Papierloses Büro

Das papierlose Büro bietet zahlreiche Möglichkeiten, um mithilfe moderner Technologien ein hohes Maß an wertvollen Ressourcen einzusparen. Doch trotz dieser verfügbaren Technologien zur Reduzierung oder vollständigen Vermeidung von Papier aus dem Büro halten viele Unternehmen noch immer an ihren papierbasierten Systemen fest.

Nur 18 % der Unternehmen agieren vollständig papierlos. Finden Sie das nicht auch erschreckend? Noch erschreckender sind die tiefgreifenden Probleme, die mit der Benutzung von Papier einhergehen. Das Arbeiten mit Papier ist umständlich, reduziert die Produktivität und die operative Effizienz und kostet Unternehmen Geld – sehr viel Geld.

Im Durchschnitt verbraucht jeder Deutsche jährlich 244 Kilo Papier. Vor allem in den Büros hat der Papierverbrauch in den letzten Jahrzehnten sogar weiter zugenommen – mit exorbitanten Kosten. Aber das ist noch nicht alles … Lesen Sie mehr über das Ausmaß des Papierverbrauchproblems. Außerdem erhalten Sie Tipps für die Büroorganisation und erfahren alles Notwendige über das papierlose Büro und die Vorteile, die sich aus einem papierlosen Arbeiten für Ihr Unternehmen ergeben.

Eine Zettelwirtschaft aus Dokumenten und Notizen, Post-its am Laptop, verlegte oder verlorene physische Unterlagen – all das beendet das papierlose Büro. Die Digitalisierung von Dokumenten bringt nicht nur Ordnung und Effizienz ins Papierchaos, sondern schont auch natürliche Ressourcen in erheblichem Maße.

Primär gilt es, Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen im papierlosen Büro komplett digital abzuwickeln, aber natürlich auch andere Dokumente wie etwa Lieferscheine, Bewerbungsunterlagen oder sonstige papierbasierte Notizen. Die Umsetzung durch Digitalisierung, Speicherung und Archivierung dieser Unterlagen auf entsprechenden Datenspeichern optimiert die Arbeitseffizienz und steigert die unternehmerische Produktivität. Auch behördliche Unterlagen werden gemäß des E-Rechnungs-Gesetzes elektronisch abgewickelt. Bereits im April 2020 wurden Bund, Länder und Kommunen dazu verpflichtet, die Voraussetzungen zum Empfang und zur Weiterverarbeitung digitaler Rechnungen zu schaffen.

Für Unternehmen wie Behörden wird in aller Regel gleichermaßen ein Dokumentenmanagement-System (DMS) als Grundlage für die Realisierung des papierlosen Büros genutzt. Dadurch ist auch der GoBD-konforme Umgang mit steuerrechtlich relevanten Belegen sichergestellt – übrigens nicht nur für Unternehmen, die der Buchführungspflicht unterliegen, sondern auch für freiberuflich Tätige, Selbständige und Kleinunternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind. Über wahlweise betriebsinterne Netzlaufwerke oder vor allem mithilfe einer Cloud-Lösung kommen Sie mit einem DMS in den Genuss zahlreicher weiterer Vorteile, auf die wir in diesem Text noch separat eingehen werden.

Die DSGVO-konforme und zentrale Speicherung von zusätzlich auch mobil verfügbaren Daten funktioniert übrigens zweifelsfrei am besten über die bereits angesprochene Cloud-Variante. Damit entsteht eine klare Struktur und die Gewährleistung eines schnellen und einfachen Ablegens sowie Wiederauffindens der elektronischen Dokumente. Sofern diese ursprünglich noch in papierbasierter Form vorhanden waren, können die Unterlagen zunächst mittels eines Dokumenten-Scanners in eine digitale Form transferiert werden.

Nach der Erfassung und Sortierung noch existierender Papierdokumente sollte zunächst die Planung für die anschließende Digitalisierung erfolgen, bevor der Scanning-Prozess beginnt. Danach geht es an die Ausarbeitung einer strukturierten Verwaltung der Daten, um auch noch nach Jahren einen lückenlosen Überblick über alle elektronischen Dokumente zu behalten. Nach dem Digitalisierungsvorgang gilt es abschließend noch abzuwägen, welche Papierunterlagen, allein schon aus Datenschutzgründen, in den Schredder können und welche gegebenenfalls weiterhin im Print-Format, ergänzend zur Digital-Version, aufbewahrt werden müssen, wie etwa rechtlich oder steuerlich relevante Dokumente.

Die Kosten und Umweltschäden

Das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner schätzt, dass Unternehmen 1 bis 3 % ihres Umsatzes für das Drucken von Dokumenten ausgeben. In dieser Rechnung wurden allerdings noch nicht die Kosten für Ablage, Versand und Aufbewahrung von Papierdokumenten berücksichtigt – geschweige denn die Kosten des Papiers selbst.

Hinzu kommen indirekte Kosten: Papierbasierte Prozesse sind Zeiträuber und halten Mitarbeiter von produktiveren und wertschöpfenden Aufgaben ab. Die Zeit, die Mitarbeiter auf diese unproduktiven Aufgaben verschwenden, kostet Ihr Unternehmen viel Geld.

Laut einem IDC-Whitepaper aus dem Jahr 2012 „verschwenden Mitarbeiter jede Woche viel Zeit beim Umgang mit papierbasierten Dokumenten“ – mit nachvollziehbar gewaltigen Kosten für die Unternehmen. In einem Betrieb mit 1.000 Arbeitskräften entsprechen die daraus entstehenden Produktivitätsverluste der Einstellung von sage und schreibe 213 Mitarbeitern!

Dass ein hoher Papierverbrauch auch auf Kosten der Umwelt geht, sollte eigentlich jedem klar sein. Wenn man sich nur mal die Tatsache vor Augen führt, dass für die Herstellung eines einzigen DinA4-Blattes 10 Liter Wasser benötigt werden, kann jeder sich ausrechnen, wie viele natürliche Ressourcen allein dadurch für die Papierproduktion aufgewendet werden müssen – ganz abgesehen natürlich vom Holzverbrauch. Auch der Umweltaspekt sollte für verantwortungsbewusste Unternehmen also ein relevantes Kriterium bei der Einführung des papierlosen Büros sein. Ebenso das Vermeiden möglicher Gesundheitsrisiken für Mitarbeiter durch den Einsatz von Laserdruckern, die giftige Tonerpartikel und Tonerstaub in die Raumluft abgeben.

Sicherheitsrisiken

Laut einem Jahresbericht den das Office for Civil Rights des U.S. Department of Health & Human Services (HSS) dem US-amerikanischen Kongress vorlegte, sind 62 % der Datenschutzverletzungen in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern auf Papierdokumente zurückzuführen.

Diese Statistik ist nicht überraschend. Schließlich ist Papier von Natur aus sehr unbeständig. Ohne ein digitales Backup ist die Anfälligkeit für derartige Verstöße also sehr hoch. Außerdem besteht eine große Gefahr für Diebstahl sowie Schäden aufgrund von Naturkatastrophen wie z. B. Überschwemmungen, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken können.

Zur Datensicherheit trägt beim Verzicht auf Papierausdrucke auch bei, dass individuell und sicher gesteuert werden kann, welche Mitarbeiter welche Daten einsehen können. Denn natürlich benötigt nicht jede Arbeitskraft Zugriff auf die kompletten Firmendaten.

Des Weiteren sind die in zahlreichen Unternehmen weiterhin verwendeten Drucker grundsätzlich unsicher und nicht vor Hackerangriffen geschützt – ein weiteres Sicherheitsrisiko für Ihr Unternehmen.

Papier als Hemmnis für Geschäftsabläufe

In derselben IDC-Studie wird erwähnt, dass die durch den Umgang mit Papier verschwendete Zeit zu einem Produktivitätsverlust von 21,3 % führt. Tatsächlich haben zahlreiche Mitarbeiter aufgrund von Informationsfluten und ineffizienten papierbasierten Geschäftsprozessen Schwierigkeiten, ihre täglichen Aufgaben und Arbeitsabläufe zu erledigen.

Der Weg eines nicht digitalisierten Papierdokuments durch Ihr Unternehmen verläuft bekanntlich sehr langsam. Mitarbeiter verschwenden durch die manuelle Erfassung, Ablage und Weiterleitung von Dokumenten viel Zeit.

Diese langwierigen manuellen Prozesse reduzieren wiederum die Effizienz der Betriebsabläufe und vermindern die Kontrolle über Dokumente: Es entstehen Verzögerungen und Fehler, wenn Papierdokumente zwischen wichtigen Unternehmensbereichen wie Beschaffung, Buchhaltung, Vertrieb und Personalwesen (HR) hin- und herbewegt werden.

Was bedeutet es, Abschied vom Papier zu nehmen?

• Dokumente digitalisieren: Auf Papier vorliegende Informationen werden mithilfe einer Software für papierlose Büros in elektronische Dokumente umgewandelt. Digitales Ablagesystem für Büros: Akten, Ordner und Dokumente werden gescannt, indexiert und für einen einfachen Zugriff sicher in einem zentralen Verzeichnis gespeichert. Werden Inhalte in einer digitalen Büro Ablage organisiert, müssen Mitarbeiter keine Zeit mehr für die Suche nach Dokumenten verwenden.
• Papierlos arbeiten: Zuvor manuelle Prozesse sind nun automatisiert. So wird beispielsweise das passende Dokumentenmanagementsystem auf andere Anwendungen abgestimmt, um abteilungsübergreifende einheitliche Workflows zu schaffen.
• Papierloses Büro-Software: Sie können per Software für digitale Büros jederzeit, überall und mit jedem Gerät auf die Dokumente zugreifen. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Sie über mehrere Niederlassungen verfügen oder Ihre Mitarbeiter einen Remote-Zugriff benötigen.

1. Kostensenkung

Durch die Digitalisierung von Dokumenten und interner papierbasierter Systeme werden Druck- und andere Betriebskosten eingespart:

• Speicherkosten: Durch die Digitalisierung von Daten, Akten und Ordnern besteht kein Bedarf mehr, Aktenschränke zu kaufen, wertvolle Stellfläche für die Lagerung von Papierdokumenten zu verschwenden oder Ausdrucke zur späteren Verwendung aufzubewahren.
• Kopier- und Druckkosten: Beim papierlosen Arbeiten ist es nicht mehr notwendig, mehrere Kopien einer Datei zur Verteilung im Büro zu erstellen. Wenn Sie Post digitalisieren, können Sie mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems eine Kopie für den einfachen Zugriff an einem zentralen Ort aufheben.
• Kosten von Geschäftsprozessen: Mit der Transformation von manuellen zu automatisierten Workflows werden Geschäftsprozesse vereinheitlicht und Kosten reduziert. Beispielsweise kann die Optimierung von Workflows ein schnelleres Inkasso und eine Reduzierung von Anschaffungskosten bewirken.
• Sicherheits- und Datenwiederherstellungskosten: Die Sicherung Ihrer Daten an mehreren Orten ist einfach und kostengünstig. Eine Wiederherstellung dieser Daten ist noch einfacher und beeinträchtigt die Geschäftskontinuität nicht.

Lernen Sie Julian kennen

Der Buchhalter Julian ist stolz auf zehn Jahre Erfahrung u. a. in den Bereichen Debitoren-/Kreditorenbuchhaltungen. Er legt sehr viel Wert auf korrekte Daten und versucht stets, bestehende Prozesse zu optimieren. Seine Chefin ist die Finanzdirektorin Claudia.

Als die Unternehmensleitung Claudia über den geplanten Umstieg auf das papierlose Arbeiten unterrichtete – angefangen bei der Buchhaltung – wusste sie, dass Julian der richtige Mitarbeiter für die Leitung der Initiative war.

Sie setzte ein Meeting an und erklärte Julian die Situation. Dieser war sofort Feuer und Flamme und schaffte unter Claudias Führung den Abschied vom Papier in 90 Tagen – und zwar unter Einhaltung von sechs einfachen Schritten.

90 Tage sind ein erreichbares Quartalsziel. Dieser Zeitraum ist weder zu lang – was unter Umständen dazu führen kann, dass Mitarbeiter den Prozess zu langsam vollziehen –, noch zu kurz – was eine mangelhafte Umsetzung zur Folge haben könnte. Julian stellte fest, dass 90 Tage eine perfekte Frist ist, um die Dynamik beizubehalten und zugleich ein erreichbares Ziel zu setzen.

Diese Schritte befolgte Julian auf dem Weg zum papierlosen Büro:

Here are the steps he followed:

Ineffiziente Prozesse sind mühsam, behindern Workflows, erfordern einen erheblichen Arbeitsaufwand und halten Mitarbeiter von wertschöpfenden Aufgaben ab. Konzentrieren Sie sich auf allgemeine Geschäftsbereiche, die digitalisiert werden müssen, so etwa Personalwesen, Buchhaltung, Marketing und Vertrieb. Ermitteln Sie anschließend spezielle Prozesse, die von spezifischen Dokumenten abhängig sind, wie beispielsweise Rechnungsbearbeitung und Mitarbeiterbewertungen.

Die Unternehmensleitung entschied, den Prozess in der Buchhaltung zu starten. Also war es Julians Aufgabe, einen Prozess zu finden, der digitalisiert werden musste. Ihm war klar, dass der Schlüssel darin lag, klein anzufangen und sich ausschließlich auf einen Prozess zu konzentrieren, um Dynamik zu erzeugen. Die Versuchung, mehrere Prozesse gleichzeitig anzupacken, war groß. Aber ein solches Unterfangen würde seine Arbeit nur verlangsamen.

Nach der Analyse sämtlicher Prozesse wählte Julian die Kreditorenbuchhaltung, da hier eine große Menge an Papierdokumenten bearbeitet werden musste, unzählige Schreibfehler auftraten und keine automatisierten Workflows vorhanden waren.

Der Erfolg einer jeden Initiative hängt davon ab, die Zustimmung der obersten Managementebene und der Geschäftsleitung zu erhalten. Daher ist es von großer Bedeutung, ein Enterprise Content Management-Team (ECM) zu bilden, das aus den obersten Führungskräften und internen Vertretern bestimmter Abteilungen besteht.

Die Abteilungsvertreter liefern Informationen über Chancen und Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Abschied vom Papier aus den Abteilungen. Die Zusammenstellung eines solchen Führungsteams stellt sicher, dass alle in den Prozess eingebunden sind, ein Mitspracherecht haben und die Initiative vorantreiben.

Im Fall von Julian und Claudia war die Zustimmung der Unternehmensführung schon gegeben. Julian war der Vertreter, der Informationen an Claudia weitergab, und sorgte für die Umsetzung der Initiative.

Das Einzige, was Julian noch tun musste, war die Schaffung von Bewusstsein für ein papierloses Arbeiten in der Abteilung. Hierfür erläuterte er die Beweggründe für die Digitalisierung von Dokumenten und die Vorteile, die ein papierloses Unternehmen für jeden einzelnen Mitarbeiter hat. Warum? Er wusste, dass sich viele Mitarbeiter ausschließlich um ihre täglichen Aufgaben kümmern und sich nur dann für die Einsetzung eines neuen Systems entschließen, wenn sie dadurch Vorteile erlangen.

Das heißt, er musste den Wert frühzeitig richtig kommunizieren. Julian erstellte eine Präsentation, in der die Gründe für den Abschied vom Papier, die Probleme mit aktuellen Workflows und die Vorteile eines papierlosen Systems aufgeführt waren.

Julian war bewusst, dass es ihm an IT-Kenntnissen mangelte, der Erfolg jedoch von der Zustimmung der IT-Abteilung abhing. Daher setzte er eine persönliche Besprechung an. Darin wurden die Details des Projektes besprochen, da die IT-Abteilung eng mit dem ECM-Anbieter zusammenarbeiten musste, um die Lösung zu entwickeln und umzusetzen.

Wenn man alle Schritte eines Prozesses kennt, ist es einfacher, Ineffizienzen zu finden und daraus Lösungen zu deren Behebung zu entwickeln.

Zunächst konzentrierte sich Julian darauf, wie die Abteilungsmitarbeiter ihre Dokumente in drei prozesstypischen Aufgabenfeldern bearbeiteten.

1. Erfassung von Informationen: Datenerfassung aus Dokumenten, die das Unternehmen auf verschiedenen Wegen erreichen – Digitalisierung von E-Mail, Fax und Post.
2. Weiterleiten von Informationen: Wie werden Informationen, die das Unternehmen erreichen, weitergeleitet – insbesondere, wenn diese genehmigt, überprüft oder anderweitig bearbeitet werden müssen.
3. Wiederfinden von Informationen: Zugriff auf Dokumente nach deren Bearbeitung.

Für die Analyse aktueller Prozesse und zur Bestimmung von Digitalisierungsmöglichkeiten bei der Kreditorenbuchhaltung stellte Julian sich die im Folgenden aufgeführten Fragen.

So ermitteln Sie Digitalisierungsmöglichkeiten in Ihren aktuellen Prozessen:

1. Wie wird der Prozess gestartet? In Julians Fall begann der Prozess üblicherweise mit dem Erhalt von Papierrechnungen sowie per E-Mail versandten digitalen Rechnungen.
2. Wie werden aus diesen Dokumenten Informationen erfasst? Läuft dieser Prozess reibungslos ab? Julian fand beispielsweise heraus, dass der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen sehr mühsam war.
3. Wie werden die Dokumente weitergeleitet? Auch die Weiterleitung von Rechnungen erfolgte größtenteils manuell. Es gab keine vordefinierten Prozesse für Erhalt, Weiterleitung und Genehmigung von Dokumenten. Eine Digitalisierung von Rechnungen würde die Produkttvität in der Abteilung erheblich erhöhen.
4. Wo werden die Dokumente gespeichert? Alle Dokumente wurden auf lokalen Festplatten und in Aktenschränken abgelegt. Diese Art der Ablage war jedoch nicht sicher. Die redundanten Mehrfach-Backups der ECM-Systeme wären hier eine klare Verbesserung.
5. Wie werden diese Dokumente abgerufen? Suche, Zugriff und Abrufen von Dateien waren mühsame Aufgaben, die viel Arbeitszeit kosteten. Es wurde ein System benötigt, mit dem diese Dokumente in einer digitalen Datenbank gespeichert und somit leicht abgerufen werden können.
6. Was sind die wichtigsten Integrationspunkte? Mit der erfolgreichen Integration von Anwendungen werden automatisierte Workflows erstellt und die Effizienz erhöht. Ein wichtiger Integrationspunkt umfasst u. a. die Einbeziehung der Dokumentenmanagement-Software und eines Buchhaltungssystems zur Optimierung der Dokumentenverwaltung. Bis zu diesem Zeitpunkt hatten Julian und seine Abteilung lediglich Quickbooks verwendet, jedoch noch kein Dokumentenmanagementsystem. Dennoch erkannte er, dass es sich hier um einen wichtigen Integrationspunkt handelte, der bei der Umstellung auf ein digitales Büro hilfreich sein würde. Der nächste Schritt war also, den richtigen Partner für die Entwicklung dieser Lösung zu finden.

Die Entwicklung von Lösungen für ein papierloses Unternehmen ist häufig eine aufregende Aufgabe, da das finale Produkt und dessen Vorteile langsam Gestalt annehmen. Die Lösung wird an die eigenen Prozesse, Engpässe und Integrationspunkte angepasst.

Als Julian sich auf die Suche nach potenziellen Lösungsanbietern machte, gab Claudia ihm folgende Ratschläge:

• Nicht zu bescheiden: Anbieter von Enterprise File Sync and Sharing (EFSS) wie Google Docs, Box und DropBox bieten lediglich die Speicherung und Weitergabe von Dateien. Sie ermöglichen jedoch keine Kontrolle über benutzerorientierte Sicherheit und Workflow-Automatisierung oder Funktionen zur Einhaltung von Datenaufbewahrungspflichten.
• Nicht zu anspruchsvoll: Lassen Sie auch bei Anbietern Vorsicht walten, die „Unternehmenslösungen“ anbieten. Diese Lösungen sind meist kompliziert, teuer und extrem zeitraubend.

Claudia wollte damit zum Ausdruck bringen, dass es auch einen Mittelweg geben kann: praktische Lösungen für das papierlose Büro in kleinen und mittelständischem Unternehmen (KMU) mit Funktionen für übliche Situationen des Geschäftsalltags. Ein Unternehmen wie DocuWare beispielsweise bietet Lösungen für verschiedene Geschäftsbereiche wie Mitarbeitermanagement, Marketing und Vertrieb sowie Finanz- und Rechnungswesen an. Und diese Lösungen sind außerdem cloudbasiert – ein Aspekt, der zunehmend von großer Relevanz ist.

Wie wichtig ist die Cloud für ein papierloses Büro?

Die Cloud erfordert im Vergleich zu standortbasierten Lösungen nur eine minimale Wartung, ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und die Anschaffung von Lösungen auf Abteilungsebene. Eine Cloud lässt sich hervorragend skalieren, verbessert die betriebliche Flexibilität und erfordert keine großen Lizenzzahlungen im Voraus.

Schließlich entschied sich Julian für einen Anbieter – nun musste dessen Lösung zum papierlosen Büro nur noch umgesetzt werden.

Die Umsetzung variiert je nach Unternehmen, Lösung und Anbieter. So kann beispielsweise zunächst ein Testsystem entwickelt und in verschiedenen Schritten umgesetzt werden.

Die phasenweise Einführung des Systems erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Anbieter von Dokumentenmanagementlösungen und dem IT-Administrator:

Phase 1 Machbarkeitsstudie

Mit dem Machbarkeitsnachweis erhielt Julians Team einen Überblick darüber, inwieweit die Lösung auf die wichtigsten geschäftlichen Angelegenheiten ausgerichtet war. Anhand der vorhandenen Dokumente demonstrierte der Anbieter von Dokumentenmanagementlösungen, wie die Software wichtige Prozesse automatisiert und optimiert.

Phase 2 Wiederholte Einsätze der Lösung

Nach jeder Teststufe entwickelten sich Ideen zur Optimierung des Designs. Dabei wollte das Team sicherstellen, dass die Lösung möglichst intuitiv ausfällt. Man erreichte dies durch die Erhöhung der Anzahl an Kontrollkästchen und Dropdown-Menüs, wann immer dies möglich war. Außerdem wurden bestimmte Aufgaben in zwei Teile geteilt, um die Workflow-Prozesse zu optimieren. Umgekehrt entschied man sich in anderen Fällen dazu, zwei Prozesse in einem zu kombinieren.

Phase 3 Einführung des papierlosen Büros

Vor der Einführung informierte Julians Team die Mitarbeiter umfassend über das Projekt, um somit die Akzeptanz der Endbenutzer bezüglich der bevorstehenden Änderungen zu gewinnen. Das Team erstellte eine Reihe von YouTube-Videos, in denen ein umfassender Überblick über die Lösung gegeben wurde. Der Einsatz der Lösung wurde zunächst Systemadministratoren und Führungskräften anhand von Schulungen vermittelt. Diese berichteten ihren Mitarbeitern anschließend, dass die neue Lösung Routineaufgaben automatisieren und den Arbeitsalltag erleichtern würde. Die Endbenutzer wurden dadurch von der Lösung überzeugt. Die Einführung des papierlosen Büros wurde schließlich in einem unternehmensweiten gemeinsamen Mittagessen gefeiert. Nun war Julians Unternehmen startbereit.

Die endgültige Lösung umfasste:

• Intelligent Indexing für das Auslesen wichtiger Daten aus Rechnungen und die Zuordnung der Rechnungen zu den dazugehörigen Bestellungen
• Automatische Erfassung von Papierdokumenten und schneller Import von Rechnungen in durchsuchbare Dateistrukturen
• Vordefinierte Workflow-Regeln für die Weiterleitung von Dokumenten
• Integration zwischen Dokumentenmanagementsystem und Quickbooks zur Optimierung des Informationsflusses
• „Connect to Outlook“ für schnellen Versand, Empfang und Hochladen von Dokumenten an einen zentralen Speicherort direkt vom E-Mail-Konto aus

Julian schulte seine Mitarbeiter in der Verwendung der papierlosen Office-Software. Gemeinsam führten er und der IT-Administrator die Mitarbeiter Schritt für Schritt durch den neuen Prozess, so dass ihnen alle Einzelheiten der Funktionsweise vermittelt wurden.

Man kann ein System nicht einführen und es dann sich selbst überlassen. Stattdessen sollten Sie Ihr papierloses Büro als ein sich kontinuierlich weiterentwickelndes Projekt betrachten, das mit dem Wachstum Ihres Unternehmens auch in anderen Geschäftsbereichen eingeführt werden kann.

Da die Buchhaltung das „Versuchskaninchen“ für die Lösung war, dokumentierte Julian jeden einzelnen Schritt des Prozesses. Diese Dokumentationsarbeit sollte einerseits die erfolgreiche Implementierung des papierlosen Büros in anderen Geschäftsbereichen und andererseits die damit verbundene Wissensvermittlung unterstützen:

Somit verfügt das Unternehmen über Referenzdokumente, auch wenn Julian und der IT-Administrator das Unternehmen verlassen sollten.

Messung der Auswirkungen digitaler Workflows

Schließlich ermittelte Julian die Auswirkungen der Initiative „Papierlos in 90 Tagen“ mithilfe folgender Fragen:

• Haben wir unser Ziel „Papierlos in 90 Tagen“ wirklich erfüllt?
• Verbesserte die Lösung alle Arbeitsprozesse im Unternehmen? Wurde die Produktivität optimiert? Sind die Mitarbeiter der Abteilung zufriedener?
• Wie gut funktionierte die elektronische Belegerfassung, die digitale Weiteleitung und das papierlose Abrufen von Informationen:
• Wie effizient erfolgt die digitale Dokumenten-Erfassung? Zu den positiven Indikatoren zählten die Reduzierung ausgedruckter Dokumente und die Begeisterung der Mitarbeiter aufgrund der Effizienz der neuen Arbeitsprozesse.
• Wie schnell werden Dokumente verarbeitet? Julian verglich hierbei einfach den alten mit dem neuen Prozess.
• Ist das Abrufen von Dokumenten einfacher geworden? Die Mitarbeiter verbrachten weniger Zeit damit, Dokumente zu suchen und abzurufen.
• Wie viele Arbeitsstunden können wöchentlich eingespart werden? Julian ermittelte gemeinsam mit Claudia und der Personalabteilung, dass sich die Anzahl der Überstunden erheblich reduziert hatte.
• Wie hoch sind die Kosteneinsparungen bei der Umstellung auf ein papierloses Büro?

Nach und nach ermittelten Julian und Claudia, die Rentabilität (ROI) des Dokumentenmanagements für ihr Unternehmen. Dabei stellten sie fest, dass das neue System ein voller Erfolg war und problemlos auf das gesamte Unternehmen übertragen werden konnte.

Bei der Umstellung auf ein papierloses Büro geht es nicht nur darum, manuelle und papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. Ein entscheidender Vorteil eines papierlosen Büros liegt in der Automatisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen. Durch die Automatisierung manueller Tätigkeiten können zeitintensive und fehleranfällige Prozesse optimiert werden. Dazu gehören die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement, Urlaubsanträge, Genehmigungen, Eingangsrechnungen und Mahnungen. Das folgende Beispiel verdeutlicht, wie automatisierte Workflows im papierlosen Büro die Effizienz und Produktivität steigern können.

Beispielprozess Vertragsunterzeichnung

Papierdokumente, die per Post verschickt werden, erfordern je nach Standort und Verfügbarkeit der Beteiligten mehrere Tage für jeden Prozessschritt. Der digitale Prozess hingegen ist wesentlich schneller und vermeidet Verzögerungen durch fehlende Unterschriften oder den physischen Versand der Dokumente. Zusammengefasst bietet die Automatisierung im papierlosen Büro folgende Vorteile: 

• Beschleunigung von Prozessen: Automatisierung macht Geschäftsprozesse schneller und effizienter. Dokumente können automatisch an die richtigen Personen zur Bearbeitung weitergeleitet werden, ohne Verzögerungen.
  
  
• Erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Automatisierte Workflows ermöglichen eine klare Verfolgung des Fortschritts und Status von Aufgaben. Alle Beteiligten wissen immer, wo sich ein Dokument befindet und wer dafür verantwortlich ist.
  
  
• Optimierte Ressourcennutzung und Kosteneinsparung: Weniger Zeit für manuelle, sich wiederholende Aufgaben bedeutet optimierte Ressourcennutzung. Außerdem reduziert sich der Bedarf an Papier, Druckern, Tinte, Versand und physischem Stauraum.
  
  
• Reduzierung menschlicher Fehler: Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler, sei es durch den Verlust von Dokumenten, falsche Informationen oder vergessene Unterschriften. Die Automatisierung minimiert das Fehlerrisiko, da die Bearbeitung von Dokumenten und die Zuweisung von Aufgaben automatisch und nach vordefinierten Regeln erfolgen.

Insgesamt fördert die Automatisierung im papierlosen Büro eine effiziente, transparente und fehlerfreie Arbeitsweise, was die Produktivität und die Qualität der Geschäftsprozesse signifikant steigert.

Bei der Transformation hin zum papierlosen Büro müssen neben den hierfür erforderlichen technischen Parametern natürlich auch die rechtlichen Aspekte beachtet werden. Die Regelungen zur Archivierung unternehmensrelevanter Unterlagen und zu den Aufbewahrungsfristen sind primär im Handelsrecht (HGB) und im Steuerrecht (AO) definiert. Alle Unternehmen, die nach dem Steuer- bzw. Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen diesen gesetzlichen Vorgaben.

Die Aufbewahrungsfristen beginnen prinzipiell mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Für Jahresabschlüsse und Lageberichte ist das Ende jenes Jahres relevant, in dem das Dokument erstellt worden ist. Wichtig zu wissen: Alle papierbasierten Dokumente, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, können gesetzeskonform auch digital archiviert werden. Elektronische Dokumente, die steuerrechtlich relevant sind und digital an die zuständige Finanzbehörde übermittelt wurden, müssen übrigens auch digital vorgehalten werden und dürfen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens nicht gelöscht werden.

Aufbewahrungsfristen für handels- und steuerrechtlich relevante Daten sind in den GoBD, also in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ geregelt. Daraus ergibt sich unter anderem, dass die entsprechenden Dokumente für die Dauer der vorgegebenen Aufbewahrungszeit

• unveränderlich
• nachvollziehbar
• vollständig
• jederzeit verfügbar
• sowie maschinell auswertbar

gespeichert werden müssen. Demnach muss ein verwendetes Dokumentenmanagement-System mindestens all diesen Anforderungen entsprechen.

Die jeweilige Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gilt im übrigen für digital archivierte Dokumente gleichermaßen wie für papierbasierte. Diese Fristen sind in § 147 AO geregelt, der die Aufbewahrungspflicht sämtlicher für eine Besteuerung wichtigen Bücher und Aufzeichnungen vorgibt. Für die meisten Dokumente, die diesem Steuerrechts-Paragraphen unterliegen, gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, beispielsweise für:

• Eröffnungsbilanzen
• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Buchungsbelege
• ATLAS-Dokumente, sofern diese nicht bei der Zollbehörde vorgelegt werden mussten oder diese nach Vorlage zurückgegeben wurden.

Für andere Unterlagen wiederum sieht der Gesetzgeber eine verkürzte Archivierungspflicht von sechs Jahren vor. Dazu zählen etwa:

• eingehende Handels- und Geschäftsbriefe
• Kopien ausgehender Handels- und Geschäftsbriefe
• sowie weitere steuerrechtlich relevante Unterlagen.

Oft kommt bei Unternehmen die Frage auf, ob physisch vorhandene Unterlagen nach deren Digitalisierung sofort vernichtet werden dürfen und die elektronischen Pendants auch im Falle eventueller Rechtsstreitigkeiten ausreichend sind. Hierbei gilt, dass vor allem elektronischen Dokumenten mit einer digitalen Signatur eine höhere Beweiskraft zugestanden wird, denn nur so ist zweifelsfrei nachvollziehbar, wer das Dokument auf welche Weise und zu welchem Zeitpunkt gespeichert hat. In jedem Fall dürfen eingescannte Originale erst nach einer Datensicherung vernichtet werden. Bestimmte urkundliche Dokumente wie beispielsweise Hypotheken-Bestellungsurkunden oder Versicherungsscheine sind zudem immer zusätzlich im Original aufzubewahren.

Es gehört auch zur Wahrheit, dass es bei der Implementierung des papierlosen Büros durchaus auch einige Herausforderungen zu bewältigen gilt. So sollten bereits im Vorfeld bestimmte Prämissen und Strukturen im Unternehmen vorhanden sein, um die Befreiung vom zeit- und platzraubenden Papier erfolgreich realisieren zu können. Außerdem müssen auch die Mitarbeiter, ebenso wie das Führungs-Management, die neuen digitalen Abläufe akzeptieren und im Arbeitsalltag vorbehaltlos umzusetzen bereit sein. Voraussetzungen sind also auch die Offenheit für Veränderungen in den operativen Prozessen und eine gewisse Anpassungsbereitschaft an die neuen Strukturen.

Die unbestreitbaren Vorteile des papierlosen Büros gegenüber der überholten papierbasierten Variante werden aber nach der Implementierung der entsprechenden Maßnahmen zweifelsfrei sehr schnell deutlich erkennbar. Als Folge werden die modifizierten und optimierten Prozesse letztendlich auch alle Involvierten von den zahlreichen Vorzügen überzeugen.

Das papierlose Büro wird vor allem durch die Digitalisierung im Büroalltag erreicht. Die Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten mit einem papierlosen Büro produktiver, viele Arbeitsabläufe lassen sich schneller und einfacher umsetzen. Arbeiten Mitarbeiter im Homeoffice, haben Sie dennoch Zugriff auf alle ihre Dokumente, da diese sicher und zentral im DMS-System abgelegt sind – und auch von unterwegs aus jederzeit auf sie zugegriffen werden kann. Mit Hilfe programmierter Schnittstellen können hier auch Verbindungen zwischen Programmen wie Bankensoftware oder DATEV mit dem DMS realisiert werden.

Arbeitsabläufe digitalisieren

Um einen Schritt in Richtung papierloses Büro zu gehen, ist es nicht notwendig, alle Arbeitsabläufe im Büro auf einmal zu digitalisieren. Bereits erste Schritte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems helfen dabei, die Effektivität zu steigern, die Kosten zu senken, die Sicherheit zu verbessern und den Arbeitsalltag für die Mitarbeiter zu erleichtern. Beginnen Sie mit einem ersten Projekt und digitalisieren Sie erste Arbeitsabläufe. Nach der erfolgreichen Einführung können Sie immer mehr Abteilungen und Abläufe integrieren. Erfassen Sie, welche Dokumente digital erfasst werden sollen und in welchen Abteilungen das papierlose Arbeiten am schnellsten und mit dem größten Nutzen umgesetzt werden kann. Die Umstellung auf einen digitalen Posteingang bringt sehr schnell greifbare positive Effekte.

Cloud-Lösungen nutzen

Wenn Sie auf ein Cloud-basiertes DMS-System setzen, wird sichergestellt, dass ihre Mitarbeiter überall auf die Dokumente zugreifen können, auch im Homeoffice. Trotzdem werden die Dokumente sicher und DSGVO-konform gespeichert. Sie gewinnen Sicherheit, Flexibilität, erleichtern den Mitarbeitern die Arbeit und erhöhen die Produktivität.

Papierchaos erfolgreich bekämpfen

Digitalisieren Sie Ihre Unterlagen und erstellen Sie automatisierte Abläufe, stellen Sie damit sicher, dass keine Unterlagen mehr verschwinden oder Vorgänge im Unternehmen unnötig verzögert werden. Sie benötigen keine Vielzahl an Dokumenten mehr – mit einem Dokumentenmanagementsystem erfassen Sie alle Belege und deren Daten. Durch Indexierung und Verschlagwortung können die Dokumente im DMS schnell und einfach von allen berechtigten Mitarbeitern gefunden werden. Alle Daten in den verschiedenen Feldern der Dokumente werden digitalisiert und ermöglichen ein papierloses und effektiveres Arbeiten.

DATEV-Export an Steuerberater

In einem papierlosen Büro werden die einzelnen Abläufe digitalisiert. Das ermöglicht schlussendlich auch das papierlose Übertragen von Dokumenten über DATEV-Schnittstellen an Steuerberater. Dadurch wird sichergestellt, dass alle wichtigen Dokumente sicher und vor allem zeitnah an die wichtigsten Mitarbeiter geschickt und dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.

Warum das papierlose Büro sich lohnt, liegt auf der Hand: Informationen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung, Vorgänge werden schneller abgewickelt, Laufzeiten bei der Hauspost und Papierstapel auf den Schreibtischen gibt es nicht mehr, bei der Aktenorganisation wird viel Zeit eingespart, Regale und sogar ganze Räume, die mit Papierakten gefüllt waren, entfallen. Und natürlich bietet die digitale Bearbeitung von Dokumenten höchste Sicherheit.

Mehr als 14.000 Unternehmen weltweit hat DocuWare seit der Gründung 1988 bereits auf den Weg zum papierlosen Büro gebracht, doch längst sind viele Betriebe noch nicht bereit für die Digitalisierung. Das hat die Corona-Pandemie deutlich gemacht. Als im Frühjahr 2020 allgemein Homeoffice verordnet wurde, standen viele IT-Chefs vor enormen Herausforderungen, weil die Mitarbeiter nicht mehr ins Büro kommen konnten – und daher weder Zugang zu ihrer Postablage noch zu einem Drucker hatten.

Die Krise als Chance

Wie sollten Lieferscheine, Rechnungen und andere Dokumente in Papierform die Personen erreichen, die darauf warteten? Der Informationsaustausch via Papier war viele Jahre gang und gäbe – das war nun schlagartig nicht mehr möglich. Viele IT-Abteilungen waren zwar schon zuvor dabei, die remote und/oder mobile Arbeit vorzubereiten. Nun mussten aber bewährte Geschäftsabläufe quasi über Nacht geändert werden. Da waren die Unternehmen klar im Vorteil, die DocuWare bereits im Einsatz hatten – die Prozesse liefen roblemlos wie gewohnt ab, nur saßen die Mitarbeiter an einem anderen Standort, nämlich im Homeoffice.

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System werden alle Dokumente sofort nach ihrem Eingang auf elektronischem Wege verteilt. Dazu gehören Unterlagen, die von Kunden, Interessenten oder Lieferanten in Papierform an das Unternehmen geschickt werden, ebenso wie solche, die in CRM-, ERP- oder HR-Systemen erstellt und direkt an DocuWare übergeben werden. Anschließend lassen sich alle in digitale Workflows einbinden. Das Papier hat endgültig ausgedient.

Die Kosten des Nichtstuns

Ein modernes Dokumentenmanagement-System wie DocuWare bietet dann allen Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden einen sicheren, organisierten Zugriff auf alle digitalen Dokumente – und zwar jederzeit und überall per Internetverbindung und Browser. Das heißt: Das Büro kann überall sein, wo der Einsatz von Laptop, Smartphone oder Tablet möglich ist. Über Benutzer- und Gruppenberechtigungen lässt sich einfach sicherstellen, dass Benutzer einzig und allein auf die Dokumente zugreifen können, für die sie eine Berechtigung haben – unabhängig davon, ob sie mit einer Cloud-basierten oder On-Premises-Lösung arbeiten.

Das heißt auch: Corona gibt der Digitalen Transformation einen Schub. Es besteht kein Zweifel, dass sich derzeit die Art und Weise verändert, wie die Unternehmen arbeiten. Die letzten Monate haben vielen Entscheidern die Augen geöffnet. Immer mehr Unternehmer erkennen, dass sie Büroräume sparen können, wenn viele Mitarbeiter – zumindest zeitweise – im Homeoffice arbeiten.

Auch auf das papierlose Homeoffice ist ein Unternehmen mit DocuWare bestens vorbereitet. Also wird die Krise auch zu einer Chance, ohnehin notwendige Investitionen zusätzlich auch noch zur Verbesserung der Informationsverarbeitung des Unternehmens zu nutzen. Denn der Abschied vom Papier im Büro und die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale und automatisierte Lösungen verbessert die Geschäftsprozesse und damit die betriebliche Effizienz nachhaltig. Außerdem gehört die Rushhour in den Städten der Vergangenheit an. Das Nichtstun in Sachen Digitalisierung dagegen kann sehr schnell sehr teuer werden.

Was ist ein papierloses Büro?

Im Gegensatz zu papierbasierten Prozessen bietet das papierlose Büro ein hohes Potenzial zum Einsparen wertvoller Ressourcen. Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems werden Papierkonvolute in digitale Dokumente umgewandelt. Alle Nachteile von papiergestützten Verwaltungsarbeiten im Büroalltag lassen sich durch das papierlose Büro eliminieren.

Wie funktioniert das papierlose Büro?

Zunächst sollten alle vorhandenen Papierdokumente für eine effektive Prozessautomatisierung einer Inventur unterzogen werden –sodass auch tatsächlich nur weiterhin benötigte Dokumente dem Digitalisierungsprozess zugeführt werden. Nach einer einfachen Bearbeitung von Dokumenten aus Quellen wie Scanner oder Drucker werden die über ein DMS digitalisierten Dokumente mithilfe einer Archivierungssoftware zentral gespeichert, indexiert und in verbundene Workflows integriert.

Was kann man im Büro digitalisieren?

Für ein weitgehend papierloses Büro bieten sich primär Dokumente wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Buchungsbelege zur Digitalisierung an. Aber auch der Kommunikationsbereich ist hierfür äußerst relevant: Ausgedruckte und unter involvierten Kollegen verteilte physische Unterlagen werden ersetzt durch ein digitales und zentrales System der Datenzuweisung an die betreffenden Teams.

Was bedeutet Digitalisierung im Büro?

Im Rahmen der Digitalisierung eines Büros wird eine überwiegend virtuelle Arbeitswelt geschaffen, die auf Aktenordner, Drucker und Büroschränke größtenteils oder sogar komplett verzichten kann. Unternehmerische Prozesse laufen weitestgehend digital sowie teilweise automatisiert ab und ermöglichen Mitarbeitenden ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten unter Einbeziehung hoher Flexibilität.

Was sind die Gründe für ein papierloses Büro?

Die Vorzüge eines digitalisierten Büros, das auf den Einsatz von Papier verzichtet, sind vielfältig. So profitiert etwa die Umwelt durch Einsparungen von Papier und damit der Ressource Holz. Für das Archivieren von Dokumenten wird weniger Platz benötigt, Kosten können somit deutlich reduziert werden. Zudem lässt sich die Zusammenarbeit über mehrere Unternehmensstandorte hinweg dank digitaler Prozesse und ohne papierbasierte Unterlagen signifikant vereinfachen.