor brevedad posible en la solución de gestión documental.
